电子邮件 – 第25页小小书 XXshu

电子邮件规则或对质量的呼声

电子邮件就像来自指环王的戒指：它可以授权或摧毁。如果使用正确，它可能是一种有效的交流方式。如果掌握不正确，它将成为时间和理智的敌人。这是一个无所不在的工具，很少使用其最高和最佳功能。我们中的许多人都屈从于tete-a-tete （或Whack-A-Mole）电子邮件，演变成永无止境的齐射，留下了惨重的屠杀和混乱的痕迹。我们所有人都陷入了死锁，电子邮件链，丢失的附件，神秘的propro术语和自动更正的尴尬境地。智能手机加剧了人们的焦虑感-当我们在手机上查看电子邮件时，会发现一个问题，因为我们在旅途中，我们无法令人满意地解决该问题。让我们解决这个问题。步骤1：准备电子邮件首先，问问自己：我为什么要这样做？我真的需要发送此电子邮件吗？此消息将完成哪些会议或电话无法完成的消息（是的，您的iPhone也会拨打电话）。第二，坐下。呼吸。即使在几分钟内，也要使接收者尊重您的全心全意。如果您要通过智能手机发送电子邮件，请不要，…

Boomerang的Chris Cichon的技巧最大限度地提高您的生产力

1月，我们在线上发布了最新的社区连接点-我们的每月Blab系列。我们的团队认为，不仅要与我们的用户社区共享有价值的内容，而且还要与全球范围内的初创企业，设计师，教育者和营销人员共享有价值的内容。您是否抓住我们过去的客人，向我们详细介绍了他们热衷的话题？ 2016年需要与Deirdre Breakenridge接触的PR趋势和技巧 Blab与首席执行官Shaan Puri的幕后花絮数字设计以及如何与Mike Rohde进行Sketchnote 这个月，我们想探讨生产力的主题。当团队面临生产力挑战时，从Facebook到办公室布局的所有事情都应归咎于此。自2012年成立以来，我们的团队一直在稳步增长，目前我们在五大洲拥有46名员工。像许多团队一样，我们面临着自己的生产力挑战，并且可以随时在Piktochart改进我们的工作方式。在生产率方面，回旋镖是一个著名的名字。因此，我们呼吁Chris Cichon帮助消除神话，使我们易于实施技巧，并在线共享工具和资源以完善我们的生产力游戏！克里斯（Chris）在Boomerang负责营销。 Boomerang是深思熟虑的电子邮件生产力软件的领导者，该软件使人们能够专注于重要的事情。…

Jocelyn K. Glei的书《我的外卖》

在“ 深度工作”和“ 本质主义”方面，“ 退订 ”排在我最有影响力的书籍清单的首位。它引发了一些与管理我的焦点有关的新想法。这不仅仅是一本关于电子邮件的书。尽管电子邮件是Jocelyn提出的原则的大部分内容，但她对我们的冲动检查，沟通失误和注意力不足的清晰性正在揭示。您不会找到与电子邮件管理相关的提示和技巧。尽管在管理收件箱时您将学到很多最佳实践。这本书将挑战您对数字通信的态度，编辑您的写作倾向，并将您的注意力重新转移到真正重要的方面。如果您想清楚地了解重要的工作，退订就是呼吸新鲜空气。实验室的老鼠自阅读以来，我一直坚持的第一个原则是可变间隔奖励系统的概念。这是心理学家BF斯金纳（BF Skinner）早在1930年代进行的一项实验，其中，老鼠在固定间隔和可变间隔内按下杠杆，从而获得了食物颗粒奖励。在实验的短时间内，可变间隔比固定间隔吸引了更多的老鼠。…

Gmail中“收件箱零”的完整指南

每天处理数十封电子邮件不仅是一个巨大的痛苦，而且对于您的日常工作来说也可能是一个巨大的生产力杀手。作为开发人员和产品经理，我一直在努力提高生产率，始终专注于任务并尽可能减少浪费时间。电子邮件实际上是很容易降低我的生产水平的东西之一，但是不幸的是，我们每个人都必须以某种方式处理它。作为免责声明，本指南无需外部扩展即可使用，并且可能不适用于每个人，尤其是主要工作是回复电子邮件的人员。为我解决问题的最简单方法是应用艾森豪威尔方法。艾森豪威尔方法或艾森豪威尔矩阵是一种非常有效的时间管理工具，也称为紧急重要矩阵。它可以帮助您按紧迫性和重要性来对任务进行优先级排序，从而整理出您应该委派或根本不要做的不太紧迫和重要的任务。可以使用相同的原则来组织收件箱。艾森豪威尔矩阵由紧要和重要的2个轴组成，最终将我们引向4个象限： Q1 —紧急和重要（立即执行）：您应该立即答复的电子邮件 Q2 —不紧急，但重要（延迟）：标记这些邮件以待日后答复 Q3 —紧急但不重要（委托）…

防止电子邮件破坏您生活的3种简单方法

我经常看到朋友，家人和同事收件箱混乱，并因此而感到焦虑。但是，不必一定是这种方式。您没有理由经常需要收到超过100、50甚至25条未读电子邮件。混乱，包括数字混乱，充斥了我们的思维空间，并产生了焦虑和紧张感。我不想要我或其他任何人。这就是为什么控制电子邮件之类的东西很重要的原因。电子邮件也很棒，也很有价值，但是如果管理不当，它将极大地影响我们的和平与心理健康。快速免责声明：以下是我管理电子邮件的方式。这可能对您不起作用，并且您可能拥有更好的系统。我的目标只是帮助您开始思考改善电子邮件生活的方法。考虑到这一点，以下是我防止邮件破坏生活的三种简单方法： 1）不要把电子邮件留在那里。移动，回复或存档。当我浏览收件箱时，目标是不要停留在那儿。如果我可以（或需要）立即对其采取行动，则可以。如果是我可以快速阅读或收到垃圾邮件的市场营销电子邮件的信息，则将其存档或删除，具体取决于将来是否需要。（如果我想轻松记住这些相关信息，但又不想在电子邮件存档的深渊中迷失，请将其转发给 Evernote…

为您的收件箱排毒，让您的工作量更多

时间是所有业务中最宝贵的资产，这是陈词滥调，这是有充分理由的。与您在培训或基础设施上投入的资金不同，这是您永远无法赚回的。据《商业内幕》报道，在美国，员工每周工作时间的四分之一用于处理大量电子邮件。养成更好的时间管理习惯可以立即产生积极的结果。通过整理收件箱来提高办公室的生产率不仅对您的业务有好处，而且对您的员工，家庭生活和健康都有好处。 “如果您不控制通知，它们将控制您” – Gizmodo新闻编辑Mario Aguilar 仅获取您需要的电子邮件无论技术进步如何，电子邮件都将保持不变。作为业务交互的组成部分，将无关的电子邮件保持在最低限度符合业务的最大利益。但是，随着垃圾邮件发送者越来越善于规避标准过滤系统，说起来容易做起来难。为确保重要的电子邮件不会被掩埋，请通过在现有过滤器中添加其他垃圾邮件阻止系统来消除垃圾邮件。最好将人与自动发件人和可自定义队列区分开的系统。您将节省大量电子邮件的搜索时间，并能够更快地找到重要的电子邮件。花一些时间来设置符合您要求的过滤系统，并一劳永逸地清理收件箱。关闭通知…

引入高级电子邮件通知

今天，我们为Task Pigeon推出了高级电子邮件通知！高级电子邮件通知使您可以查看分配给您，已编辑或标记为已完成的任何任务的完整详细信息。这些新的更新，以及只需单击“回复”电子邮件通知即可响应任何任务或评论的功能，使以最适合您的方式工作比以往更容易。高级电子邮件通知-新任务 Task Pigeon针对新任务的新高级电子邮件通知现在允许您向其分配任务的每个团队成员直接在其收件箱中查看任务的完整详细信息。有关此新通知的示例，请参见下图。高级电子邮件通知-任务已编辑在更新任务时通知您的团队成员也很重要。这就是为什么我们的新“高级电子邮件通知”在每次更新任务时也都包含任务的完整详细信息的原因。高级电子邮件通知-任务注释就像我们一直在关闭我们的电子邮件通知系统一样，您可以在任务执行时随时查看和回复评论。您可以选择在Task Pigeon应用程序中查看评论，也可以单击“答复”留下您自己的评论。高级电子邮件通知-任务完成我们在电子邮件通知系统中添加的另一项新功能是可以在任务被标记为已完成时随时接收通知。进阶电子邮件通知-开启/关闭…

电子邮件干扰使老板变得更糟

一项新的研究表明，跟上电子邮件流量的步伐对经理提出了很高的要求，使他们无法实现目标并无法成为优秀的领导者。研究人员认为，这项工作是研究电子邮件干扰因素如何影响经理，他们的生产力以及他们作为领导者角色的第一批研究之一。研究表明，员工每天花费90分钟以上，或者每周花费七个半小时，从电子邮件中断中恢复过来。密歇根州立大学管理学教授，该研究的负责人罗素·约翰逊说，管理者也没有什么不同，他们的分心会产生更深远的影响。该研究发表在《应用心理学》上。分心的领导者约翰逊说：“与大多数工具一样，电子邮件是有用的，但是如果使用过多或不当，电子邮件可能会造成破坏甚至破坏。” “当经理试图从电子邮件中断中恢复时，他们就无法实现自己的目标，他们忽略了经理的职责，而他们的下属则没有他们蓬勃发展所需的领导行为。” 此外，当经理由于电子邮件需求而感到不知所措且无能为力时，他们会通过限制领导者的行为并转向战术职责来恢复工作。约翰逊说，这一行动是战略性的和有意的，因此他们感到更有生产力。约翰逊说：“有趣的是，我们发现经理们减少了’领导者行为’，而不是发起’组织行为’。” “以前的行为与激励和启发下属，乐观地谈论未来或解释为什么工作任务很重要有关；后者更加具体且以任务为中心，例如设定工作目标，分配职责或提供反馈。” 因此，不仅管理者不进行管理，而且他们还出于精力充沛而专注于较小的任务。重新获得控制权为了测试电子邮件需求如何阻碍经理，约翰逊及其同事每天两次进行一次为期两周的小组调查。经理们报告了他们对电子邮件的频率和需求，他们在核心工作职责上的感知进展，他们执行有效的变革型领导行为的频率以及发起组织行为的频率。约翰逊说：“我们发现，在经理报告电子邮件需求很高的日子里，他们报告的结果是较低的感知工作进度，从而降低了领导的有效行为。”…

3条捷径可以超越Slack和电子邮件

2.松弛快捷方式：如果您像大会团队一样，则每天都在Slack。松弛的统计数据告诉我，我已经发送了93,091条消息并共享了1946个文件。仅在过去的7天里，我已经发送了1,090条消息。 Slack很棒，但是它很快就会变得不堪重负。我依靠这些快捷方式来使事情易于管理： Cmd + Shift + K：打开新的直接消息。 Cmd + K：跳转到最近的未读对话并跳转到频道。 Shift + Esc：如果您是一个潜伏者，喜欢参与许多频道，但实际上并不需要阅读所有频道，这将很有帮助。 Shift…

共享电子邮件收件箱的演变

几乎从互联网开始，电子邮件就已广泛用于在线交流，它可能是您开始浏览时创建的第一个帐户。当然，它起初与物理邮件非常相似，但是如何演变为共享电子邮件收件箱？这样的变化吧？电子邮件已经经历了漫长的旅程，这就是历史。我们已经分享了有关如何与您的团队共享收件箱的观点。但是，直到今天这种方式成为可能，电子邮件才经历了漫长的发展之路。让我们了解一下这个想法的来历。 👉立即共享收件箱 👈 最初，电子邮件只是直截了当。邮件有一个发送者和一个接收者。而已。当然，您可以通过CC’ing和BCC’ing在对话中添加更多人，但是在系统逻辑中，这些只是两个人之间的许多对话，一遍又一遍地复制，创建了无休止的线程。尽管今天看来这很糟糕且不切实际，但我们必须承认这个开始-毕竟我们都是从某个地方开始的-并从中学到东西。在1970年代创建电子邮件时，人们几乎没有收到电子邮件。与2017年当前每天2690亿封电子邮件的交换情况截然不同。实际上，许多人仍然以这种方式共享电子邮件信息。但是，无论如何……