我花了很多年的努力使电子邮件得到控制。 回到我在Microsoft工作时，通常会在Outlook收件箱中收到几千条阅读的邮件，并且当邮件在默认视图中跌落到屏幕底部下方时，发生这种情况的几率大于50％永远不要回复。 我总是觉得自己在电子邮件的河水里畅游，而不是电子邮件是一种有用的生产力工具，如果我将其放了几个小时，我会被收件箱中的东西所困扰。 我尝试遵循“完成工作”方法，但感觉就像是将无政府状态换成威权主义。 因此，我会尽我所能，尽量保持浮动，使用一组复杂的规则将我的电子邮件划分为多个文件夹，然后用手指交叉，以防我错过任何重要的事件。
自2017年末加入Google以来，我不仅设法偶尔将收件箱设为零（收件箱中没有邮件），而且每天我通常都会空着收件箱回家。 我不再想知道哪些重要信息会“折腾”下来，而且我知道在任何给定时间都有什么突出的信息。 明确地说，我对通用灵丹妙药或源自其他地方的创新没有任何主张，但是我终于有了一个对我来说非常有效的简单系统。 因此，我想分享我的方法，该方法是从几个不同的来源改编而来，并在20多年的失败中脱颖而出，希望对其他人有所帮助。 在我们开始新年的时候，这是回顾和打扫房屋的好时机-也许这会激发您的灵感！
我在下面概述的方法的优点在于它非常简单。 它不需要太多的设置，不需要外接程序或不可思议的击键，也不需要施加沉重的认知负担。 仅需遵循三个步骤，它们如下：
- 将邮件列表保持在收件箱之外
- 分类每封电子邮件
- 使用多个收件箱查看重要内容
无论您是被强行加入还是自愿添加自己，您都可能处于大量的邮件列表和讨论组中。 我不会告诉您退订：可能有很多有用的信息可以帮助您完成工作。 但是， 请从收件箱中对它们进行分区，因为它们既不会直接针对您，也不需要立即跟进。 将它们分成一个区域，您可以在闲暇时通过它们放牧。
这是基本步骤：我只有一个文件夹，所有邮件列表都存放在该文件夹中。 每个邮件列表中没有一个文件夹。 所有邮件列表的一个文件夹。 直到进行了此更改，我才意识到我花了多少时间从一个文件夹移到另一个文件夹，拼命地试图让它们像巧克力厂的露西和埃塞尔一样空着。
我的过滤器非常简单：如果收件人中没有直接提及我的电子邮件地址，那么它将直接进入“邮件列表”文件夹。
许多电子邮件都进入此文件夹，我很乐意浏览它。 对于极其闲谈却只是很有趣的邮件列表，我将其成员身份切换为摘要（Google网上论坛使您可以轻松地接收每日或批量摘要）。 这可以帮助我扫描文件夹中是否有更多有趣的项目，我每天会做几次（但不会更频繁）。
这是控制暴政的步骤。 我将收件箱中的每封电子邮件都进行分类（“不要让同一张纸两次通过您的办公桌”），然后用以下三种方法中的一种（只有一种）：
- 阅读和存档 ：大多数电子邮件根本不需要任何后续操作：它们共享有用的信息，而我需要做的就是仔细阅读。 在Gmail中，只需按
e存档，然后将其移出我的收件箱。 - 回复 ：大量电子邮件易于处理，只需要快速确认或回复即可。 因此，在Gmail中，
r让我回复，然后按“发送并存档”按钮发送和存档线程。 （如果您没有看到此按钮，则可以从“设置”中将其打开。） - 跟进 ：如果我需要回复电子邮件，并且需要花费几分钟以上的时间，那么请点击
v将其移动到名为Follow Up的单独文件夹中。 其中包含需要更深思熟虑的邮件。 多一点时间后，我将通过该文件夹中的邮件进行工作并进行回复。 我努力将其保持在不超过20个项目中：如果还有更多项目，则表明我需要委派更多工作，分配更多时间来回应他人。 通常，这表明我正在陷入微管理而不是赋予他人权力的陷阱。 但是令人惊讶的是，在两次会议之间的10–20分钟的停机时间内处理其中之一非常容易。
只要执行此步骤，我就负责我的收件箱。 分类不会花很长时间-只需几分钟-因此我可以全天定期进行分类。
如果仅将电子邮件隐藏起来，将电子邮件从收件箱中移出是不好的。 可见它们至关重要。 因此，我依靠Gmail中的“多个收件箱”功能来确保显示三个关键文件夹：“ 跟进” ，“ 等待”和“ 通读” 。
我已经在上面解释了“ 跟进” ：这是需要较长时间注意的事情。 我使用“ 等待”来跟踪我在等待别人回复的电子邮件； 如果我需要他们采取行动。 “ 阅读通”是一种特殊的跟进方式 -用于包含有用信息的电子邮件，这些信息可以在我闲暇时进行查看，但不需要立即跟进。
要将电子邮件归档为Gmail中的“ 等待”或“ 读通” ，只需使用l快捷方式标记该项目，然后开始输入标签。
Gmail中有多个收件箱已有一段时间了，但直到最近才从实验实验室区域毕业。 您可以从“设置”下的“高级”选项卡启用它：
现在，您将为“多个收件箱”找到一个单独的设置标签； 这是我的配置方式：
我将交通信号灯的颜色标记为“ 跟进” ，“ 等待”和“ 通读” ，以确保在视觉上易于区分。
通过这种方式设置多个收件箱后，您将获得一个类似于以下内容的视图：
我已经从Gmail用户的角度编写了这篇文章，但是希望可以很容易地看到这些概念如何应用于Outlook或其他电子邮件系统。 如果我回到Microsoft，我会尝试应用相同的技术-不太复杂的规则，对后续活动的更多可见性，使事情变得简单。 如果您通过此方法使用Gmail，则需要注意一些其他设置：
打开对话视图，以便默认情况下对邮件进行线程处理。 这有助于确保您将后续操作保持在一起。 如果您需要进行对话，请确保更改“ 主题”行，以便您可能需要跟进的事情不会与一般的来回对话合并。
关闭优先收件箱（将收件箱类型设置为Default ），然后取消选择除主要收件箱以外的类别：既然您拥有精简，干净的收件箱，则不需要任何其他收件箱！
启用自动前进功能（可以从“高级”选项卡启用它），以便可以使用e ， v和r快速浏览收件箱：
最后，请关闭 “微调”功能，因为您可能不需要有关邮件的建议，而您可能已经忘记了对它们的回复。
这种方法已经为我工作了一年多了。 我不必在任何时候宣布收件箱破产，而且我总是在晚上离开工作，因为我知道尽管我还有很多任务未完成，但我至少负责我的收件箱，而不是其他的方式。
也就是说，没有系统是完美的。 特别是，我的方法对解决时间管理没有任何帮助。 它并不能给我一天额外的时间； 我偶尔仍然开会迟到，因为提醒和会议本身之间的十分钟足以让我忘记它。 有时，LinkedIn之类的网站上的消息有时仍会打动我。
最后，特别要感谢Google执行生产力专家Laura Mae Martin，他的内部培训和材料是许多内容的灵感来源。
