我经常看到朋友，家人和同事收件箱混乱，并因此而感到焦虑。 但是，不必一定是这种方式。 您没有理由经常需要收到超过100、50甚至25条未读电子邮件。
混乱，包括数字混乱，充斥了我们的思维空间，并产生了焦虑和紧张感。 我不想要我或其他任何人。 这就是为什么控制电子邮件之类的东西很重要的原因。 电子邮件也很棒，也很有价值，但是如果管理不当，它将极大地影响我们的和平与心理健康。
快速免责声明：以下是我管理电子邮件的方式。 这可能对您不起作用，并且您可能拥有更好的系统。 我的目标只是帮助您开始思考改善电子邮件生活的方法。
考虑到这一点，以下是我防止邮件破坏生活的三种简单方法：
1）不要把电子邮件留在那里。 移动，回复或存档。
当我浏览收件箱时，目标是不要停留在那儿。 如果我可以（或需要）立即对其采取行动，则可以。 如果是我可以快速阅读或收到垃圾邮件的市场营销电子邮件的信息，则将其存档或删除，具体取决于将来是否需要。
（如果我想轻松记住这些相关信息，但又不想在电子邮件存档的深渊中迷失，请将其转发给 Evernote 。）
否则，我将其移动到适当的文件夹中，我将在提示2中进行说明：
2）使用文件夹（和日历）的功能
我知道很多人为此创建一个文件夹来解决这个问题。 您不需要仅用于您正在从事的特殊项目的特殊文件夹，也不需要疯狂的姑姑转发给您的愚蠢电子邮件。 这会造成不必要的心理混乱。
对我有用的（对于您来说这看起来完全不同）一直在使用五个文件夹和我的日历：
- 尽快跟进 -我每天结束时都会检查此文件夹，以查看需要立即处理的事情或第二天优先处理的事情。
- 某天跟进 – 日历的功能发挥作用。 在此文件夹中，我归档的文件最终需要响应，但并不紧急，可以等待几周。 我在每个月的第一个星期一设置了30分钟的定期日历邀请，以浏览此文件夹。
- 通知 – 这是来自Basecamp，Slack，Google Docs，HipChat等事物的通知自动发送到的地方。 我在Outlook中设置了一个规则，该规则会自动为我归档那些文件。
- 阅读和审阅 — 有时人们会给我发送很酷的文章或一些信息以供阅读。 如果很长，我会在这里归档。 每个星期四的3:30，我拨出30分钟的时间浏览此文件夹并阅读所有相关内容。
- 存档 – 这是不言自明的。 这是大多数电子邮件的最终目的地。 经过上面的文件夹之一后，或者如果我不需要从收件箱中对其进行操作，则将其保存在此处。 我将所有内容都放在 一个 存档文件夹中； Gmail和Outlook都具有强大的搜索功能，因为现在没有理由麻烦多个存档文件夹了。
3）关闭手机通知
我使用Outlook for iOS应用程序，而我学到的最好的事情之一就是关闭通知。 不需要在每次收到电子邮件时都收到通知，尤其是考虑到50％是立即被删除的市场营销或垃圾邮件。 我和我的同事们都明白，如果紧急情况很紧急，电子邮件就不是传达信息的方式。 如果建筑物正在烧毁，则不会发送电子邮件。 考虑到这一点，当我不工作时不会收到任何电子邮件， 那是非常重要的。 如果是这样，我会接到电话或发短信（这种情况很少发生。）因此，我可以放心地关闭电子邮件通知。
