电子邮件 – 第34页小小书 XXshu

为什么您的团队应该开始使用共享收件箱

长期以来，电子邮件一直是用于业务通信的核心工具，无论是内部通信还是客户通信。它具有成本效益，易于扩展并且可以进行有针对性的通信。虽然公司电子邮件帐户是组织内部进行通信的主要方式，但其使用本质上仅限于仅发送和接收电子邮件。这意味着在定期交换信息的同时，仍然可能缺乏真正的交流。没有协作或查找电子邮件状态或处理方式的范围。在收件箱中留下未答复的电子邮件或未及时响应可能听起来像是轻微的违规行为，但会迅速导致关系破坏并降低整个组织的生产率。电子邮件最初是为了促进一对一通信而设计的，它可以有效地进行通信。但是，这不利于将特定任务分配给一个或多个团队成员，并且无助于提高透明度或协作。这导致组织使用Google网上论坛和网上论坛电子邮件帐户。群组电子邮件帐户实质上是多个用户可以访问以读取和发送电子邮件的邮箱。使用共享电子邮件帐户可提供客户和潜在客户可以用来与您的公司联系的通用电子邮件地址。它还使组织内的多个用户能够阅读并响应来自客户和潜在客户的查询。尽管从表面上看这听起来很方便，但实际上这是一个草率的方法，因为不清楚谁在处理什么。从共享帐户转发到个人帐户只会使所有相关人员的收件箱混乱。这种方法还可以迅速导致潜在客户或客户收到来自多个用户的回复。显然，这将在各种情况下带来灾难，但是与销售相关的查询尤其如此。此外，内部和外部沟通也没有明显的分离，这可能导致不经意间将电子邮件发送给客户，而不是内部团队成员。

使用“收件箱归零”管理收件箱

“您的收件箱太空了！”她指责说。我的同事回头看了看自己的屏幕，看到一个页面，里面充满了成千上万封电子邮件。有些被标记，有些没有。几个月前甚至为某些产品提供了特殊的颜色，但组织的阴影似乎已消失，您只能看到红色。我说“收件箱为零”。几年前，我发现了“收件箱归零”；一种无情的使收件箱杂乱无章的方法，目的是达到一个完全空的收件箱，因此得名。当时我是那种人，就像我的客户一样，只是让电子邮件堆积而已。我用标记突出显示了任何重要内容，然后搜索了其余的内容。但是我经常会迷失方向，发现电子邮件丢失了，只是通常讨厌处理我的电子邮件。因此，当我偶然发现这种处理电子邮件的新理论时，我充满希望，但也很怀疑我能否长期管理它。第1步：我的第一步是将收件箱零开始日期之前的所有内容存入文件夹。由于缺乏先前的组织技能，因此无法考虑一次性整理所有收件箱，因此我决定从头开始清理收件箱以清理头脑。这一切都进入了一个不知名的文件夹：“ Pre-Zero”。第2步：我开始创建文件夹。…

如何提高效率

我最近在Linkedin时间轴上写了一个精简版，在撰写本文时，它已获得近5,000次浏览。您可以通过一些非常简单的方法来提高效率，从而提高工作效率，而不必花费额外的时间。实际上，对于大多数人来说，每天工作超过八小时是灾难的根源。变得过度劳累，压力大，饮食不当，睡眠不足；所有这些都会导致生产率降低，这意味着您尝试工作更多的时间来进行补偿。所有这些都会导致严重的螺旋下降，从而有可能损害您的身心健康。接下来是提高效率的主要秘诀。每小时休息五分钟。冷静几分钟。这使您有机会放松思想，以更加积极和富有成效的状态重新开始工作。如果您必须考虑工作，那么只需计划下一步。在五分钟内执行此操作，下一个任务将完成：思考-计划-行动。午餐时间去散散步。如果您认为自己每天都可以度过一整天而没有适当的充电，请再考虑一下。这是灾难的秘诀。散步有助于使血液流动，不仅可以刷新身体，还可以刷新大脑。 20分钟左右的时间很充裕，最好是在进餐后。在电子邮件到达时进行处理-更快，更有效，并表明您尊重向您发送邮件的人。…

外出回复的温柔艺术

我们几乎每周都会看到它们-同事或联系人发送的不在办公室的电子邮件回复，可以帮助我们考虑下一个假期，在马尔代夫喝着莫吉托鸡尾酒！外出答复是如此普遍，自您设置好自己之后，您可能并没有考虑太多。没错，每次休假时，您都会更改通知中的日期，并且有时会略微调整措辞。但是，只需付出一点额外的努力，您就可以做更多的事情。这是SaneBox独家新闻，可让您的办公室变得更好一点。考虑一下您正在从事的主要领域以及可能会收到的电子邮件通知在休假之前，请回顾一下过去一个月左右收到的电子邮件，并将其分为三个或四个主要类别用于您的主要工作领域。仔细检查一下，这些可能是人们在您离开时继续向您发送电子邮件的区域。对于这些区域中的每个区域，请在您缺席时确定另一个联系点找出团队中其他人可以处理您不在时收到的任何电子邮件或查询。与他们核对，他们很高兴在您不在时与他们联系。询问您是否可以在不在办公室的回复中包括他们的电子邮件地址之外的联系方式。设置您的外出响应从标准消息开始，即何时离开办公室以及何时返回。然后，列出人们在您不在时可以发送电子邮件的每个区域。在每个人旁边确定联系点及其联系方式，包括其完整的电子邮件地址。例如： “谢谢你的电邮。…

试图掌握发送电子邮件的技巧

我们收到很多电子邮件。每封电子邮件都是一个机会-因此以最高的生产率快速答复非常重要。本机Gmail应用我使用经典的gmail应用程序，因为所有扩展和集成（例如Salesforce Ebsta）都尚未出现在电子邮件客户端中。快捷键至关重要我最喜欢的gmail快捷方式： ⌘ / Ctrl + Shift + c =添加抄送收件人 ⌘ / Ctrl…

电子邮件有什么问题？

我最近失去了主要的生产力工具IQTELL。我不会详细介绍，但是足以说明这个出色工具的关闭是意料之外的，并且迅速展开。这促使数百名IQTELL团队用户前往我们以前舒适的，几乎没有生产力的世界以外的地方寻求新的解决方案，以解决我们的日常工作/项目管理需求。 IQTELL是基于电子邮件的项目管理/ GTD工具，它非常独特且功能强大。当我寻求替代品时，我很快就了解到如何独特和强大。对我和其他许多人而言，该工具最珍贵的方面是强大的电子邮件集成。看来几乎没有其他工具具有IQTELL的电子邮件功能。一位出色的在线学习专家和IQTELL的同胞Ant Pugh制作了这段精美简洁的视频，解释了真正的电子邮件集成的概念。快进几周，我花了数小时的空闲时间测试新旧解决方案。我是公认的生产力工具迷，自2008年以来已经测试，尝试或使用了200多种不同的工具。只有极少数人符合我的风格，其中IQTELL是其中的佼佼者。我的工作方式主要依赖于电子邮件，因此我开始更换工作，着眼于声称具有电子邮件集成功能的GTD工具（Todoist，GTDNext，Team Nirvana），然后迅速了解到这些工具中的所有“电子邮件集成”都是真正的联系。没有双向同步，没有处理能力，没有更新的交互。这不是一件坏事，但不是我想要的东西。少数具有真正的电子邮件集成功能的产品是集成到电子邮件系统中的工具，而不是集成到工具中的电子邮件（Moo.do，Drag，Yanado，ActiveInbox）。…

使用Boomerang和语法的最佳方法？当然有了Shift 2.0！

Shift是电子邮件生产力应用程序，可帮助您将所有帐户整合到一个时尚的应用程序中。而且，是的，您猜对了，现在我们支持Boomerang和Grammarly！ Shift 2.0超越了Mail，Calendar和Drive。新的Shift重生，并且比以往任何时候都更好，它不仅可以帮助您管理整个电子邮件体验，还可以帮助您编写更好，更有效的电子邮件。作为我们新的高级计划的一部分，我们增加了对当今两个顶级电子邮件生产力浏览器扩展的支持。从今天开始，您将可以在Shift内部直接使用语法和Boomerang。语法上：知道自己和自己之间的区别。这很关键。如果您还不是忠实粉丝，可以使用Grammarly作为扩展名，以确保您永远不会再发送错别字电子邮件。这就像让您的高中英语老师整天看着您的肩膀。在您键入消息时，语法将检查每个单词，以确保拼写和语法正确。您再也不会点击发送按钮，只是一秒钟之后才意识到您犯了一个根本错误，而您并未在开头句子中发现该错误。语法将帮助您进行拼写，标点，动词时态，主语-动词一致等等。它非常易于使用，甚至无需单击任何内容即可查看建议的更改。只是为了使事情变得更有趣，Grammarly会自动向您发送每周报告，让您知道您的写作与其他用户相比在单词，准确性，词汇等方面的优势。回旋镖：一无所有！这是你的选择。…

为什么您可能避免清除电子邮件积压

如果您像绝大多数人一样，那么您的收件箱杂乱无章已经住了好几年，甚至几十年了。以一种非常真实的方式，要永远消除您混乱的收件箱并使您的电子邮件每天都处于可管理状态，就意味着您要对已经存在了很长时间的事情说再见。许多人，包括我自己在内，都害怕无事可做。对我来说，有一份很长的工作清单很令人欣慰：我知道我永远也不会完全通过这份工作。尽管我对外宣称自己的目标是有一天完成我的待办事项清单，但实际上我很害怕这样做。通过与其他人交谈，我发现这是非常普遍的情况，尤其是对于那些自雇人士。我们已经将忙碌与赚钱，忙碌与成功相提并论。对于其他人，完整的待办事项清单为他们提供了一种合理的方式来拖延处理更困难，更实质性的业务任务。不知何故，由于您正忙于整理成千上万封未处理的电子邮件而无法完成纳税申报表或编写年度业务预测，这似乎并不会拖延，而通过在Facebook上滚动或玩Candy Crush无疑可以避免令人不快的任务。您可能会对这种恐惧有不同的心理基础，但事实仍然存在–一部分人紧紧抓住收件箱，并且随之而来的是巨大的“工作”。这就是为什么您可能会在最初的尝试中破坏自己以清除电子邮件积压的原因。处理您的电子邮件积压工作将是一项艰巨的任务，与您现在准备要处理的任务相比，收件箱将来需要进行的日常维护工作将显得微不足道。诱惑在于将整个工作放在过于艰难的篮子中，并找到另一个更简单的任务来提供立即的满足感。但这是个好消息。只需了解这一现象就可以解决它。当您感到自己退出该项目时（尤其是在此积压阶段），只需了解并理解您中的一部分人正试图阻止您为将来腾出时间并从您的收件箱中删除混乱的收件箱正在进行的耗时任务列表。许多人将完整的收件箱等同于非常繁忙和重要。…

下次要检查电子邮件时要记住的七件事

叫我疯了，但我最好的日子是收件箱保持打开状态少于1小时的日子。这些日子里，我正在检查待办事项清单上的重要事项。当我晚上关门时，我觉得自己已经迷失了自己的一天。在您确定这是不可能的之前，我可以解释一下。这是有科学根据的，并且很容易理解。回想一下学校的体育教育或篮球运动，您可能会记住这一点…… 自杀式冲刺是当您在球场的一端开始并冲向罚球线并触及地板时发生的。触摸后，您便会切换方向。这是您的大脑从收件箱开始工作。这些冲刺很烂。切换方向很困难，这也是进行钻探的部分原因，一旦您掌握了速度，操作起来就容易得多。想象一下，通过疾风冲刺跑一英里。那太可怕了！相较而言，一条直线上的一英里听起来很容易。电子邮件就像是大脑自杀冲刺出了错。我说错了，因为您不是在训练大脑变得更好，而是变得更糟。通过在收件箱中花费时间，您的大脑会不断触动并转弯。根据您本周收到的电子邮件数量，这是一堆令人费解的事情，而动能并不大。…

Apple Mail到EML转换器—将EMLX转换为EML

Apple Mail to EML Converter —有史以来最快，最简单的工具，功能上没有任何削减最好的Apple Mail到EML转换器 / 将EMLX转换为EML ，可以使您的迁移任务快速而轻松地进行，而不会影响工具的质量和功能。如果您在一周前问我，我永远不会接受的一项任务是什么？这将是将Apple Mail转换为EML文件。用通俗易懂的术语讲，我永远都不想执行将电子邮件从一个电子邮件客户端转移到另一个电子邮件客户端的任务，尤其是当涉及从Apple Mail转移到Windows客户端（例如Windows Live…