时间管理 – 第27页小小书 XXshu

计划是指导，而不是主人

图片来源：Pexels.com 人们常常认为计划繁琐，如果不能坚持计划，就会感到压力很大（就像计划本身就是一种浪费）。我认为规划是：1）从长远来看节省时间； 2）自由。首先，如果您今天花10分钟计划明天的工作，或者本周末花30分钟计划您的一周，那么您将在第二天或第二周节省数小时。在计划时，您正在考虑一次需要做的所有事情并适当地确定优先级。这样，您就可以花第二天或下一周的时间执行任务，而不必一遍又一遍地思考您需要做什么。但是，我认为我想在这里提出的更重要的一点是，制定一个计划实际上可以提供自由……只要您将计划视为（灵活的）指导而非（任务的）主人即可。计划可以避免焦虑（因为您知道您需要做的事情），可以避免浪费时间（因为您花费时间而不是进行重新哈希处理），也可以避免过度思考（因为您通过以下方式释放了大脑空间）将您需要做的所有事情都放在您的计划中）。以下是几个示例，这些示例说明了灵活的计划如何发挥您的优势：结束工作日计划如果您花10分钟的时间查看任务列表并为第二天进行优先级排序，那么当您第二天开始工作时，则无需花费任何时间去思考应该先做什么，或者决定要做什么。您已经确定了优先顺序。您击中地面。现在，当然，一天之内都会发生一些不属于您计划的事情。但是现在您可以拿走每个项目，并确定是否需要将其优先级设置为比计划的要高，或者是否应该为将来的优先级。即将到来的任务不再需要使您脱轨，您将更有能力确定是否需要重新调整计划以适应这些任务。每周膳食计划…

如何通过番茄技术提高生产力

拖延是什么意思？简单来说，拖延是指一个人故意拖延完成任务的时间。随着时间的流逝，这会成为一种习惯，因为在遇到阻力时走路总是比较容易。陷入拖延的陷阱很容易，而这样做的根本原因因人而异。如果您知道这些陷阱，应该可以更容易地避免这些陷阱，但我们仍然经常犯同样的错误。试图通过拖延我们延误工作的其他原因掩盖我们的拖延行为，只是人的本性。为了克服这种不良习惯，我们必须首先承认问题的实质，而不是寻求其他方面的责任。番茄拖拉技术 Pomodoro技术可以帮助您分散注意力，保持高度专注，并在短时间内完成工作，同时经常休息一下以放松身心。最重要的是，这很容易。如果您的工作繁忙，可以完成任务，那么这是完成任务的好方法。让我们对其进行分解，看看如何将其应用于您的工作。 Pomodoro是一个周期性系统。您需要进行短距离的冲刺，这可以确保您始终保持生产力。您还可以定期休息，以增强动力并保持创造力。我如何使用这种番茄技术为了判断我的工作，我多少次分散了我的注意力，我几次分散了自己的注意力，我使用了这种番茄酱技术。我选择了要在特定时间完成的工作/任务，并注意到我在工作中的动作。…

下一步是什么？一个简单的框架使我的工作效率提高了3倍。

图片来源：Austris Augusts — https://unsplash.com/@biosss91 您已经听说过人们说“一个地方，所有地方都在这里。”关于保持整洁和有条理的流行建议-保持东西顺畅。大多数人是根据自己的财产来考虑的。那是因为对于需要某物的任何人来说，最具破坏性的问题是那东西在哪里？当找不到所需的东西时，就无法前进。您别无选择，只能停下来或li行。因此，我们整理了自己的房屋和办公室。我们保持整洁。我们把一切都排队。但是为什么要停止我们的财产呢？让我们保持动作（或工作）整齐有序。这样，我们确切知道下一步。我们从不寻找需要完成的任务。就是这样-如果您整日决定自己需要做些什么，那么拥有一个井井有条的厨房是没有用的。…

优先处理紧急事项和重要事项

这是一系列讨论我们可以在生活中形成的边界以实现工作与生活和谐的系列。几个月前，我有机会和我的一个好朋友早午餐，让我们叫她萨莉。萨莉（Sally）尽管我深爱着她，但却是个自夸的工作狂！每次外出旅行时，我们都会追赶典型的话题，但是几乎总是我们将大部分时间都花在谈论工作与生活的和谐，或者缺乏和谐。您会发现，Sally具有非常特别的工作风格。她下定决心，有远见。她的老鹰眼睛会发现财务模型中的错误，这会让其他人挠头。她将在任何项目上花费大量时间和精力，以使其正确无误。她以定期燃烧午夜的燃油而闻名，并且对任何工作要求都说“是”（请参阅我在无情工作中设定界限的文章“是”）。莎莉（Sally）和我经常开玩笑时也喜欢松鼠（看电影Up以获得参考）。因此，在这一天，当莎莉（Sally）说：“丽莎（Lisa），我学到了有关电子邮件的重要课程”，对此我很感兴趣，并请她解释一下。萨莉（Sally）谈到每天都要受到数百封电子邮件的轰炸，其中包括多次要求她投入时间和精力从事各种工作项目。她有自己的工作量，她是办公室中处理各种项目和任务的理想去处。如果出现显示“这很紧急”的电子邮件，或者同事从她的办公室来寻求帮助，她可能正在处理某些事情，并将其完全丢弃。莎莉很清楚，她正在长时间工作，并且精疲力尽。然而，她的经理们对她的团队努力表示赞赏，并提拔了她并给予了她加薪。然后，命运的一天，萨莉不知所措，压力重重，走进经理办公室告诉他当时的经历。那天，Sally的经理解释了紧急与重要工作之间的区别。…

待办事项清单并非完成任务的答案

从NFL教练和四星级将军到畅销书作家和对冲基金经理，我已经帮助了成千上万的人，使他们不再那么忙碌，而可以做更多的事情。我被问到如何提高生产率的建议，以至于我将其中大部分打包成一个在线研讨会，我称之为“疯狂提高生产力”。今天，我想分享我发现的最大秘密之一。这是我认识的一些最有生产力的人的秘密，而且不是直觉。成功的人不要列出待办事项。我知道这听起来很疯狂，但这是真的。周六说，我们大多数使用待办事项清单的人都会拿出一张纸，写下我们想做的事情。看起来像这样。那太糟了。而且它之所以不断增长，是因为人们对新事物说“是”的速度并没有超出他们完成工作的速度。待办事项清单很容易，这是一件不好的事情。由于添加事物非常简单，因此这些列表会越来越多。更糟糕的是，他们鼓励我们默认为“是”而不是“否”。因为很容易说“是”，这就是我们要做的。难怪我们会感到压力和焦虑。人生的真正价值来自于拒绝。为了帮助您说不，您需要一些磨擦。待办事项列表问题的解决方案实际上非常简单。您必须进行一项更改：安排它。…

优先考虑项目任务的实用指南

是否曾经觉得一天没有足够的时间来完成所有工作？在一个日益紧密联系和苛刻的业务环境中，我们都会不时地感受到这种方式。优先级冲突，突发事件，不断提出新要求以及缺乏重要资源，这通常意味着我们将时间浪费在无关紧要的工作上，而不是去处理高价值，有意义的任务。一项针对1,500名高管的全球调查发现，只有9％的人对自己的工作方式感到满意。此外，只有52％的受访者表示，他们度过的时光很大程度上符合其组织的战略重点。将时间视为无限资源，使我们能够完成每项任务，这会减少个人，团队和组织的成功。如果一切都放在首位，那么您如何实现任何重要或有价值的事情？开发一种系统的方法来对工作进行优先排序是您应对过多时间需求的秘密武器。请继续阅读以了解有关优先级排序技术的更多信息，这些优先级排序技术可用于您自己的项目工作，计划团队活动以及与利益相关者的合作。优先级101 优先级排序是指通过评估一组项目并按重要性或紧迫性对其进行排名来“先做第一件事”。简而言之，优先级排序意味着在决定下一步该做什么之前，先确定什么是重要的，什么是紧迫的（有区别！）。考虑帕累托原理，也称为80/20规则；我们从20％的工作中获得80％的结果。确定优先顺序应该为正确的事情腾出更多时间，因为20％的宝贵时间可以帮助您实现长期的个人和职业目标。此重点还将提高您的生产率水平。现在您知道了为什么需要开始确定工作负载的优先级，实际上该如何做呢？个人优先排序方法…

Cal Newport：经典街机游戏的生产力经验教训

分心的玩家最近有一位读者与我分享了他一生中的有趣观察。为了提供一些背景信息，该读者是经典街机游戏蛇（如上所示）的粉丝。这个游戏很难：随着蛇的成长，它需要越来越集中的注意力，以避免扭回自己并结束回合。读者注意到的是，每当他暂停游戏以快速打断游戏时（例如，回答文字或与走进房间的人交谈），他在返回游戏后不久就很可能失败。这些街机斗争听起来并不令人惊讶，但事实证明，这是每个知识工作者都应了解的心理影响的一个很好的例子：注意力残留。您忽略的最重要理论商业教授Sophie Leroy率先提出了关于注意力残留的研究文献，该文献表明，即使转移是短暂的，切换注意力也要付出代价。当您将注意力从一个目标转移到另一个目标时，原始目标会留下“残留物”，从而在很短的时间内降低认知能力。这可能是使读者的街机游戏性能下降的一种效果：当他将注意力转移到由打断带来的新目标上，然后又回到游戏中时，所产生的注意力残留降低了他的认知表现，因此他的游戏体验受到了影响。正如我在《深度工作》中所论证的那样，这种影响会对知识工作者的生产力产生深远的负面影响。更详细地讲，大多数声称完成一项任务的知识工作者实际上主要是一次完成一项工作，但是通过一系列频繁的公正检查来打断这项工作（快速浏览短信，电子邮件收件箱，闲置渠道，社交媒体供稿）等等… 以防万一重要的事情已经到来）。…

过去的论文是您未来的关键

如果你未来的自我会告诉你一件事，那就是：做。更多。过去。文件。为什么？虽然不是大多数人都觉得有趣，而是过去的论文，但它们确实是考试成功的关键。它们是整个修订过程中最重要的部分。您所做的所有修订的最高潮。不做过以往的论文，就像试图从未参加过汽车的驾驶考试一样。理论知识只会带您走那么远，而且绝对不会获得A *或9级成绩。您可能拥有所有知识，但是如果您不能正确地将其应用于测试或考试条件中的问题，那么它将无法正常工作。过去的论文不值得害怕。他们是您的朋友，我们保证！一开始它们可能看起来有些令人生畏，但是一旦您知道如何有效地使用它们，您将开始获得好处。您很快就会发现，考试问题往往会遵循一定的规律和模式，这主要是因为考官实际上并没有试图使您绊倒，他们只是想看看您如何应用您从多年的学习中学到的知识…… 可悲的是，过去的论文是有限的资源，因此您想以最有效的方式进行处理。过去的纸练习有两个阶段…

通过有效的会议管理体验项目成功

会议是项目管理中的一种生活方式。每周的项目团队会议，敏捷项目的每日站立会议，每周的客户状态电话和会议，大型政府计划和项目的季度审查以及我曾经领导或参与的几乎每个项目的启动会议。会议的召开方式可能会使您作为项目经理的工作变得更轻松或更艰辛……坚持使用一些好的会议管理技术永远是您成功的最佳计划。根据我的经验，准备项目所需的任何会议时都需要考虑五件事。在我介绍这些内容时，请考虑您自己的会议准备流程，并评论您可能有的其他提示… 做好计划。召开大型会议的最初关键是预先计划。切勿仅根据需要，需要或决定召开会议。无论问题有多小，始终至少要做一些前期计划。您永远都不想被贴上“主持会议”的会议主持人的标签。您会很快发现人们不想放弃宝贵的工作时间来参加您的一场会议，而会议没有一个很好的解决方案，确定的目的或目标。如果要召开会议，将信息提供者聚集在一起，以针对需要在项目上做出的关键决定，那么请确保您正确记录所需的信息，需要做出的决定以及下一步将要采取的行动。如果这是例行的项目会议，请确保您有详细的议程，其中包括当前的项目状态，接下来发生的事情以及任何其他已同意的常规信息。通常，项目状态报告是此过程的一个很好的输入。换句话说，不管会议的目的是什么，都有适合潜在和计划参加者的材料，可以帮助您在会议期间从他们中获取最相关的信息。提前发送信息。始终提前将信息（包括详细的议程）发送给计划的会议参与者。如果可能的话，提前二十四个小时是一个很好的经验法则。您给参加者的时间越长，他们越有可能准备参加并为您提供所需的信息。…

痴迷于不相关的信息

在大学教室的任何一天，您都可以环顾四周，看到许多学生在计算机屏幕上打开了多个选项卡。他们在尝试完成任务或全神贯注的同时，还在检查Facebook，阅读新闻并观看烹饪教程。这就是问题所在：我们将所有这些工作都投入到一次完成多个工作中的努力中，但是我们并没有最大限度地利用信息获取和完成工作的潜力。当我们可以尽我们最大的能力一次完成一项任务时，我们将同时处理数十项任务，但质量却无可匹敌。斯坦福大学的一项研究表明，人们每次专注于一项任务时，他们的生产力就会大大提高。该研究探讨了“高多任务者”与低多任务者相比表现如何。您可能会认为习惯于一次专注于一件事以上的人会比较擅长，但是研究发现相反。实际上，研究人员发现，多才多艺的人不太可能保留信息并遵循指示，即使被告知分散注意力，他们也会因分散注意力而不断放慢脚步。我想无关的信息是我们似乎无法解决的困扰。这种痴迷使我们无法完成工作，并且浪费了我们真正喜欢做的事情所花费的时间。我已经阅读了有关如何避免分心的清单。我已就如何创建高效的工作空间提出了建议。我可以喝茶，坐直，坐上耳机，然后开始工作，但是那种分心的感觉总会蔓延开来。但这不只是检查社交媒体的冲动：我可能会开始从事其他工作，查看我的工作电子邮件，或计划晚餐时我要吃什么。通过一次专注于多个事情，我们将注意力从手头的任务上转移开了。一个小时要花两个小时，这又是一个整整一个小时，可以专门用于完全不同的优先事项：完成另一个任务，跟朋友见面，瑜伽，躺在床上看卢克·凯奇（Luke Cage）。…