如果您正在阅读本文，则很可能会收到大量电子邮件。 您会收到来自老板，同事，客户，家人（包括一个总是在开玩笑的叔叔）的电子邮件，您不记得要签名的新闻通讯，在线订单收据等等。 实际上，平均每天您将发送和接收120封电子邮件！
今天就开始做这三件事，以便停止“发送电子邮件”，并开始将时间集中在需要完成的实际工作上：
1.请记住：电子邮件是其他人为您创建的待办事项列表
您收到的每封电子邮件都是一项任务。 电子邮件中可能包含您需要针对您的工作和业务采取特定行动的要求。 否则，电子邮件可能仅要求您阅读信息。 谨防！ 您自愿或非自愿注册的新闻通讯是一项任务。 停止阅读时事通讯或类似的FYI电子邮件会浪费您完成工作所需的时间。 即使是那些我们根据发件人或主题行立即删除的电子邮件也是任务。
无论每封电子邮件给您带来的任务类型如何，这些电子邮件中的每一项都有一些共同点： 这些任务中的每一项都是由其他人分配给您的！ 现在，当然，通过设计，其中一些人应该给您任务，主要是老板，客户或直系亲属。 但是有很多向我们发送电子邮件的人没有我们的许可，或者没有考虑我们的时间和资源。 无论发件人是谁，您的电子邮件都代表其他人的待办事项列表。
这就是为什么您不能让电子邮件指示您今天要完成的任务的原因。 如果您在开始工作日之前先检查电子邮件，然后再检查自己的任务清单，那么您已经将宝贵的时间控制权交给了其他人，这些人可以轻易破坏您的每日，每周甚至年度目标。 如果每天继续让别人控制自己的一天，那么您会发现自己偏离了工作重点。
解决方案：维护自己的待办事项清单，并每天进行监控和更新。 不要开始检查电子邮件。 在其他人有机会竞标您的时间和精力之前，先确定您今天要完成的工作。
2.每隔五分钟检查一次电子邮件，可以喂饱大脑的多巴胺成瘾
面对现实吧。 每次刷新收件箱时，工作量都会增加，因此我们收到的大多数电子邮件都不好玩。 但是有时我们会得到一些好消息！ 我们收到一封电子邮件，通知我们工作项目将按时完成，且预算不足，客户已同意续签合同，或者我们将获得加薪或晋升。 这个好消息助长了我们大脑中的多巴胺冲动，我们的大脑沉迷于多巴胺。
Jocelyn K. Glei在她的《退订》一书中将我们的收件箱与老虎机进行了比较。 包含重大新闻的电子邮件在我们的大脑中产生与在老虎机上成功获胜一样对我们造成的多巴胺冲动。 一旦大脑领会了我们的收件箱可以提供的出色可能性，它就会被吸引住！ 这就是为什么您发现自己一整天都下意识地检查电子邮件的原因。 每当您从正在处理的内容切换回收件箱时，都会破坏您的注意力和思路，这可能需要几分钟才能重新获得您的注意力。 每天将这种分散注意力的效果乘以数十次，观察小时数流逝而没有完成任何扎实的工作。
为了与这种成瘾作斗争，您可以立即采用几种不同的技术。 首先，安排时间检查电子邮件，甚至可能每天早上或晚上都在日历上浪费大量时间仅用于发送电子邮件。 您还可以将收件箱邮件设置调整为仅每30或60分钟接收一次电子邮件。 这样一来，您便知道收货箱很快不会有任何新内容。
最后，关闭推送通知！ 手机或台式机上的每当响起铃声，嗡嗡声或嗡嗡声，提醒您有电子邮件或其他消息时，都会立即激发大脑的欲望冲动，大脑将尽一切可能使您检查该通知的全部内容。 你永远不知道，可能是一件好事。
解决方案：认识到我们的大脑已经迷上了电子邮件。 关闭推送通知并调整您的邮件接收设置，以限制每天的电子邮件分心。
3.您可能有太多的电子邮件文件夹
设置数十个电子邮件文件夹或标签来对已存档的电子邮件进行排序是一种主要的浪费时间，并且可能变得很麻烦。 请允许我演示：
如果为老板的每封电子邮件设置一个文件夹，并且为与特定项目有关的每封电子邮件设置另一个文件夹，该怎么办？ 然后，老板向您发送有关该项目的电子邮件。 你是做什么？ 您必须考虑电子邮件的存储位置，或者可能要经历创建副本的过程，才能将电子邮件放置在两个位置。 浪费了太多时间！ 借助电子邮件客户端搜索功能，您可以在单个文件夹或存档中找到每封电子邮件。 无需将电子邮件归档到不同的文件夹和类别中。 很有可能，您只回头查看了很少一部分已处理的电子邮件。
我将所有已处理的电子邮件存储在单个“ 所有电子邮件”文件夹中 。 如果我需要查找旧电子邮件，则确切知道它的位置。 在归档电子邮件之前，请将所有附件下载到您的桌面或云中。 如果需要从电子邮件中保存便笺，请使用Microsoft OneNote或Evernote之类的工具来存储信息。 电子邮件客户端仅用于将信息从一个人传输到另一个人，而不能正确存储和组织信息。 如果您是GMAIL用户，请避免使用标签和标签，而仅对处理后收到的每封电子邮件进行存档。
解决方案：为所有已处理的电子邮件设置一个“所有电子邮件”文件夹，而不是拥有多个文件夹来覆盖您与之交互的每个类别和人员。 相信您的电子邮件搜索功能可以查找任何旧电子邮件。
电子邮件只是将信息从一个人传输到另一个人的一种方式。 这些人以您的方式向您发送所有这些“重要”信息，这给您带来了很多工作和麻烦，但不幸的是您的大脑沉迷了。 记住要控制您的日常时间并通过先检查待办事项清单来集中精力，并保持简单的电子邮件处理方法以避免浪费时间在“做电子邮件”上，以便将更多时间花在您喜欢做的工作上。
