我们生活在一个日益复杂的世界中。 我们从越来越多的媒介中获得越来越多的投入，很难跟踪我们期望了解，回复和吸收的所有信息。 作为个人，我们有责任使自己的生活尽可能简单。 大卫·艾伦（David Allen）的“头脑就像水”的比喻-以一种完全适当的方式响应输入-从未如此贴切。
我们需要的简单性通常需要一组自我施加的约束，这需要大量复杂的思维和工程。 一个例子就是原始iPod的故事。 当第一个iPod原型展示给史蒂夫·乔布斯（Steve Jobs）时，故事就这样了，它需要大量的点击才能回到主屏幕。 需要更多的点击才能到达特定的播放列表。 史蒂夫·乔布斯（Steve Jobs）告诉iPod小组走开，只有在不超过三下的单击才能返回任何屏幕时才返回。 这种限制虽然对工程师来说非常复杂，但却为用户带来了更为简单的体验。 您也是如此。 无论您为生产力系统设计什么系统，最终结果都必须易于使用，并且设置起来可能需要很多复杂性。
我将Evernote用于所有参考和项目支持材料。 自2009年以来，我就以这种方式使用Evernote，并建立了一个充满有趣文章，项目支持文档和其他纪念品的数据库。 去年年底，我意识到我原来的“东西”的组织结构不能再正常工作了，我需要回到制图板上，以便更轻松地获得所需的材料。 整个重组耗时约一个月。 阅读了很多文章，我重新阅读了布雷特·凯利（Brett Kelly）的精彩著作《印象笔记》（Evernote Essentials），并尝试了一个我建立的虚拟帐户。 整个过程非常复杂，但是当我完成系统重组后，系统本身非常简单。 有时我们需要创建复杂性才能得出简单的解决方案。 我们需要施加“不超过3次单击”约束，以确保在使用我们的系统时，它们简单易用。 但是我们有时必须经过一个复杂的过程才能达到所需的简单性。
我的许多客户都遭受电子邮件过载的困扰。 他们每天收到超过100封电子邮件，而这些电子邮件则一天24小时不间断地进入其收件箱，因为它们为跨国公司工作。 他们无法每天处理这些电子邮件。 如果他们做到了，他们将不会做他们被雇用做的任何工作。 在这种情况下，我对客户的建议是设置一些智能收件箱，以过滤掉“用于信息”，新闻通讯和其他非必要内容的电子邮件。 确定要使用哪些智能收件箱，进行设置以及重新组织电子邮件客户端可能非常复杂，但是最终结果使收件箱中的电子邮件更少，并且系统比以前更简单。
那应该是目标。 无论系统工程多么复杂，最终结果都必须易于使用。 您需要考虑使用，捕获，处理和组织起来容易的东西。 不超过三下的思考。 设置该过程是否复杂并不重要。 我找到了思考，试验和设置有趣部分的想法，但是我永远不会忘记目标，即完成所有设置后，它必须易于使用。
另一个例子是我的每日迷你评论。 我的目标是结束一天的审核不会超过十分钟。 这包括处理我的收件箱（基于大约10个添加的项目）以及查看明天的日历和待办事项。 设置该过程非常复杂。 我不能错过任何东西，但是它必须在不到十分钟的时间内完成。 经过了数周的实验和实施，但是当我最终创建该系统时，平均每天需要花费7分钟才能完成，而且非常简单。
我留给您Apollo 13的视频。这两个小片段是您真正想要在系统中创建简单性时需要的一种态度。 我的朋友们说“失败不是选择”。
卡尔·普莱因（Carl Pullein）是《 数字生活》 的作者 ：使您的生活井井有条并使技术为您服务所需的一切 ，这是一本有关如何在二十一世纪使自己井井有条的书
