会议是项目管理中的一种生活方式。 每周的项目团队会议，敏捷项目的每日站立会议，每周的客户状态电话和会议，大型政府计划和项目的季度审查以及我曾经领导或参与的几乎每个项目的启动会议。 会议的召开方式可能会使您作为项目经理的工作变得更轻松或更艰辛……坚持使用一些好的会议管理技术永远是您成功的最佳计划。 根据我的经验，准备项目所需的任何会议时都需要考虑五件事。 在我介绍这些内容时，请考虑您自己的会议准备流程，并评论您可能有的其他提示…
做好计划。 召开大型会议的最初关键是预先计划。 切勿仅根据需要，需要或决定召开会议。 无论问题有多小，始终至少要做一些前期计划。 您永远都不想被贴上“主持会议”的会议主持人的标签。您会很快发现人们不想放弃宝贵的工作时间来参加您的一场会议，而会议没有一个很好的解决方案，确定的目的或目标。
如果要召开会议，将信息提供者聚集在一起，以针对需要在项目上做出的关键决定，那么请确保您正确记录所需的信息，需要做出的决定以及下一步将要采取的行动。 如果这是例行的项目会议，请确保您有详细的议程，其中包括当前的项目状态，接下来发生的事情以及任何其他已同意的常规信息。 通常，项目状态报告是此过程的一个很好的输入。 换句话说，不管会议的目的是什么，都有适合潜在和计划参加者的材料，可以帮助您在会议期间从他们中获取最相关的信息。
提前发送信息。 始终提前将信息（包括详细的议程）发送给计划的会议参与者。 如果可能的话，提前二十四个小时是一个很好的经验法则。 您给参加者的时间越长，他们越有可能准备参加并为您提供所需的信息。 目标是在一堂课中完成这项工作-那些总是需要多次会议才能完成一件事的人会迅速被标记为混乱的时间浪费者，而他们的会议出席率将会减少。
遵守计划和时间表。 遵守会议的计划时间表。 按时开始，按时结束。 如果您作为主持人的名声能够参加并举办高效而有效的会议，则您的利益相关者和各种与会人员的时间很宝贵，您正在进行的会议出席率和参与度将很高。 不要成为阻止会议以加快后来者的步伐的人（除非是您的CEO甚至是……），因为这会让那些准时参加会议的人感到沮丧。 最好告诉10％的新手不要忍受，而不是让他们适应，并让其他90％总是按时出现的人感到沮丧。 并按时结束…这些人有工作要做，如果他们知道您总是运行很长时间，那么在您进行会议时，他们将在笔记本电脑上完成其他工作。 您不需要那样的方法-实际上，您可能希望在会议期间禁止使用笔记本电脑。 如果这是一次重要会议，我会这样做，我需要他们的110％的关注。 如果有笔记本电脑，我保证您不会全神贯注。
还有一件事……永远不要取消您的定期会议。 即使一个项目似乎在两个阶段之间都处于停滞状态，并且什么也没发生，仍然继续每周召开一次会议。 即使您所要做的就是花10分钟在会议室或电话中四处走动，与所有与会者进行交流，以快速了解他们的工作状况或可能遇到的任何问题，这仍然会有所帮助，而且会持续不断。 您永远不会知道在这样的通话或会议期间何时会收到关键信息。 如果您开始取消会议，则只有在该项目再次全面启动时，使他们重新回到那些席位上才更加困难。 另外，我们的目标是使每个人都始终保持在同一页面上，而这些快速会议只会帮助确保它保持这种状态。
做好文件。 确保对提供的所有信息以及进行的任何决策和任务分配都做好记笔记。 您将自己需要它，项目进度表更新，状态报告以及不久将要进行的下一步。 沟通是项目经理的第一要务，信息的收集和传播是其中的一部分。 您从这样的会议中了解到的可能与其他人（或至少一定比例的参与者）所理解的不同，因此请为您和每个人做好记笔记。
随后进行跟进。 在每次项目会议之后，准备发送会议记录。 同样，关键是在项目参与期间，始终让所有人都在同一页面上。 当您将会议记录发送给所有与会者和主要利益相关者时，要求他们回馈对本次会议讨论和决定的内容的任何反馈，问题或替代理解。 不是每个人都能抓住一切或听到相同的声音。 您不想等待一两周才能发现与会者错过了您给他们的任务……结果可能会错过关键的项目截止日期。 第二天中午之前要求您答复，如有需要，请修改笔记，然后再将会议信息重新发送给所有人。
摘要/要求输入
最重要的是始终使每个人都在项目上前进，做出决定，从关键参与者那里获取信息，并使每个人都在同一页面上。 通过有效和高效的会议领导才能做到这一点的项目经理将赢得比失败更多的项目……这永远是件好事。
读者-您有什么想法？ 您如何确保项目会议尽可能有效？ 您是否同意此清单？ 您将添加或更改什么？
