电子邮件就像来自指环王的戒指 ：它可以授权或摧毁。 如果使用正确，它可能是一种有效的交流方式。 如果掌握不正确，它将成为时间和理智的敌人。 这是一个无所不在的工具，很少使用其最高和最佳功能。
我们中的许多人都屈从于tete-a-tete （或Whack-A-Mole）电子邮件，演变成永无止境的齐射，留下了惨重的屠杀和混乱的痕迹。 我们所有人都陷入了死锁，电子邮件链，丢失的附件，神秘的propro术语和自动更正的尴尬境地。 智能手机加剧了人们的焦虑感-当我们在手机上查看电子邮件时，会发现一个问题，因为我们在旅途中，我们无法令人满意地解决该问题。
让我们解决这个问题。
步骤1：准备电子邮件
首先，问问自己：我为什么要这样做？ 我真的需要发送此电子邮件吗？ 此消息将完成哪些会议或电话无法完成的消息（是的，您的iPhone也会拨打电话）。
第二，坐下。 呼吸。 即使在几分钟内，也要使接收者尊重您的全心全意。 如果您要通过智能手机发送电子邮件，请不要， 请不要 。 您的手机可以检查邮件。 但是要给出任何令人满意的答复，您不能站在地铁楼梯上或等待红灯亮起。 检查您的消息，然后集思广益。 记下手机的记事本功能的一些想法。 或者，甚至是真正的记事本。 请不要发短信。*
第三，倒写。 也就是说，首先从最后的东西开始。 这是在混乱中统治的最重要的教训。 首先附加附件（请记住，Apple讨厌Adobe和Microsoft，因此将不会加载附加的Word文档中的“修订”之类的功能）。 这样，您将永远不会忘记附件。 尽量不要在每封电子邮件中包含多个附件。
步骤2：撰写电子邮件
遵循自下而上的主题，接下来，编写您的消息。 尚未在“收件人”或“抄送”行中输入任何名称。 这样，您将永远不会过早地发送消息。 避免危机。 接下来，编写您的消息，将其保留在一个或两个简短的段落中。 如果比这更长，请拿起电话进行实质性的交谈。
编写电子邮件，就像它将在《纽约时报》的首页上发布一样。 这意味着几件事。 1）首先放所有重要的东西，然后再扩展。 2）对待它，就像将其公开印刷一样。 它几乎肯定会在某个时候转发，并且电子邮件是法律上可接受的材料。 3）写得好， 就好像您在为《纽约时报》撰稿一样。 问问自己“这是我能做到的最好的吗？”追求质量。 错别字和语法错误是不允许的，也不表示您太忙和重要。
如果可以，请手动起草电子邮件。 这将是令人耳目一新的节奏变化，并且通过手写来激活大脑的许多部分，因此写作可能会产生新的想法。
其次，校对与实际写作同样重要。 很有可能，您不会在第一时间就收到邮件。 如果确实很重要，请打印出来并请他人证明。 任何证明都应自下而上进行：首先阅读最后一句话，最后阅读第一句话。 这将帮助您捕获错误，以及将其打印出来或更改字体。 所有这些似乎都需要很多努力，但是您猜怎么着？ 如果每个人都做到了，我们将实现一个巨大的社会梦想：更少的电子邮件！ 数量越少，电子邮件质量越高。 啊
然后，稍等一下。 让它腌制。 我几乎可以保证会有新的想法浮现在您的脑海。 这个新想法可能会预见到收件人的问题，从而节省了所有人的时间。 最后，在发送前检查链接。
步骤3：电子邮件的“抄送”和“收件人”字段
如果您要向一个陌生人发送电子邮件，则抄送他们的助手和/或您的助手/同事是一件好事。 还有更多的眼睛看着他们，等待回应。 您也可以自己抄送以确保它熄灭。 （不要密件抄送。这向密件抄送人暗示该材料是绝密的，可能使他们感到不舒服和可疑。更糟糕的是，如果该人单击“全部答复”，则封面被吹了。在寄出后将其转发）
你快到了！ 在“收件人”字段中键入该人的姓名，如果您具有自动填写功能，请仔细检查该人是否正确。 我救了你！
步骤4：传送
就像在餐厅当服务员一样：问完一切都没事（或者在发送重要信息后，在这种情况下），不要马上离开。 发送后至少等待30分钟以寻找响应。 您可能需要设置30秒的“撤消”（与Gmail一样）。 这是一个很小的工具，可以防止误发消息，但是如果您遵循此处的其余规则，则确实不需要它。
步骤5：回应
不要像餐馆里的坏顾客一样。 不要跟着一系列问题来“跑”您的服务生（或通讯员）。 不要用一个问题回答一个问题：是时候拿起电话了。 最好一口气思考和回答所有问题，然后预见它们。 问问自己“我怎样才能使这个人的工作更轻松？”
另一个保持头脑清醒的技巧是为每个不同的主题创建一个新的消息线程（应该在主题行中明确指出，不要使用“ Re：Re：Re：Re’s”）。 在任何情况下都不要在一个线程中讨论多个主题，除非您想浪费大量时间搜索消息。
通过捆绑主题和问题，而不是“奔跑”您的收件人，您距离“一站式购物”仅一步之遥。如果每个人都这样做，以及上面的其他技巧，我们将从100封经过深思熟虑的电子邮件中每天发送25封令人满意的电子邮件，这些电子邮件可以使事情进展顺利，并且不会给所有人带来压力。
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*发短信时 ：
如果您要向同事发短信，则说明您至少破坏了一个社交密码。 您没有让您的同事有时间思考。 没有人愿意看着他们的电话，感觉到压力激素从身体中散发出来。 我们不能一天24小时都捆绑电子皮带。 我们需要界限。 您不想在朋友的名字中看到老板的名字。 您也不想意外地向老板发短信给您发给朋友的那只猫gif。 世界不能碰撞。 除非您是等待器官运输的急诊室医生，否则它可以等待。 顺便说一句-我很想打赌，急诊医生对沟通和休息时间有非常严格的规定-出于这样的原因，当他们需要“打开”时，他们可以“打开”。可以通过聊天或无法通过电子邮件获得的文本获得，或者更好的是可以进行面对面的交流。 如果我们大家共同同意这样的界限，那么我们都会变得更好。
