每天处理数十封电子邮件不仅是一个巨大的痛苦，而且对于您的日常工作来说也可能是一个巨大的生产力杀手。 作为开发人员和产品经理，我一直在努力提高生产率，始终专注于任务并尽可能减少浪费时间。 电子邮件实际上是很容易降低我的生产水平的东西之一，但是不幸的是，我们每个人都必须以某种方式处理它。
作为免责声明，本指南无需外部扩展即可使用，并且可能不适用于每个人，尤其是主要工作是回复电子邮件的人员。
为我解决问题的最简单方法是应用艾森豪威尔方法 。 艾森豪威尔方法或艾森豪威尔矩阵是一种非常有效的时间管理工具，也称为紧急重要矩阵。 它可以帮助您按紧迫性和重要性来对任务进行优先级排序，从而整理出您应该委派或根本不要做的不太紧迫和重要的任务。 可以使用相同的原则来组织收件箱。
艾森豪威尔矩阵由紧要和重要的2个轴组成，最终将我们引向4个象限：
- Q1 —紧急和重要（立即执行） ：您应该立即答复的电子邮件
- Q2 —不紧急，但重要（延迟） ：标记这些邮件以待日后答复
- Q3 —紧急但不重要（委托） ：委托或转发这些邮件
- Q4 —不紧急也不重要（删除） ：删除或忽略
设置多个电子邮件帐户
首先，如果您使用多个电子邮件帐户，建议您将所有电子邮件转发到一个主要的Gmail收件箱。 您仍然可以在一个Gmail帐户中使用多个电子邮件地址作为发送地址，并根据发送到的电子邮件地址过滤传入的邮件。
设置将电子邮件转发到另一个电子邮件地址取决于您的电子邮件提供商，但是如果您已经在多个Google帐户中使用Gmail，则可以通过以下方法将邮件转发到另一个地址：
- 单击设置 （右上角的齿轮图标）> 设置
- 转到标签转发和POP / IMAP
- 在“ 转发”部分，添加您要转发电子邮件的电子邮件地址，然后执行以下步骤
现在，在您的主要Gmail帐户或收件箱中，您需要创建另一个发送地址：
- 单击设置 （右上角的齿轮图标）> 设置
- 转到标签帐户和导入
- 邮件发送方式 > 添加其他电子邮件地址部分
- 遵循指示
- 在电子邮件地址列表下， 从邮件发送到的同一地址中选择“ 回复”
为了轻松识别电子邮件发送到的地址，我们将为每个收件箱创建一个过滤器：
- 转到设置 （齿轮图标）> 设置 > 标签
- 在“ 标签”部分，单击“ 创建新标签”
- 输入标签的名称（您可以嵌套标签，例如，如果您有来自某个项目/公司的多个电子邮件帐户，则将它们全部嵌套在一个标签下）
- 转到过滤和阻止的地址
- 创建一个新的过滤器 ，然后在“ 收件人”字段中输入您的电子邮件地址：
- 使用此搜索创建过滤器
- 选中“ 应用标签”，然后选择您之前创建的标签
- 选中还将过滤器应用于x个匹配的会话
- 创建过滤器
新创建的标签将显示在左侧栏中，您还可以在此处为该标签选择自定义颜色。 此外，与收件箱过滤器之一匹配的所有线程也将应用此标签：
现在，我们有了一个用于所有电子邮件帐户和所有传入邮件的主要工具，我们可以开始配置Gmail收件箱并将艾森豪威尔矩阵应用到我们的电子邮件工作流程中。
配置Gmail收件箱
默认情况下，Gmail会尝试强迫您使用其标签结构，我认为这对于个人流量较低的个人帐户可能效果很好，但是对于我的电子邮件行为而言，它并不是一个很好的选择。
因此，要摆脱这些标签，我们需要执行以下步骤：
- 单击设置 （齿轮图标）> 设置
- 转到标签收件箱
- 在“ 类别”部分中，取消选中除“ 主要”之外的所有内容
- 在“ 重要标记”部分中，选择“ 无标记”，并且不要使用我过去的操作来预测哪些消息很重要
- 在“已过滤的邮件”部分中，选中“不覆盖过滤器”
正如艾森豪威尔方法建议将任务（在我们的示例中为电子邮件）分配到象限中一样，我们需要配置这些象限。 由于Gmail已经具有大多数象限的功能，因此只需几个步骤即可完成：
Q1现在就做：这里无所事事，因为我们会立即回复这些邮件。
Q2延期：在这里我们需要设置一个单独的“收件箱”来跟踪延迟的电子邮件：
- 首先，我们需要为延迟的电子邮件创建一个新标签 （请参见上面的操作方法）。 我选择关注的标签名称（因为默认情况下标签按字母顺序排序） 和红色。
- 然后再次转到“设置” （齿轮图标）> “设置” >“ 收件箱”
- 现在，在第一部分“ 收件箱类型”中 ，选择“ 优先收件箱” （您会看到将自动添加2个新部分）
- 默认情况下，您会看到以下配置：
- 我们将第一部分更改为“ 未读”（“选项” >“ 未读”），并保留第三和第四部分的原样。
- 对于第二部分，我们将其配置为显示所有带有注意标签的邮件： 选项 > 更多选项 > 注意
- 在收件箱未读计数部分中，我们在第一部分中选择未读项目
现在，我们应该以以下配置结束：
Q3延期：此处无事可做，因为我们只是将这些电子邮件转发给合适的人。
Q4删除：这里也无事可做，您唯一需要决定的是删除这些邮件还是忽略它们（=标记为已读）
最终，这是我们的收件箱的外观：
应用艾森豪威尔方法
现在我们已经设置了收件箱，我们可以将艾森豪威尔方法应用于处理电子邮件。 应用此方法不仅意味着您已经通过配置Gmail收件箱的布局和选项来完成操作，还意味着您需要一种策略来处理邮件。 电子邮件在正常工作日仍然是一个很大的干扰，通常是成为其他人的待办事项列表的陷阱。
因此，我建议关闭电子邮件的所有通知（台式机和移动设备），以保持专注。 我知道这听起来很违反直觉，因为您习惯于收到有关新电子邮件的通知，但是很快您就会习惯它，并希望看到生产率的提高。 根据电子邮件对您的工作流程或日常工作的重要性，我建议每天预留三个时隙来处理邮件。 在我的情况下，每天有3个15–30分钟的时段（取决于电子邮件的数量，具体取决于产品发布，活动，假期等的多种原因而定）：早上一个，中午（大约或之后）在午休期间）和傍晚（离开办公室或完成工作日之前的最后一件事）。
在每个时间段，我们首先浏览所有未读的电子邮件。 对于每个电子邮件，我们都有4个选项，如“艾森豪威尔矩阵”所建议的：“立即执行”，“推迟”，“委托”，“删除”（或“忽略”）。 当您应用此方法时，一开始总是很难评估每个任务或电子邮件的重要性或紧迫性，但这需要一些实践。 我们中的许多人习惯于立即答复电子邮件，并且我们的大脑被欺骗以为每封电子邮件都是紧急且重要的。 通常，您会发现大多数电子邮件都不如您想像的那么重要和紧迫，因此，我建议您如果不确定哪个选项或象限最适合电子邮件，请始终选择较低的象限。
如果您打开了一封紧急且重要的电子邮件，请立即答复。 对于重要但又不需要立即答复的邮件，只需添加标签注意事项并转到下一封。 如果您是一个人工作，或者没有人可以接管该电子邮件，那么我们会将第三季度的电子邮件转发给合适的人，然后决定推迟还是删除它。 其他所有电子邮件都可以删除或忽略（=标记为已读）。
如果您没有未读的电子邮件，或者在专用时隙中还剩一些时间，则可以继续在Defer（延迟）框中应答电子邮件（=应用标签关注 ）。
自动接收电子邮件
设置好布局并知道您要处理电子邮件之后，我们仍然有大量（或在某些情况下可能不是那么大）未读电子邮件和每天收到的大量新电子邮件。 这就是为什么我还将向您展示如何自动处理某些传入邮件的原因。
通常，如果您使用电子邮件进行注册以使用工具或服务，则会收到大量的入职电子邮件或新闻通讯，这会稀释您的收件箱，并使您难以掌握更重要的个人邮件。 Gmail的优点是您可以轻松地为此目的轻松创建电子邮件地址。 这可以通过在@符号前面添加一个+和一个单词来完成，例如，如果您的电子邮件地址是david@example.com ，则可以在以下地址上创建类似david+signup@example.com或david+newsletter@example.com的地址。即时和Gmail会在您的收件箱中捕获这些电子邮件。 然后，可以使用这些地址来更轻松地进行分割和更轻松地过滤收件箱。
我建议您“创建”至少2个电子邮件地址：
- david+signup@example.com，用于注册新服务和工具
- david+newsletter@example.com接收新闻通讯
对于您经常使用的工具或服务，您还可以为它们添加单独的电子邮件，例如david+twitter@example.com或david+trello@example.com以防您想要对它们进行分组（此外：这样一来，您可以查看是否有服务正在与他人共享您的电子邮件地址）。 我通常不希望从注册工具中收到任何邮件，甚至对所有注册都使用专用的全包电子邮件地址。 每个注册都附带大量的入门，营销和通知电子邮件，我不希望我的主要电子邮件帐户被这些电子邮件所淹没。
无论哪种方式，您都不希望这些电子邮件稀释您的收件箱，这就是为什么我们将为这些邮件设置过滤器以跳过收件箱，但不要将它们标记为已读，因为我们尚未阅读它们。 作为示例，我们将为电子邮件地址david+newsletter@example.com创建新闻标签：
- 设置 （齿轮图标）> 过滤器和被阻止的地址 > 创建一个新的过滤器
- 在“ 收件人”字段中添加david+newsletter@example.com ，然后在此搜索中单击“ 创建过滤器”
- 选中跳过收件箱，应用标签 时事通讯 ， 还将过滤器应用于匹配的会话
这样，这些电子邮件将不会显示在您的收件箱中，而是被分组在新闻通讯的标签下，并且仍被标记为未读。
这只是标签和过滤器可以使用的示例之一，取决于您的工作流程或处理电子邮件的方式，创意没有限制。
Gmail的开机和自定义
除了大量的Gmail专业扩展程序（如Streak，ActiveInbox等）之外，Gmail还具有一些便捷的内置功能，只需启用它们即可。
要启用它们，请转到“设置” （齿轮图标）> “设置” >“ 实验室” 。 这些是Gmail的一些实验功能，因此它们可能随时更改，中断或消失。 尽管如此，其中一些功能还是非常有用的，但是您需要自己决定是否要使用它们，以及哪些最适合您的工作流程。 我启用了以下实验室：
- 罐头回应
- 标记为已读按钮
您还可以通过选择其他主题（ “设置” （齿轮图标）>“ 主题” ，我更喜欢深色布局）来进一步自定义Gmail体验，或者在“线程”视图中更改线程的高度（ “设置” （齿轮图标）>“ 显示密度” ，“我使用舒适” ）。
而已
我希望此设置可以帮助您改善电子邮件工作流程并提高生产率。 如果您对本文有任何疑问或建议，请随时发这篇文章或在Twitter上打我：@pichsenmeister
