1月，我们在线上发布了最新的社区连接点-我们的每月Blab系列。 我们的团队认为，不仅要与我们的用户社区共享有价值的内容，而且还要与全球范围内的初创企业，设计师，教育者和营销人员共享有价值的内容。
您是否抓住我们过去的客人，向我们详细介绍了他们热衷的话题？
- 2016年需要与Deirdre Breakenridge接触的PR趋势和技巧
- Blab与首席执行官Shaan Puri的幕后花絮
- 数字设计以及如何与Mike Rohde进行Sketchnote
这个月，我们想探讨生产力的主题。 当团队面临生产力挑战时，从Facebook到办公室布局的所有事情都应归咎于此。 自2012年成立以来，我们的团队一直在稳步增长，目前我们在五大洲拥有46名员工。 像许多团队一样，我们面临着自己的生产力挑战，并且可以随时在Piktochart改进我们的工作方式。
在生产率方面，回旋镖是一个著名的名字。 因此，我们呼吁Chris Cichon帮助消除神话，使我们易于实施技巧，并在线共享工具和资源以完善我们的生产力游戏！
克里斯（Chris）在Boomerang负责营销。 Boomerang是深思熟虑的电子邮件生产力软件的领导者，该软件使人们能够专注于重要的事情。 克里斯非常热衷于帮助人们提高电子邮件的工作效率，以便他们可以花更多的时间发展自己的业务。 他已经教育了成千上万的人如何提高收件箱的效率。
克里斯不擅长营销实验时，会喜欢铁人三项，精酿啤酒，社区活动，探索新餐厅以及性格外向。
这次，在直播的50分钟内，有27个现场观众在某个时间观看。 自从我们离线以来的重放次数也一直在稳步攀升！
除了阅读此概述外，您还可以观看与Chris Cichon进行的“实现最大生产力沟通”的录音。
大多数人在检查电子邮件时做错的最大事情是什么？
克里斯说：“人们做错的最大事情是他们整天不断检查电子邮件。” “最大的问题是他们一直在打开收件箱。 他们经常被通知打断。”
根据一项研究，人们平均每天收到147封电子邮件。 如果您考虑每天工作8小时，则每4分钟发送一封电子邮件。 人们平均每天在收件箱中花费2.5个小时。 这几乎是他们工作日的三分之一！
克里斯建议白天多留些时间检查您的电子邮件。 他在Blab建议的时间是上午9点，下午1点和下午4点。 这使您可以在其余时间将精力集中在待办事项列表上的其他任务上。
克里斯还解释了为什么让其他人为您设置待办事项清单是一个很大的禁忌。
他说：“这很难付诸实践。” “如果您团队中的某人紧急需要某些东西，那么很容易就认为这是您每天要做的事情。 您必须优先考虑每天实际要做的最重要的事情。 当有新任务出现时，请重新评估并找出可以优先处理新任务的位置。”
“不要让紧急事情代替重要的事情。” — @Boomerang的市场营销部@Cichonship谈#productivity。
克里斯建议观众查看经过验证的时间管理技术艾森豪威尔Box。 “所有这些都是在处理那些重要的事情，而不仅仅是在紧急的事情上。”
有3个技巧可以更有效地处理电子邮件。 您的电子邮件常规是什么？
克里斯首先说，尽管他对生产力充满热情，但他绝不是完美的。 他建议从Blab中获取2或3条提示，并尝试一下它们是否有助于提高生产力。 有时，所提供的提示和技巧太多，使人感到不知所措。
他建议为了提高电子邮件处理效率，我们可以尝试以下三个技巧：
- 关闭电子邮件通知。 取而代之的是，每天留出2至3次以专注于收件箱。
- 编写更简单的消息。
- 在一天中的最佳时间为收件人发送电子邮件。
关闭电子邮件通知
克里斯建议电子邮件通知是生产力的rypto粉。 从电子邮件中断中完全恢复平均需要64秒。 克里斯说：“您甚至都不需要阅读电子邮件。” “仅仅得到通知就足以使您脱离正在做的工作。”
克里斯继续解释说，电子邮件是一种异步通信方式，不同于电话等同步通信方式。 当有人打电话时，会进行实时的来回对话。 另一方面，电子邮件是一种通讯方式，收件人不希望即时响应。
他说：“如果紧急情况，他们可能会在电子邮件中进行标记，但是如果紧急情况，他们会给您打电话。” 因此，您不必立即返回电子邮件。 克里斯建议等待几个小时是可以的，有时候有时候会更好。
克里斯说：“电子邮件会产生更多电子邮件。” “您发送的电子邮件越多，您收到的回复也就越多。它可以自动发送。”
为了避免分心，只需关闭电子邮件通知即可。 全天用您检查电子邮件的三个设置时间替换这些通知。 在那段时间管理您所有的电子邮件，剩下的时间用于集中工作时间。
编写更简单的消息
Boomerang小组最近研究了哪些类型的电子邮件内容获得最高的响应率。 该团队在最近的博客文章中详细介绍了他们的发现-获得对电子邮件的更多回复的7个技巧（带有数据！）
他们发现三年级阅读水平的电子邮件表现最好。 实际上，该团队发现，在此级别编写的电子邮件的响应频率比在大学阅读级别编写的电子邮件高36％，即使在高中阅读级别的电子邮件中，其回复率也高出17％。
他说：“阅读水平是指句子中的单词数和每个单词的音节数。” “数据显示，如果您编写更简单的电子邮件，则可以获得更多的电子邮件回复。”
克里斯说，如果回想一下每天平均收到147封电子邮件的人们，这是有道理的。 很多时候，我们都犯有掠夺罪。
他建议：“您应该使某人尽可能容易地理解您的电子邮件，并找出您要问的问题，以便他们可以快速回复您。”
Boomerang小组在他们的博客上分享了电子邮件长度的最佳点是50-125个字，这使回复率超过50％。
在最佳时间发送电子邮件
克里斯坦言这是他的最爱。
克里斯解释说：“我们实际上是一家生产力公司，我们制作了一个插件，可以让您安排电子邮件。” 因此，我们分析了数据，以了解何时是发送电子邮件以获取最大响应的最佳时间。 这只是个人电子邮件，而不是市场营销或销售电子邮件。”
该小组发现，发送电子邮件的最佳时间是收件人所在时区的6:00 am至7:00 am 。
克里斯说早上的这个小时很有意义。 当人们第一次进入办公室时，他们会喝一杯咖啡并打开收件箱。
第二好的时间是中午至下午1:00之间的午餐时间。 克里斯说，尽管您可能会希望人们会与同事一起去午餐，在健身房或在午餐时间奔跑，但他们回来时要做的第一件事就是检查收件箱。
克里斯说：“我们为如何更有效地管理电子邮件提供的最大秘诀之一就是如何更有效地管理收件人 。” “深思熟虑地安排您的电子邮件是这样做的方法之一。”
什么时候是发送电子邮件以获得最多回复的最佳时间？
由于Chris已经在Upvoter页面上讨论了下一个问题，因此他想添加一个额外的维度- 一周中的哪几天最好发送电子邮件以获得良好的答复率？
有趣的是，克里斯和Boomerang的团队发现工作日几乎相同。 他们在星期一，星期二，星期三或星期四之间没有发现很大的差异。 他们注意到周五和周末稍有下降。
他提到，一周中的几天和时间发送电子邮件是某些行业应特别注意的事情。 克里斯，列举的企业家，自由职业者和老师都是角色，这些角色往往在非传统时间工作，并且容易被投资者，客户和父母“随时使用”。
“对何时有空定下期望是很好的。 克里斯说：“即使您晚上或周末工作到很晚，也要考虑安排将电子邮件发送到下一个工作日早上。” 这样一来，您可以避免有人认为您可以迅速回覆您的电子邮件。 第二天早上发送邮件将帮助您变得更加专业，并设定良好的工作与生活界限。”
告诉我们有关一家公司的信息，该公司已从过分的生产率转变为出色的生产率和沟通能力。 他们是如何做到的呢？
克里斯指出自己在Boomerang的团队就是提高生产力的一个例子。 对于许多现代工作场所而言，像HipChat或Slack这样的即时消息应用程序正变得越来越普遍。
“我们在Boomerang使用Slack，我们真的很喜欢它，”克里斯分享。 “但是，我们发现能够随时在内部被中断会损害我们的生产力。 我们在数据中看到的与电子邮件通知相同的事情是与Slack警报一起发生的。 我们发现Slack通知确实令人分心。”
为了应对这一挑战，Boomerang的团队在每个星期三的下午2：00-5：00设定了一个时间，称为“ 制造者时间 ”。团队关闭了Slack，不举行会议，每个团队成员专注于他们的工作称为“深度工作”。
“需要您全神贯注并且需要时间的工作是’深层工作。’ 对于工程师来说，这可能是在修复复杂的错误或构建新功能。”克里斯解释道。 “对我来说，这可能是集思广益建立合作伙伴关系的想法或写博客文章。 在这三个小时中，我们每个人都在思考我们想要做什么而不会受到干扰。 Maker Time极大地提高了我们团队的生产力。”
“制作时间”的另一个好处是克里斯注意到在星期三感到压力减轻了。 “我知道人们不会打扰我，也无法发送快速询问。 我有时间集中精力，”他说。
克里斯（Chris）所指的另一家公司是Wieden + Kennedy，这是一家位于俄勒冈州波特兰的全方位服务，以创意为导向的广告代理商，在全球设有办事处。 最近，Wieden + Kennedy London开始实施新的工作规则。 该机构禁止员工在上午10点之前和下午4:00之后组织会议，以阻止其员工过早上班和离开太晚。 没有团队成员期望每周工作40个小时以上。 还要求员工在晚上7:00之后不发送或阅读工作电子邮件，并鼓励员工在星期五下午4:30下班。
克里斯说：“他们在工作与生活之间的平衡方面面临挑战，这对他们的文化有害。” “这伤害了员工，因为他们觉得自己总是必须’上班’。” 他们开始使用Boomerang安排电子邮件，因此，如果有人在晚上或周末工作，他们会在下一个工作日安排电子邮件，以避免给收件人造成压力，要求他们在工作时间以外做出回应。”
克里斯（Chris）指出，绩效高的员工通常会在下班时间想到新的想法或想做点什么，但重要的是，在这段时间内，需求也不要从公司内部转移，因为它会很快导致倦怠。
克里斯建议：“提高生产力的很大一部分是花时间让您的身心休息。” “这样，您第二天就可以恢复精力。”
您在交流中看到的3个常见缺陷是什么？
- 没有设定明确的工作生活界限。
- 书面语中缺少语气，面部手势和表情。
- 我们经常忘记相信别人最好的东西。
克里斯建议您在电子邮件中再使用几个词来表达更多的情感。 感谢发件人抽出时间来完成他们刚刚做的工作，或告诉他们您感谢他们再次与您联系。
克里斯建议：“首先要说自己在同一边，然后确定自己在同一支团队中，这是一封电子邮件。” “确保这很清楚。”
克里斯从父亲那里获得建议，在与他人交流时经常分享他所引用的内容。
克里斯回忆道：“我父亲教我问，’我能为别人的举止提供最大的理由是什么？’” “我认为这是查看交流的一种美丽方式。 另一个人可能确实有行为习惯。 您可以给他们的行为最慷慨的借口是什么？ 选择相信这一点，直到他们证明你不是。”
克里斯要求我们思考为什么人们在交流时可能不会处于最佳状态。 也许他们在手机上，没有时间充分表达自己的想法，或者他们遇到了个人紧急情况或生活中遇到的挑战。
克里斯说：“您如何积极应对打破负面循环？” “我坚信人们在感到赞赏和认可时会尽力而为。”
您如何看待电子邮件中使用的视觉效果？ 有什么功效？ 如何使我的电子邮件更具视觉吸引力？
克里斯说，从根本上看您如何格式化消息，可能会大大增加其他人阅读和接收消息的方式。 如果您在电子邮件中有多个问题，克里斯和他的团队建议使用项目符号来定义每个问题。 另一个想法是将动作项目加粗。
克里斯说：“当我向新用户发送电子邮件邀请他们参加我们的每周网络研讨会时，我会在顶部使用大图形。” “它显示了何时安排邮件以获取最大响应的图表，并提供了有关如何在网络研讨会上获得更多提示的更多信息的链接。 我们在电子邮件中有一个文本链接。 我们还使用电子邮件底部的“立即注册”按钮。 到目前为止，点击最多的链接是顶部的大图形。”
“使用图形讲故事是人们了解他们可以从您提供的内容中获得的价值的好方法。” — @Cichonship
电子邮件可以代替会议以提高整体生产率吗？ 如果是这样，怎么办？
克里斯引用了他最近阅读的有关会议的最新研究：
- 每天在美国有超过1100万次会议。
- 在2010年，普通上班族每周花费近5个小时安排（和重新安排）会议。
克里斯说：“那是大量的会议。” “会议占用大量时间，对您的生产力有很大影响。”
克里斯说，当前举行的许多会议都是不必要的，可能会缩短。 克里斯和他的团队在Boomerang的目标是每周只开会1或2天。
“这取决于您的业务规模，但对于我们作为初创公司而言，我们尽量避免开会。 我们每周大多数会议都在周一举行，而周五我们也有一些会议，”他说。 “然后，我们每天有10分钟的站立时间，以确保每个人都在同一页上，并且没有人卡在任何东西上。”
另一方面，克里斯认为，面对面的交流以及能够在白板上画出一些东西作为一个小组是有价值的。 他说，关键是要确保您决定参加的会议对团队富有成效。
您是否有最喜欢的博客文章关于您可以分享的生产力？
克里斯建议阅读以下文章：
- 等待但为什么的拖延矩阵
- 拖延者为什么拖延等待，但为什么
- 在Boomerang的博客上获得更多对电子邮件回复（包含数据！）的7条提示
当人们停止回复我的工作电子邮件时该怎么办？
克里斯提醒我们，很多人只是忙碌。 他建议发送一封后续电子邮件以与该人签入，并询问他们是否有时间查看您的电子邮件。 大多数情况下，这个人只是忘记了，答复被卡在草稿中，或者他们以为已答复但未答复。
克里斯说：“我们发现90％的电子邮件在两天内得到了答复。” “如果您在两天内没有收到回复，则可能应该跟该人进行跟进。 我们让Boomerang做到了这一点。 Boomerang的一项功能是，如果他们没有回复，则可以在两天内将电子邮件重新发送到您的收件箱（标记为未读）。”
如果您仍然无法收到对电子邮件的回复，克里斯说要考虑以下事项：
- 我有更好的时间可以发送电子邮件与该人联系吗？
- 在与我一起工作中，我可以通过其他方式表达此人的价值吗？
- 组织中是否还有其他应与我讨论的问题？
