电子邮件 – 第27页小小书 XXshu

创建复杂性以找到简单性

我们生活在一个日益复杂的世界中。我们从越来越多的媒介中获得越来越多的投入，很难跟踪我们期望了解，回复和吸收的所有信息。作为个人，我们有责任使自己的生活尽可能简单。大卫·艾伦（David Allen）的“头脑就像水”的比喻-以一种完全适当的方式响应输入-从未如此贴切。我们需要的简单性通常需要一组自我施加的约束，这需要大量复杂的思维和工程。一个例子就是原始iPod的故事。当第一个iPod原型展示给史蒂夫·乔布斯（Steve Jobs）时，故事就这样了，它需要大量的点击才能回到主屏幕。需要更多的点击才能到达特定的播放列表。史蒂夫·乔布斯（Steve Jobs）告诉iPod小组走开，只有在不超过三下的单击才能返回任何屏幕时才返回。这种限制虽然对工程师来说非常复杂，但却为用户带来了更为简单的体验。您也是如此。无论您为生产力系统设计什么系统，最终结果都必须易于使用，并且设置起来可能需要很多复杂性。我将Evernote用于所有参考和项目支持材料。自2009年以来，我就以这种方式使用Evernote，并建立了一个充满有趣文章，项目支持文档和其他纪念品的数据库。去年年底，我意识到我原来的“东西”的组织结构不能再正常工作了，我需要回到制图板上，以便更轻松地获得所需的材料。…

清除收件箱，适用于从未清除收件箱的用户

说起来容易然后做对吗？以下是一些可能有用的选项：切换到另一个电子邮件客户端，以另一种方式显示您的电子邮件列表，足以让您看到树林中的树木。这可能意味着要切换到iPad或平板电脑应用程序，甚至是移动应用程序，以便随时随地进行分类。最旧的优先。收件箱的增长与增长是因为您对任务的了解时间越长，通常对您来说它的重要性就越低。人们只会在收件箱中查看最新的几封电子邮件。通过接收到的升序排序，将收件箱的头部翻转。取消订阅您绝对不需要阅读的新闻通讯，可以在处理内容之前放慢速度。购物网站，行业出版物，会员更新，LinkedIn，Facebook。花一个小时去订阅。值得投入时间。一次点击一个积压的出版物，例如一次打开所有Mashable电子邮件并仔细阅读。扫描许多具有相同布局的电子邮件，将减少大脑处理内容的负担。…

重新发明电子邮件需要什么？

Readdle如何带来全新的电子邮件体验，这是完全熟悉的。我们生活在无人驾驶汽车，火箭飞向火星和AI的时代。我们中的许多人都生活在我们的电子邮件收件箱中，而我们在那里的经历确实过时了。这就是为什么2年前我们决定对此进行更改并构建Spark的原因。适用于iPhone的Spark于去年推出，并被苹果公司评为“ 2015年App Store最佳”应用程序之一，有超过一百万的人下载了该应用程序。 Spark for Mac仅在几个小时前问世，已经将Mac电子邮件体验提升到了全球许多人的全新水平。我们还没有完成，很快就会有很多伟大的事情发生，但是今天我想告诉你关于Spark诞生的故事。为什么我自己的电子邮件体验很糟糕。我认识的数百人也有同感。收件箱不整洁，不堪重负，需要太多时间来处理，尤其是如果您管理几个帐户。每天必须对数百封电子邮件进行分类，回复或回收。一切都太混乱了，不够强大，必须进行更改。在开发了全球5000万用户下载的其他产品（包括Scanner…

使收件箱为您工作的3种方法

我们在电子邮件上花费了大量时间。实际上，平均每个业务人员每周平均花费13个小时在电子邮件通信上。我们发送，接收，归档和筛选所有内容，以完成我们的工作。具有讽刺意味的是，所有这些移动针的交流实际上都在削减我们的生产力。电子邮件超载使我们比以往任何时候都更加感到压力和沮丧。但是我们可以反击！以下是一些策略，可帮助您找到使收件箱更有效的方法，从而使您更轻松地使用收件箱。时间优先我们知道并非所有消息都是一样的。您可能更重要的是，您要回应上司的紧急电子邮件，以应对您办公室同事的模因。由于您大部分的生产精力都将花费在一天的前两个小时内，因此优先收件箱将帮助您明智地度过宝贵的时间。如果您没有工具来为您确定优先顺序，请找到一种方法，使用一种系统让您手动对收件箱进行排序，该系统可以让您首先解决最重要的问题。以后您总能找到那些猫的gif文件。花一分钟时间专注看起来很简单，对吧？由于平均每个业务工作者每天接收125条以上的消息，因此我们大多数人都匆忙响应以减少未读邮件的数量不足为奇。问题在于，我们对传入消息的响应越集中，我们的对话就越有可能陷入僵局。基本上，我们只是增加噪音。…

从前，Gmail是个玩笑。

……那从来没有发生过，是吗？信不信由你，当13年前Google首次发布Gmail时，人们认为这是愚人节的玩笑。谁能责怪他们？此免费电子邮件服务的正式发布日期为2004年4月1日，其中包括每位用户1 GB的完整存储空间。在发布十周年之际写的一篇文章，《 Gmail发生了什么：十年前发布的内幕》解释说，选择发布日期是有目的的。 Google的联合创始人谢尔盖·布林（Sergey Brin）喜欢愚人节的恶作剧。而且，据报道，谷歌的布莱恩·拉科夫斯基（Brian Rakowski）问，有什么比发布一款如此新颖以至于人们不相信它是真实的应用更好的恶作剧呢？小丑，Google创始人，拉里·佩奇（Larry Page）和谢尔盖·布林（Sergey Brin）就像一个好玩的笑话一样，它充满冒险和创新除日期外，还有很多其他原因使人们在该应用发布时怀疑Gmail。首先，为什么Google进入电子邮件游戏？而且，他们如何为每个用户提供1…

改善电子邮件的六种方法

上一次对电子邮件的重大修改是由Gmail于12年前发布的2004年4月1日进行的。 Google的GMail，2004年4月1日发布从那时起，我们之间的交流方式发生了很大变化。特别：电子邮件数量大幅增加聊天（WhatsApp，微信）和社交（Facebook，Twitter）已成为共享和对话的其他途径，移动设备已成为我们的主要消费设备。尽管从那时起，包括谷歌及其收件箱产品在内的许多人都在尝试改善电子邮件体验，但是这些仅带来了最终用户体验的增量变化。我认为，有六件事可以为当今的电子邮件用户带来步进功能的改进。我假设基线是由Gmail设置的，而Gmail是该领域的领先者。一般说明-我想思考产品设计的一种方法是设想一个不切实际的理想最终状态。产品很难达到最终状态，但是拥有这种远见是有益的，因为：a）理想状态实际上更容易设想，b）对所有相关人员更加积极，c）为设计决策提供正确的框架。跟进项目：电子邮件服务应该能够检测到需要跟进的项目（可能使用自然语言处理算法），然后在需要跟进时自动提示。一家名为InboxVudu的初创公司已经开始这样做，并且已经取得了不错的成绩-但他们在今年初关闭了运营。智能任务管理：今天，我们的许多“待办事项”都驻留在电子邮件中。…

我如何在Google维护一个空的收件箱

我花了很多年的努力使电子邮件得到控制。回到我在Microsoft工作时，通常会在Outlook收件箱中收到几千条阅读的邮件，并且当邮件在默认视图中跌落到屏幕底部下方时，发生这种情况的几率大于50％永远不要回复。我总是觉得自己在电子邮件的河水里畅游，而不是电子邮件是一种有用的生产力工具，如果我将其放了几个小时，我会被收件箱中的东西所困扰。我尝试遵循“完成工作”方法，但感觉就像是将无政府状态换成威权主义。因此，我会尽我所能，尽量保持浮动，使用一组复杂的规则将我的电子邮件划分为多个文件夹，然后用手指交叉，以防我错过任何重要的事件。自2017年末加入Google以来，我不仅设法偶尔将收件箱设为零（收件箱中没有邮件），而且每天我通常都会空着收件箱回家。我不再想知道哪些重要信息会“折腾”下来，而且我知道在任何给定时间都有什么突出的信息。明确地说，我对通用灵丹妙药或源自其他地方的创新没有任何主张，但是我终于有了一个对我来说非常有效的简单系统。因此，我想分享我的方法，该方法是从几个不同的来源改编而来，并在20多年的失败中脱颖而出，希望对其他人有所帮助。在我们开始新年的时候，这是回顾和打扫房屋的好时机-也许这会激发您的灵感！我在下面概述的方法的优点在于它非常简单。它不需要太多的设置，不需要外接程序或不可思议的击键，也不需要施加沉重的认知负担。仅需遵循三个步骤，它们如下：将邮件列表保持在收件箱之外分类每封电子邮件使用多个收件箱查看重要内容无论您是被强行加入还是自愿添加自己，您都可能处于大量的邮件列表和讨论组中。我不会告诉您退订：可能有很多有用的信息可以帮助您完成工作。…

这位CEO的电子邮件策略非常聪明，您想复制它

我是达到收件箱零的专家。话虽如此，我还没走得更远，所以我一个小时只收到少量电子邮件。但是，随着您开始攀登队伍，这个通知数量会越来越大。更重要的是，您承担的其他职责也是如此。基本上，电子邮件会移至“您必须做的事情”列表的底部，因为它必须这样做。图片由Unsplash提供但是，这不会阻止消息堆积。尽管许多人使用应用程序和黑客来管理流程，但首席执行官汤姆·帕特森却采用了另一种方法。根据LinkedIn年度收视率最高的文章之一，他在办公室时使用OOO消息解决了此问题：我目前正在美国东部时间上午9点之前和美国东部时间下午5点之后检查电子邮件，因此会有延迟的回复。如果紧急，请致电或发短信。很聪明吧？作为经理，这使他可以专注于重要的事情，同时鼓励团队解决自己的问题。领英（LinkedIn）杰出影响者，本文作者贝蒂·刘（Betty Liu）总结了这种方法如此有效的原因： “看上去很紧急的问题得以解决，而没有200多封电子邮件在’全部答复’领域飞来飞去。真正紧急的事情需要打电话。而且，如果汤姆的人知道他只是因为真正重要的事情而被打扰，他们就会自己做出自己的决定。…

警告：更改Gmail界面可能会损害机密性。

有两种类型的人：那些向错误的电子邮件发行版发送了令人尴尬/妥协的消息的人，以及尚未这样做的人。它一直在发生；线程中有一百封电子邮件，有的删除了外部客户，有的没有删除，最终有人向客户发送了仅供内部使用的电子邮件。也许这是您的内部价格表，也许是一个包含注释的卡片组，无论如何，这很糟糕。过去曾经有一种简单的方法来保护自己免受此攻击：每当您更改电子邮件的收件人时，也请更改主题。直到最近，Gmail仍将事情分解为两个单独的线程，这使得搜索相关对话变得容易，并且非常清楚什么电子邮件发送给了哪些受众。这是它过去的样子（对不起的编辑）界面使用了什么更改主题。但是最近这已经停止工作了。例如，这是我本周去过的一个线程：线程中有13条消息。这看起来很正常，只不过这里有两个不同的主题行折叠成一个线程。当我单击消息时（我使用拆分窗格视图，但同事在其他视图中也确认了此消息），我在同一线程中看到具有不同受众和不同主题的电子邮件。每当您更改主题时，Gmail都会中断线程。这还不是很明显，但是如果我单击底部电子邮件中的“答复”，然后单击“编辑主题”或“弹出答复”，则可以看到我实际上在正确的线程中，但在其他外部（面向客户）线程中和我的内螺纹已经目睹了。看起来，无论出于何种原因，线程都将锁定主题以外的其他东西。 Gmail DOES具有一项功能，可以在您撰写邮件时突出显示发送到其他域的电子邮件，因此可以为您提供一定的保护，但是这种更改（错误？）仍然使我印象深刻，因为它很有可能导致意外数据泄漏。…

9 Consejos para gestionar主要电子邮件

奥尔萨多尔圣路易斯的圣卢西亚·波纳夫人月球。习惯性的，习惯性的，家庭式的，家庭式的，家庭式的，儿子式的necesarias paradesempeñartu Trabajo。 Sabes que no debes hacerlo，porque loévariédé有很多产品， béprimaaplicaciónque abres es tu querido gestor de correoelectrorónico。…