电子邮件 – 第21页小小书 XXshu

消除电子邮件收件箱中混乱的六种方法

瞬息万变的技术时代已经改变了我们生活方式的一切：我们的工作方式，购物方式和唤醒方式都在迅速发展。随着这种发展，通常会带来意想不到的副作用，而且管理这种混乱的数字文件可能说起来容易做起来难。不久前，醒来意味着起床，吃早餐并为未来的一天做准备。今天，醒来意味着要为约50％的用户检查智能手机。毫不奇怪，最近的一项研究发现，美国的电子邮件用户数量到2017年底预计将增长到2.445亿，到2020年将增长到2.547亿。每天发送和接收的电子邮件数量众多，收件箱中经常堆满不需要的电子邮件以及必要的电子邮件。这种混乱会损害您的生产力。普林斯顿神经科学研究所（Princeton Neuroscience Institute）最近进行的一项研究证明，凌乱的工作场所会吸引我们的注意力，从而产生视觉“噪音”。此外，我们头脑中的混乱越多，剩下的空间就越少，这些空间用于过滤信息，在任务之间切换和保持专注。这导致混乱并降低注意力。我们的电子邮件也是如此。而且，不管是否相信，无组织的电子邮件收件箱都可能引起混乱，就像其他任何混乱的环境一样。以下是管理收件箱和提高生产力的一些技巧。保持干净大量的电子邮件交换包括垃圾电子邮件：那些垃圾邮件是不必要的邮件，或将我们的注意力从对我们重要的电子邮件中转移出来的邮件。截至2017年9月，垃圾邮件占全球所有电子邮件流量的59.56％。…

电子邮件还是团队消息？ Flock的邮件广播让您俩都受益。

在电子邮件和消息传递应用程序之间交织在一起的世界中，这是您最喜欢的团队消息传递工具带来的优势：组邮件列表。因此，事不宜迟，这里向您介绍Mailcast应用程序。什么是邮件广播？首先，Mailcast是一个基于Flock构建的应用程序，它直接集成了邮件列表功能，为团队交流提供了最完整，最有效的工具。邮件广播使Flock用户只需单击即可轻松发送重要的备忘录或项目更新电子邮件，而无需记住和键入大量电子邮件地址。它是如何工作的？邮件广播适用于组。对于您在Flock上创建的每个小组，您都会获得一个唯一的电子邮件ID，可用于通过email与该小组的每个参与者联系。对我来说意味着什么？第一种情况：想象一下，希望与您的团队进行正式沟通。一个重大新闻，或者一封充满感激之情的电子邮件或一些统计信息。基本上，任何消息传递都无法胜任的事情，您都必须还原为优质的电子邮件。因此，您无需CC-ing团队中的100名奇数成员，而只是打开他们都参与的Flock组。例如。设计组单击“聊天”选项卡面板中的邮件图标。…

人们忽略您的消息了吗？

多伦多人寿教练乔凡尼·麦卡龙（Giovanni Maccarrone）在我的个人和企业生活中，我都注意到最近有一种趋势，人们有时会忽略我的消息，例如电子邮件，Facebook消息，文本等等。我不是在谈论第二天或几天后的回复。我也不是在谈论无关紧要的消息。我说的是正常对话和/或跟进业务建议。对我而言，这是非常不礼貌，不尊重和非常糟糕的业务技能。意识到这是一种文化趋势，我决定对问题的心理学做一些初级和次级研究。在标题为“ 人们不再回复您的消息的3个原因”的文章中，他们概述了以下主要原因：人们充满了来自许多不同来源的许多消息：电子邮件，Facebook，Twitter，文本等。人们很忙，说他们“忘了”回应人们很懒惰，想避免自己不喜欢的事情我还添加了：这个人和他们的朋友接受它并且对此非常满意。除了第4个原因外，事实的真相是，如果这是一条对人重要的信息，他们就会迅速做出回应。例如，如果消息来自您喜欢的男孩或女孩，则您会迅速做出反应。如果该消息来自想要给您钱的客户，则您会迅速做出反应。在那种情况下，您永远不会使用“太忙”或“忘记”的借口。…

情书被遗忘的艺术-电子邮件可以代替吗？

在这个数字时代，情书似乎已经消失了。在过去的几年中，情书被热情地写着，以秘密的方式寄出，并以令人窒息的期待打开。它们被用缎带捆成一捆，并藏在壁橱中高处的香盒中。多年以后，怀旧或遗憾地可以将它们取出并再次阅读。情书是有形的-您可以感觉到纸张的皱纹，也许可以闻到您心上人的香水，看到他珍爱的签名，就像在低声答应。电子邮件可以竞争吗？在本周我们读到的文章“艾米莉·贝克（Emily Beck）”中的“电子邮件是为恋人”中，作者提出了电子邮件是比短信或语音邮件更自然的浪漫方式。我知道我的语音邮件通常很简短。我在语音邮件中最容易引起的情绪是：“爱你！再见！”对我来说，文本通常用于快速验证某些内容，或提出一个小小的要求，“嘿，您要回家吃晚饭吗？”或“在回家的路上捡牛奶和猫砂。”也许我缺乏想像力，但在我看来，发短信和语音邮件并不能减少浪漫交流的时间。我同意作者的观点，即花更多时间写一封多情的电子邮件的能力自然会使自己更浪漫。快速的“ Miss you”文本不会引起与电子邮件相同的反应，例如，“我在这里，再次在我的旅馆房间里，一个人而想念你。我希望我能带你去任何地方，但是我必须对回到你身边的喜悦感到满意。”我想你可以用文字写出来，但是大多数人不会。知道在浪漫的姿态上花费了更多的时间和精力，这似乎使他更加发自内心。例如，知道他去了三家不同的珠宝店，找到了您想要的完美礼物，这比他只是为沃尔格林一家珠宝店的礼品卡买礼物时更感兴趣。…

将Gmail转变为团队收件箱的5个步骤

团队收件箱在企业中越来越受欢迎。主要是因为它正在改变我们所知道的电子邮件，换句话说，就是同一无协作的地方。电子邮件最初被设计为用作直接渠道，与物理邮件非常相似。但是，由于公司一直在敦促在业务活动上进行更多的协作，“团队收件箱”的概念应运而生，并迅速传播到成千上万的组织中。现在轮到您做同样的事情了，这就是为什么我们准备了5个简单的步骤将Gmail变成适合您的团队的完美“共享收件箱”的原因-将其转变为生产力的机器。第1步-了解团队收件箱直到最近，团队收件箱还是未知的。员工过去常常依靠一个电子邮件地址，团队抄送或使用大型外部软件来解决沟通问题。但是，它真的解决了问题吗？实际上，一些公司，尤其是大型企业，需要具有足够基础结构的外部，综合工具来管理其强大而繁重的运营。另一方面，小型团队大多数时候除了电子邮件（是的，电子邮件）之外不需要其他任何东西来解决他们的业务问题。人们仍然要处理的任何商务活动-无论是交易完成，会议安排，资金筹集还是其他活动，都像电子邮件一样开始和结束。对于G Suite空间中的小型团队，Gmail中精心设计的Gmail团队收件箱的功能应足以在他们的收件箱内部整理生活中的混乱状况，并使他们变得更有效率。这就是存在共享收件箱的原因。它们是为希望简化生活而不是增加复杂性的团队而设计的。我们将启动Drag Team（Gmail中类似Trello的共享版），这样人们就可以与他们的团队一起组织，评论和回复电子邮件，而无需从头开始学习全新工具。…

消息传递应用程序饱和及其如何破坏工作场所的生产力

您的工作场所是否已决定添加新的消息传递应用程序以改善“参与度”或为讨论增加价值？只是要添加另一个应用程序，然后添加另一个……？你不是一个人。这是一个普遍的问题，我将首先解释为什么要这样做以及如何帮助解决它。如果您想查看本系列的前几篇文章，请阅读我有关信息超载的第一篇文章，或滚动到此页面底部以查看完整列表。问题当我与公司进行非正式交谈时，我问他们的第一个问题是“您每天使用多少个应用程序与之通信？”。令人惊讶的是，我在这种格式和模式下得到了类似的响应：通过电子邮件与客户取得联系或进行非常正式的公告他们在Slack上进行工作场所聊天，但现在有些人转向了一个筒仓式的Whatsapp。管理层正在寻求其组织使用Skype for Business，同时一些用户通过Messenger和LinkedIn聊天。与开发人员联系有时会涉及Atlassian工具套件，其中可能包含Jira，Confluence和Hipchat的组合。该组织通常在所有渠道上都有各种各样的人，因此管理层通常会向所有应用发送公告。…

您是电子邮件成瘾者吗？

老实说：您每天多久检查一次电子邮件？ 10次？ 20次？ 50次？如果您像大多数人一样，可以在早上检查第一件事，在晚上检查最后一件事，并在一天内检查多次。我们所有人都陷入了电子邮件及其带来的联系的陷阱。毕竟，这是业务的完成方式。但是，如果您发现自己不断更新并希望收到新消息，则电子邮件可能会耗尽很多时间和精力。有时，我们所有人都需要摆脱电子邮件。如果您发现自己沉迷于电子邮件，请尝试以下策略以摆脱困境：限制手机上的电子邮件。我们都沉迷于检查电子邮件的部分原因是因为我们始终在智能手机上随身携带电子邮件。禁用推送通知并限制手机上的电子邮件访问权限可以消除这种诱惑，因此您不必经常检查电子邮件。每天只检查一次或两次电子邮件。设置几次每天检查一次您的电子邮件，例如上午10点和下午2点。这样一来，您可以捕获整个晚上或一天中发生的所有事件，而无需不断更新。确保在电子邮件底部的一行上设置自动回复，让人们知道您何时检查电子邮件，以便他们在紧急情况下可以打电话或发短信。一天不要检查电子邮件。这是一个秘密：即使您全天不检查电子邮件，世界也会继续前进。…

看-没有手！如何免提电子邮件-听和说

本月早些时候，我们被NZ Hi Tech Awards评选为评委之一，其中一位法官质疑该应用程序是否真正“免提”。它免提收听电子邮件，但直到最近，如果您想与邮件进行交互，就需要动手。我们最近发布了一些新功能，现在使您可以完全免提处理电子邮件，包括回复，转发，标记，存档或垃圾回收。等待您的命令… 现在，语音命令运行良好，我们认为让语音邮件在每封电子邮件的末尾侦听命令很容易。确实，这很容易，而且是一个很棒的新功能，可以完全免提与电子邮件进行交互。您还可以让它在电子邮件的开头，在标题之后等待命令-说“播放”或“继续”，或者等待10秒以使其照常进行并播放电子邮件正文。蓝牙/方向盘按钮现在，您可以使用方向盘/耳机控件-蓝牙上或耳机上的下一个，上一个和暂停硬件按钮（从技术上讲，这不是“免提”，您无需触摸电话！）。我们支持跳过下一封和上一封电子邮件，快退和快进。如果您按下方向盘/耳机上的“暂停”按钮，则表明它已调用命令监听模式，因此您可以说出任何命令（例如“存档”，“已删除邮件”或“答复”）来指示答复。该版本已在iOS上发布，即将在Android上发布。蓝牙免提配置文件（HFP）现在，我们完全支持蓝牙HFP，这意味着可以通过蓝牙使用麦克风和扬声器。我们还使用设备麦克风和蓝牙扬声器支持蓝牙A2DP模式。…

Mindful.am日历更新：多个Google帐户！

嗨，生产力爱好者，如果您像我们的超级成就创始人乔什（Josh）一样，一个Gmail帐户就不会帮您。您拥有个人Gmail，用于订阅的所有Gmail，以及有效的Google帐户。而且，如果您是营销人员或服务专业人员，则很有可能您已经设置了单独的Google帐户来代表客户处理工作。但是，是否有人想从8个不同的Google帐户管理8个不同的日历？好吧，如果您是受虐狂，也许吧，但否则……嗯……不。这就是为什么我们确保您可以从任何Gmail帐户向您的Mindful日历添加事件的原因。你看！有人刚刚发送了活动邀请，就在我的日历上！界面仍然不亮，但所有这些Google帐户肯定都不错。有很多事情要做，一个地方可以看到它们。当然，您始终可以过滤要查看的事件类型，以使项目日历不会因网络研讨会邀请和Facebook事件而混乱。关键是：现在在这里aaaaalllll。等待您完成它。迫不及待想看看您的想法！要添加更多功能，我们将邀请第一轮Beta版用户！您的生产力，团队正念…

要重新控制收件箱，您今天需要做的三件事

如果您正在阅读本文，则很可能会收到大量电子邮件。您会收到来自老板，同事，客户，家人（包括一个总是在开玩笑的叔叔）的电子邮件，您不记得要签名的新闻通讯，在线订单收据等等。实际上，平均每天您将发送和接收120封电子邮件！今天就开始做这三件事，以便停止“发送电子邮件”，并开始将时间集中在需要完成的实际工作上： 1.请记住：电子邮件是其他人为您创建的待办事项列表您收到的每封电子邮件都是一项任务。电子邮件中可能包含您需要针对您的工作和业务采取特定行动的要求。否则，电子邮件可能仅要求您阅读信息。谨防！您自愿或非自愿注册的新闻通讯是一项任务。停止阅读时事通讯或类似的FYI电子邮件会浪费您完成工作所需的时间。即使是那些我们根据发件人或主题行立即删除的电子邮件也是任务。无论每封电子邮件给您带来的任务类型如何，这些电子邮件中的每一项都有一些共同点：这些任务中的每一项都是由其他人分配给您的！现在，当然，通过设计，其中一些人应该给您任务，主要是老板，客户或直系亲属。但是有很多向我们发送电子邮件的人没有我们的许可，或者没有考虑我们的时间和资源。无论发件人是谁，您的电子邮件都代表其他人的待办事项列表。这就是为什么您不能让电子邮件指示您今天要完成的任务的原因。…