Productivity – 第363页小小书 XXshu

时间追踪的7大致命罪过

我们已经尝试向您解释为什么跟踪时间，收集数据并使用结果进行改进如此重要。仅仅购买软件可能是一个不错的开始，但是不能保证最终您会做出积极的改变。是的，许多中小型公司都购买了它，并且许多成功地实施了它。然而，其中一些失败了。在这篇文章中，我们将尝试找出原因 -而不是成为“ 一些 ”之一，而是成为“ 许多 ”之一。许多以数据为中心的公司都会犯常见的错误，从而导致这样的情况：充其量，您正在收集难以分析的数据，而最坏的情况是，这完全浪费了组织的时间。您可能会在自己的公司中至少遇到以下问题之一：没有清晰的愿景您的业务不断发展，您雇用了更多的人来完成工作，现在您需要一种工具来组织所有工作。很好，但是为什么需要时间跟踪？您对员工的工作日看起来有一个独特的概念吗？您知道结果“满意”或“不满意”吗？还是只想知道他们在做什么？…

改善任务管理的20个技巧

命名任务时，要简洁明了，但不要太罗word，如果您需要添加更多详细信息，请将它们添加到任务的“注释”部分（大多数任务应用程序（例如Todoist）都具有注释/注释功能）。始终尝试将操作包含在任务名称中，例如“给迈克打电话”或“给约翰发送电子邮件”。使用您将实际使用的标签，并且不要创建太多标签，否则，根本不要使用标签，创建（和管理）太多标签会占用您更多的时间。如果您的大脑“总是为了安全起见，请附加该文件？”，请始终附加文件。在这里相信您的直觉，这可以节省您数小时的搜索。如果一个任务有许多文件，请在任务的“注释/注释”部分粘贴一个Dropbox链接。不要住在收件箱中。使用收件箱进行临时排序是可以的，但请记住要尽快将任务分配给项目，否则收件箱可能会遭受损失。将您的每日计划任务限制为每天 10个或更少。在“今日”视图中看到太多任务可能会导致您负担过重，这可能导致您完全推迟执行这些任务。如果您的应用程序提供此功能，但又不要太疯狂，请利用重复任务，将其保持在可管理的水平。避免将任务应用程序与您不喜欢的用户界面一起使用。您越能享受应用程序的美感，就会使用它的次数越多。利用键盘快捷键。您可以在软件中添加，编辑和完成任务的速度越快，您就可以越早地专注于手头的实际任务。…

有效管理电子邮件的7个基本技巧

大多数人认为Gmail确实很棒。它可以完成工作：通讯，存储消息，有时还可以进行环聊。但是，如果您是高级用户，并且Gmail是您业务的重要组成部分，则要使其井井有条，井井有条，就需要您采取一些直接的措施。我们收集了七个有效使用电子邮件的重要技巧，这些技巧可以使您始终处于收件箱的顶部。 1.将邮件转发到一个收件箱在甚至开始管理收件箱之前，请先问自己-“其中之一？”。我们大多数人没有一个电子邮件地址。这里有您的个人收件箱，工作电子邮件，“旧”或大学邮箱，垃圾收件箱等。并非所有这些邮件都很重要，但有时您可能会收到一些需要您立即关注的邮件。如果是这样，那么您可能会发现自己连续检查多个收件箱，监视它们是否有更新，而不是对工作进行优先级排序并损害整体生产力。您可以采取几种措施来避免这种情况。首先，完全避免检查除您用于工作的收件箱以外的所有其他收件箱。您的所有社交媒体通知，促销和更新均不应中断您的工作流程。但是，如果您有多个工作收件箱（假设一个是您的个人工作电子邮件，另一个是您公司的支持收件箱，等等），则最好至少不要同时打开它们。最好的解决方案是在Gmail中设置自动电子邮件转发。假设有一封新邮件到达您的个人电子邮件地址，它将自动转发到您的工作收件箱。这意味着您可以在一个收件箱中接收发给多个Gmail帐户的邮件。这不会减少电子邮件的混乱情况，但是您不会经常在多个收件箱之间切换，也不会在其他帐户上丢失一些重要的邮件。

如何在macOS Sierra上的Safari中观看YouTube视频

如果您像我一样，可能会不时地在前台播放视频。因此，如果您像我一样，您可能已经在Google上搜索了如何启用PIP模式以实现从9to5Mac的链接是没有用的，因为该选项似乎已被YouTube终止。但是不要担心，很容易找回。转到Safari中的菜单栏，单击首选项。在Safari中单击首选项。然后单击Advanced ，然后在菜单栏中的Show Develop菜单上启用，然后关闭首选项窗口。首选项窗格中的高级选项卡接下来打开您要检查的YouTube视频有关视频的网页接下来，返回Safari的菜单栏，依次单击“ 开发”和“ 用户代理”，然后单击Safari（iOS 10或更高版本）-iPhone 为用户代理开发菜单选择然后单击小画中画图标，就完成了。…

减少工作量：为什么我们可以通过相互合作来共同完成更多工作

凯瑟琳·克拉克摄在东海岸的某个地方，一个花了整个上午调试代码的软件开发人员将他的沃尔沃（Volvo）操纵到了女儿学龄前以外街道上一个非常舒适的地方。不用着急，当他最终切断引擎时，他对任何人都说“ Niiice ”，然后走进屋子去收集他的孩子。在五千英里外，他的一个同事盯着笔记本电脑的屏幕，而炖牛肉的气味在厨房里慢慢煮熟，使它散发出芳香的味道。他对另一名团队成员讲耳机，他正在护理她的早晨咖啡，圈中的猫，并从六千英里处分享她的屏幕。同时，就在加美边境以南，他们的首席执行官接近了他的堆肥箱，干草叉。他已经工作了几个小时，测试了开发团队为其第一个SaaS工具构建的一些新功能。现在，他在考虑用干草叉挖东西时的下一步工作，转动腐烂的草屑和食物残渣，以便它们分解得更快。在“开放团队”中，这就是我们的工作方式：不要与我们的家庭和家庭分开，而要与他们融为一体。对于我们来说，遥远的胜利不仅是因为我们更加沉浸在工作支持的生活中，还因为当我们不不断地在共享空间中进行同步工作时，我们可以以团队的方式做更多的事情。远程开展业务可最大程度地减少各种无形但非常实际的浪费，使我们能够比以往在同一个屋檐下更加努力地协调工作并更加高效地达成共识。当工作妨碍工作时我们随便接受的工作中的许多内容实际上破坏了它。但是拿走砖瓦和灰浆，行李就可以显示出来：分裂的自我必须付出两倍的努力试图将我们的工作生活和个人生活分开，会产生压力，这会损害我们试图通过将两者分开来培养的专注力和效率。…

迟坐理论是生产力的主要威胁

星星不会互相拉低以使其更明显，它们只会发出更明亮的光芒。这就是定义员工与员工关系的方式。对于迟坐理论，同样适用。让我们将概念重新描述到特定点。通常的星期三为背景。时钟在六点三分。一些员工仍在咖啡机旁嗡嗡作响。我重新检查了时钟，这不是我第一次注意到现场。我检查了他们当天是否还有待处理的工作。答案是肯定的。他们确实有一些小任务，一些状态更新中，代码更正等等。他们为什么不能将工作按优先顺序排在优先次序，或者只是故意延长工作时间？我向正在准备一杯热黑咖啡的同伴询问。在这些工作日中，我们还有其他事情要做。仅无聊的夜晚。但是在这里，我们有免费的互联网，交流电，笔记本电脑，咖啡，食堂，诸如此类的消遣娱乐；她故意回答。我补充说，通常没有老板。…

因此，您将错过最后期限。现在怎么办？

你有没有错过最后期限？如果是这样，您并不孤单。即使是最尽职的工作者也偶尔会落后，尤其是在面对艰巨的任务清单时。发生这种情况时，与您是否按时完成任务相比，您的反应方式对于您未来的职业可能甚至更为重要。错过最后期限的原因有很多。您可能会发现没有足够的时间来完成工作。在某些情况下，由于客户反复更改项目范围，您自己的领导者和项目经理可能无所事事。您可能还会发现其他团队成员没有发挥应有的作用，迫使您进行多人工作。无论出于何种原因，重要的是要避免责怪游戏，而应着重于为即将到来的截止日期找到有效的解决方案。 1.记录一切错过最后期限的准备工作早于最后几周就开始了。如果您已记录了已做的所有事情，以及要求您进行的突然更改，您将可以放心地回答任何问题。您的领导者可能完全理解延迟，但是您的文档可能会很有用，因为他们向项目经理或客户解释了需要调整时间表。为了提高安全性，可以考虑使用时间跟踪工具来清楚地记录已完成的工作。您不必使用这些信息，但是手头上的感觉会更好。 2.让别人立即知道您越早能告诉权力您将要迟到，那就越好。如果您有项目经理，请从那里开始。对于需要额外时间才能完成项目的团队，项目经理可能是最好的拥护者。…

糟糕的一天？这里有6个简单的技巧来掌握Gmail。

有时，只要关注在途中可以学到的小技巧，我们就能使生活变得更加轻松。因此，这里有6件事可以节省您的工作时间。凯文·巴加特（Kevin Bhagat）在Unsplash上拍摄的照片 1.对于其他所有邮件，有一些无法撤消的尴尬消息→撤消已发送的消息。实际上发生在每个人身上。您犯了一个错误，并向该人发送了该电子邮件，或者至少没有将其发送给该人。所以现在怎么办？轻松自如，您可以解锁该选项：单击右侧的齿轮图标，然后选择设置。转到常规，向下滚动并启用撤消发送。 Les jeux sont犯规！记者兼社区经理Chiara Asia Carnevale分享了她在LAMA上的电子邮件攻击 2.这听起来似乎是不可能的，但是……嗯，实际上这很有可能→ 离线检查您的电子邮件。…

介绍Praxis，这是一个仅限会员的在线出版物，介绍了生产力的未来

嗨，蒂亚戈在这里。如您所见，Medium已推出付费会员功能，我决定通过重新发行我的出版物《 Forte Labs》作为Praxis来参与其中。这不是一个容易的决定，因为我知道付费专区意味着更少的人看到我的写作。我想与您分享为什么我认为这些好处值得，因为您费了大劲跟着我走。我已经意识到，我所做的事情没有规模，也没有必要。吸引大量受众需要撰写广泛访问且普遍适用的主题。它需要吸引大量的观看次数才能产生任何有意义的广告收入。我发现自己正朝着相反的方向前进，在越来越模糊和微妙的领域寻找见解。我个人厌倦了无休止地重复使用和重复使用的相同的效率低下的建议，我想直接与也寻求不同建议的听众交谈。我认为主流解决方案无法解决我们在工作中遇到的问题。在挖掘，研究，访谈和人们在各个领域实际尝试新事物的例子中可以找到新的见解。这需要时间，辛勤工作和投资。使我的文章只对付费会员开放，这将使我能够继续投入时间，同时也将我的注意力集中在少数读者身上，他们从中获得最大收益。如果我不能每月为他们创造5美元的价值，那么我不应该首先写东西。我还从咨询和教练中学到了一些经验，这些经验我无法公开分享，需要在他们看到更多受众之前进行测试和完善。我希望您能加入我的行列，以一种新的在线写作形式进行实验。…

抽出时间上班

我遇到的大多数人都抱怨会议太多，上班时间太少。一项研究表明，人们每天平均工作1.5小时。在一个组织中，如果我希望每个人都参加，我必须至少提前三到四个星期预定会议。这导致决策和解决问题的大量延迟，但这也清楚地表明人们没有时间进行实际工作。当您的工作时间在一整天中分散成一小部分时，挑战将变得更大。这样，您就可以完成小的简单任务，但是需要更多思考和创造力的大型任务将永远无法完成。保罗·格雷厄姆（Paul Graham）说时间表有两种时，就很好地解释了这一点。经理和制造者的时间表。经理的工作可以按1个小时的时间段进行，使其适合会议中的日历，而制造商则需要至少4个小时的时间来完成任何事情。当经理查看制造商的日程安排并发现大量时间并在中间安排会议时，这通常会产生冲突，因为它适合她或他的日程安排。解决症状我已经看到了许多使人们有更多时间工作并减少会议次数的策略。它们的问题在于它们通常关注症状而不是原因： *阻止一天的一部分 *预订日历上班 *限制会议时间阻止一天的一部分…