会议 – 第10页小小书 XXshu

抽出时间上班

我遇到的大多数人都抱怨会议太多，上班时间太少。一项研究表明，人们每天平均工作1.5小时。在一个组织中，如果我希望每个人都参加，我必须至少提前三到四个星期预定会议。这导致决策和解决问题的大量延迟，但这也清楚地表明人们没有时间进行实际工作。当您的工作时间在一整天中分散成一小部分时，挑战将变得更大。这样，您就可以完成小的简单任务，但是需要更多思考和创造力的大型任务将永远无法完成。保罗·格雷厄姆（Paul Graham）说时间表有两种时，就很好地解释了这一点。经理和制造者的时间表。经理的工作可以按1个小时的时间段进行，使其适合会议中的日历，而制造商则需要至少4个小时的时间来完成任何事情。当经理查看制造商的日程安排并发现大量时间并在中间安排会议时，这通常会产生冲突，因为它适合她或他的日程安排。解决症状我已经看到了许多使人们有更多时间工作并减少会议次数的策略。它们的问题在于它们通常关注症状而不是原因： *阻止一天的一部分 *预订日历上班 *限制会议时间阻止一天的一部分…

会议很糟糕，直到我们解决这一问题为止。

会议吸来吧，承认大多数会议很烂。它们并不是特别有效。大多数人在半木偶的工作会议中来回闲逛，而我们往往在他们中花太多时间。您上一次聚会是什么时候召开的？您上一次离开的会议是什么时候感到鼓舞或被驱使的？您上次进行的与主题相关的会议是何时召开的？为什么会议很烂？为什么我们要开会？我们大多数人都知道如何通过Google日历或Outlook安排会议，但是通常这是我们开始进行准备的地方：停止使用模糊的标题。议程在哪里？所有这些人真的需要参加这次会议吗？在所有错误的地方出现所有错误的人。你害怕附件吗？不用担心，链接到公司云中的相关文档。时间就是一切。不只是一天中的时间，还有多长时间。大多数会议可以在30分钟内完成。…

早是准时的，准时是迟到的，迟到是不可接受的

如果会议在上午10点开始，您是在9:55还是在上午10点到达，还是您是在对话开始后不经意就潜入来打扰会议的人？很容易同意迟到是不可接受的-会议停止为迟到者重述，或者迟到者错过了可能影响他人的宝贵信息。根据《快速公司》的这篇文章，延迟在一些公司中已经成为一个问题，以至于他们采取了创造性的解决方案，包括在奇怪的时间（上午8:48）开始开会，使后来者唱歌并收取5美元的延迟费。但这又引出另一个问题-是准时出现在上午10点还是实际上迟到的人？会议不仅仅是关注议程上列出的一系列对话。或观看一副PowerPoint幻灯片。在会议开始前的几分钟内，与会人员通常会就工作和个人方面进行其他交流，这可能是宝贵的交流机会。通过在组织者打开会议的过程中滑入，您会错过这些对话，并被排除在会议前的讨论之外。有价值的是改变您的观点，而不是早早迟到。将您的思维方式转变为早点按时和晚点按时是有意义的。在纸上听起来不错，但我知道这比听起来要难得多以下是三种确保下一次会议开始之前就座的实用方法：给自己一个缓冲电话总是会响。您将抓住每一个红灯。否则有人会阻止您进入大厅。总是会发生意想不到的事情。确定到达会议需要多长时间（无论是沿着大厅还是穿过城镇），然后添加10分钟的缓冲时间。…

确保召开有效会议的5种方法

会议是领导团队不可或缺的一部分。尽管有时它们可能会拖累，但不一定如此。会议应始终得到充分利用，以免产生如此流行的“本来应该是电子邮件”的心态。这是确保会议有效进行的5种方法。指派领导者作为领导者，您不必总是参加一个团队会议。指派其他人参加领导会议可能是允许其他人发表意见并有效地完成当前任务的有效方法。许多组织使用轮换计划来确保所有团队成员都在做出贡献。这样可以使团队保持敏锐度并承担任务。免费使用设备让每个人都将设备留在门口或关闭它们是管理所有与会者关注的最有效方法之一。电子邮件，电话和短信通常可以等到会议结束后再使用，因此没有理由因为简单地要求将其关闭而感到难过。在不使用设备的情况下，会议也可以更短，效率更高。会议不应成为争夺焦点的竞赛，而应始终在富有成效的环境中进行。概括始终提供会议摘要，这可以在会议结束后通过电子邮件或纸质副本最有效。会议期间应记录摘要以确保准确性，然后再创建。不要提供太多信息，因为它不能替代。…

这次会议不会结束的主要原因。

当我们达到90时，我不再计算幻灯片。我们正在为公司夏季野餐计划。是十一月有人需要拨回。 3.公司电子邮件不起作用。我们需要将拨入发送到某人的个人电子邮件。 4.你你就是那个原因。 5.在会议的“问答”部分，实际上有人问了一个问题。 6.有人无法拨回。现在，我们要移到另一个会议室。 7.客户端运行晚。 8.我们已经过去了，现在我们需要切换房间，因为有人预订了这个房间，而这个房间是唯一一个具有网真性/没有窗户/没有被仍然留下的厄运感困扰的房间在Web 1.0宠物用品公司的办公室里大吃一惊。 9.客户迟到的原因是因为他们解雇了我们。我们需要讨论后客户时代的角色和责任。清除日历。 10.那真的是西方世界发生的事情吗？

所有的冰雹合作！

太多的分隔使我们无法单独工作–在笔记本电脑，办公桌，办公室。除非会议迫使我们团结在一起，否则我们的工作很少鼓励或促进它，而“它”是指协作。我们提供了精美的消息传递应用程序，给了我们在一起的错觉，我们可以通过电子邮件发送邀请并邀请其他人加入话题，我们可以将人添加到Basecamp消息中并让ToDos ping他们的收件箱。但是，这些都不是一起工作。这是来回的，这也是大多数代理商/客户关系发生的方式。我们为什么不一起工作？首先，我们没有良好的合作流程，因此效率低下。可怕的会议是一种可怕的协作方式，但是它却是每一次聚会讨论我曾经参与过的与工作相关的事情的发源地。一次会议上说：“您必须停止在做的重要事情上的工作，并与其他必须在一个小时（或两个小时）内停止做他们正在做的重要事情的其他人在一起，以便您都能完成更多的工作重要。” 如果没有让您到达那里的程序，那将带来很大的压力。这也是我们大多数人讨厌会议的原因。除非您主持会议，否则会议的概念暗含消极感。会议通常由一些大声的声音主导，这些声音总是获得更多的带宽，并严重影响结果。太多的人只是坐在会议室桌旁或在电话会议中安静地查看他们的电子邮件，感到被迫浪费时间。我们需要找到更好的合作方式。我们的经验，智慧，观点和技能相结合，将产生比独立工作所取得的更好的结果。我们应将“会议”一词替换为“工作会议”或“车间”。这意味着每个人都在积极参与并做出贡献。…

有时您是锤子–思考|堆栈–中

您听过这句话吗？有时是锤子，有时是钉子？这是一个很好的报价，但我认为这是一个基本问题。被钉子钉住意味着您被安置了，无法控制自己的位置。这就是我费尔斯角（Fells Point）-马里兰州巴尔的摩站在办公室里，可以俯瞰这个惊人的景色。我环顾四周，发现自己被同伴包围。在大多数日子里，能被有趣的同事包围着并感到环境充满活力，真是太神奇了，但是今天却有所不同。在这里，我感到疲倦，沮丧和失败，只是开始描述我的感受。仅仅完成了一个新的内部过程的介绍，就没有什么问题，建议和反对。不只是几个，而是一个多小时的价值。我感到锤子一遍又一遍砸在我的头上。现在想想，我真的可以责怪锤子吗？我径直走到它下面，等待被砸碎。…

会议糟透了-那么我们为什么不做点什么呢？

我们最初将Zeen构建为采访工具。当我们开始定期将其用于内部团队会议时，尤其是与我们的新西兰团队进行会议时，我们发现了一个有趣的发现…… 我们使用Zeen的方式使会议效率更高！这种效率是由我们的“上线”访谈模型（稍后会详细介绍）驱动的。我们发现了与会议不同的东西–一种与工具互动的方式，该工具有助于创建更好的会议。有了这种见识，我们开始更多地思考如何通过视频会议帮助团队举行更好的会议，而今天的Zeen诞生了。典型的视频会议解决方案可以高效地连接两个“通话头”，然后在此处停止。当然，有许多视频会议解决方案，但是有趣的是，它们并没有尝试帮助您召开更好的会议。它们可以帮助您连接两个或多个“会说话的头”，并且通常在此停下来。当然，它们保证简单，连接更快，质量更高等—都是不错的目标，但它们没有提供使您的会议更好的工具。 Zeen是会议的平台-我们正在有目的地提供视频会议。我们在这里可以帮助您举行更好的会议并取得更大的成果。以下是5个原因：

会议=浪费时间

在生产力和时间效率方面，MS PowerPoint的强大竞争对手是毫无用处的会议。让我们做一个数学。如果这些数字符合您自己的经验，则意味着您每年损失372小时。那是46.5个工作日，或者是您整个工作时间的两个多月！！！消除任何会议都是不可能的。但是，必须有一种方法使它们更有效。在这里，我将提出一些想法，以使它们减少“痛苦中的活动”。让我们从时间长度开始。黄金法则是让您的会议越短越好。嗯，就您是会议组织者而言，您对会议的组织和运行负有主要责任。会议要多久取决于您。这是您今天可以尝试的两个简单技巧。速成首先，请记住会议的目标。如果您只需要有关人员工作的快速信息，则无需花一个小时。 5分钟可能绰绰有余。为此，Scrum方法论提出了通常在每天早上同一时间举行的“站立会议”的想法。…

提高团队会议效率的5个技巧

团队会议意义重大且不可避免。他们确保团队的项目按时，按计划进行，并且每个人都在同一页面上。团队会议明确表明，每个人都朝着同一目标努力。但是，统计数据却显示了故事的另一面。通常，员工每月在非生产性会议上浪费大约31个小时。即使在管理层，中层管理人员也浪费多达35％的时间，而高层管理人员在会议中浪费高达50％的时间。话虽如此，会议很重要。但是，您又如何使它们高效和有效呢？我们可能会提供一些技巧来帮助您。有议程尽管这似乎是不必要的信息或给定的信息，但令您惊讶的是，超过63％的会议没有计划中的议程。没有预先确定的议程，会议很快就会浪费时间。从讨论主题到讨论优先级最低的项目，管理不善的会议弊大于利。坚持议程的一种好方法是概述会议的细节并事先与员工共享。这使会议的讨论保持了富有成效的方式。创建议程还可以让您为每个员工分配一份演示文稿，以帮助员工感到有用和专注。头脑风暴会议概述一下讨论固然很好，但在会议中留出时间进行头脑风暴也很有效。…