电子邮件 – 第37页小小书 XXshu

协作的三个假设，假设3：异步通信极为重要且被打破

在我的职业生涯中，我针对协作中未解决的需求提出了三个基本假设：知识发展电子邮件收件箱是内部网异步通信极为重要且已损坏（此文章）在本系列文章中，我将探讨这些假设以及它们的某些含义。异步通信极为重要且已中断在Slack时代，技术泡泡居民可能会被认为是所有沟通需求的阿尔法和欧米茄。我已经在其他地方讨论了异步通信的原因，但是总的来说，异步通信在以下情况下是最佳的：不需要或不需要实时 -造成这种情况的很多原因，例如远程办公室，外部客户，那里的社会压力迫使他们迅速做出响应，一个想法使您下班不休等。需要深入考虑一个概念 -聊天线程，尤其是缺少聊天线程，使得很难深入讨论问题。此外，聊天结构阻止创建清晰的可搜索决策档案。您不太了解对方 -交换电子邮件地址仍然是与某人联系的最低摩擦方式。广播 -寻址的消息是任务，而收件箱是消息任务管理器。解决多个选区…

自牛顿关闭以来，下一个最佳电子邮件应用程序是什么！

电子邮件应用程序像啤酒饼上的玉米饼一样消失了。每天我们都会看到一个很棒的应用程序，宣布其关闭。牛顿9月25日刚刚关门。来自Google的Inbox宣布将于2019年3月左右关闭。Astro被Slack收购后关闭。最好和最好的应用程序正在逐一关闭。我是牛顿用户已有一年多了，现在已经不见了。无疑，这是我使用过的最好的电子邮件应用程序。同步很棒，它是一个跨平台的应用程序，可在我所有的设备上运行。但是现在他们不见了。对于像我这样的许多人来说，这意味着他们最喜欢的电子邮件应用程序正在消失。电子邮件应用程序曾经是我和他们的日常驱动程序，是我们在iPhone，iPad，Android，笔记本电脑，平板电脑或台式机上使用的应用程序。电子邮件具有超强的功能，例如阅读回执，小睡，稍后发送，提醒（如果未回复）以及具有出色的简洁界面。现在，所有这些力量都将在稀薄的空气中消失。吹… 那么谁来填补这个空白呢？一个提供类似功能的应用程序，可在所有平台上运行，并具有牛顿等出色的简洁界面。坦白地说，在一周内在iOS上挖掘并安装了几乎所有应用程序后，我都找不到一个值得的应用程序。每个平台上甚至没有一个单独的应用程序具有这些功能。…

为什么我发电子邮件发给Tech的通讯

我是如何寻找新闻的忠实拥护者。我喜欢正确地了解情况，我不喜欢浪费时间要么漫无目的地看书，要么不读无聊的东西。在信息时代，每个人都在努力吸引您的注意力，这是一项艰巨的工作，动turn处都有潜伏的注意力和拖延。您需要制定一个攻击计划，这就是我要谈的。具体来说，我想谈谈我如何获得技术新闻。我想从事的行业（无论是技术初学者还是UX设计师），所以我需要了解正在发生的事情。什么没用我花了很多时间来测试接收技术新闻的不同方式。我认为通过检查Wired，TechCrunch和The Verge等已知技术网站的首页就足够了。我错了。这些出版物都做得很好，并且不会误会我，它们具有高质量的内容。但是主要的问题是你限制自己。在任何一天，您都不会在互联网上获得“最好的东西”。您会错过一些病毒性内容，例如晦涩的博客文章，有见地的Twitter话题或产品公告。从Twitter或Reddit获取新闻可以解决许多此类问题。您拥有一个更广泛的网络来捕捉这种质量。您有更多的声音进入，评论中有很多有趣的观点。…

清除电子邮件积压的基本第一步

厌倦了查看收件箱中成百上千的电子邮件？现在该清除您的电子邮件积压了。该过程的第一步是将所有内容清空到一个收件箱中。如果您有各种电子邮件帐户（可能是个人电子邮件地址，也有公司帐户），则将一个收件箱的全部内容移到另一个收件箱中。不用担心，无论您当前在哪里存储电子邮件，仍然可以从选择的电子邮件地址中进行回复。如果您有存储文件夹，这意味着您将电子邮件从收件箱移到文件夹中以备后用，请将所有这些文件夹的全部内容移到收件箱中。然后删除文件夹，因为您将不再使用它们。例外：如果您拥有已经处理过的电子邮件的存储文件夹，并且在某些时候需要引用它们的情况下要进行保存，则它们可以保留在该文件夹中。确保所有操作的电子邮件只有一个文件夹。我很有趣地称我为“行动电子邮件”。现在，让我们解决您的收件箱。安排收件箱，以便按“发件人”字段对电子邮件进行排序。在Outlook中，您会注意到，在电子邮件列表的顶部，它将显示“按日期”，并带有向下箭头。单击“按日期”并将其更改为“按发件人排序”，您将看到收件箱中的所有电子邮件现在都由发件人排序。清除您的电子邮件积压订单时，为什么要这样做？待办事项中的某些电子邮件将坐在那里等待数月（甚至数年）的处理。同一个人很有可能多次发送过电子邮件给您，因此不愿回覆该个人发送的第一份按时间顺序发送的电子邮件，而只是找到随后可能改变情况的电子邮件是徒劳的。例如，某位同事可能在两周前通过电子邮件向您询问一些信息，但一周后又再次通过电子邮件通知您不要打扰。…

有组织的工作邮箱的秘密

在工作中，您的邮箱不是您的朋友。您可能会收到友好的电子邮件，可能依赖您的邮箱为您提供有用的信息，但不要仅仅将其误认为是一种工具。如果您不管理您的邮箱，您的邮箱将管理您！多年来，许多人在监视我的屏幕时问我…… “如何使您的邮箱如此空旷和干净？” 要么 “我以前尝试过使用文件夹，但这对我不起作用。片刻之后还是一团糟，我更喜欢搜索。” 您知道那个人问您一个问题，然后花很长时间在他的邮箱中搜索特定的电子邮件， “我认为邮件是从您那里寄来的？”……“我确定我在主题中写了“发票”” 谈话通常以- “没关系……我稍后会找到邮件并将其转发给您。” 它不时发生在每个人身上，但这不应该成为标准。组织邮箱有多种变体，我们每个都有自己独特的处理方式，但是无论您做什么，都应该始终保持系统化。有许多不同的电子邮件客户端，其中一些旨在为您组织邮件，但是使用哪种工具并不重要，大多数情况下它们都非常相似，并且需要某种主动管理。这里有一些技巧，可以帮助我个人每天处理数百封电子邮件。如果您在职业生涯的早期就开始这样做，以养成习惯，总是比较容易。零收件箱容忍政策。…

为什么每个人都应该参加快速写作研讨会

“我不是作家，所以为什么要麻烦我改善写作呢？” 你写电子邮件，不是吗？文字？笔记？社交媒体帖子？良好的沟通可以改善您工作的许多方面，并且作为一种软技能，还可以帮助您与个人生活进行互动。我们不是在讲语法。这不是要弄乱逗号或揭开分号的奥秘。这只是良好的老式清晰沟通。现在让我们专注于工作。人们在专业交流中面临的最大问题是缺乏准确性。您的消息被误解了，因为您的单词不代表您要传达的想法。提高清晰度将有助于避免误解，并减少以“好吧，让我们随便通电话”结尾的冗长而令人困惑的电子邮件链的实例率。为了使您的通讯更加流畅，请在编写时考虑这些问题。这是第一个也是最重要的考虑因素。记住：很少花费在侦察上的时间。你在跟谁说话？你想说什么？…

使收件箱归零的4个简单技巧

“我迫不及待想今天阅读我的电子邮件，” 2017年从未有人说。让我们成为现实。没有什么比看到收件箱中未打开的电子邮件数量更令人不解的了。如果您像我一样，那么这个数字一天之内就可以达到数百，而其中绝大部分对您的生活毫无用处。而且，在几天内尝试避免发送此虚拟垃圾邮件的机会不大，它将很容易陷入巨大的麻烦之中，您必须花费47分钟清除收件箱，然后查看您应该回复的一两个重要消息到上周。如果我的电子邮件打印在纸上，那我将比哈利·波特（Harry Potter）来用更多的信封游泳。哈利·波特与魔法石但是，不用担心，我最近开始做4个简单（免费）提示，以帮助我每天将所有六个电子邮件帐户都设为零。无需下载，无需付款，只需花费大约15分钟即可真正整理您的东西。我们走吧。

如何使用共享收件箱在Gmail中管理服务台

管理客户关系对于每个公司都是必要的。有些使用了行之有效的基本工具，而另一些则需要更为复杂，购买且精确的Helpdesk软件。目的是解决客户的问题，并提高您的绩效。为了与客户保持良好的关系，使他们成为公司的忠实拥护者和推动者，您必须找到一种联系，解决和组织其问题和信息的方法。这样，您可以管理每个细节，并检查双方是否工作正常。在Drag，我们尝试了不同的Helpdesk软件，但我们认为它们不能以最有效的方式解决问题。它们很好，但是具有多个选项卡或多个密码的工作场所给用户带来了麻烦。共享收件箱有几种用例。现在，是否有可能统一一切以解决客户的问题？是的，完全是！允许用户进行协作的特定软件是将电子邮件平台视为古老工具的人们的命运。除了协作之外，用户非常需要信息集成。大多数人没有在常规电子邮件中看到这些优势，这就是Drag存在的原因。想象一下服务台卡。它是什么样子的？对我们来说，这就像一封电子邮件已转换为软件。客户支持团队找到该卡的解决方案后，它将变成一封电子邮件。因此，当前过程是：接收电子邮件>将其转换为服务台卡>查找解决方案>以电子邮件形式发送回响应。…

驯服电子邮件野兽（第1部分）

我记得当我进行主要实习时，我担心成为管理员的事情之一就是要获得的电子邮件数量。我记得曾与拥有数百封电子邮件的校长交谈，而且很多时候他们无法接近全部电子邮件。我决心不让电子邮件变得更好，并且我从不希望我的电子邮件图标显示我有近一百封未读电子邮件。您是收件箱中仍有1–200封电子邮件的管理员之一吗？好吧，让我与您分享为什么我认为将收件箱放入支票并小心翼翼很重要。然后，在我的下一篇文章中，我将分享通过电子邮件获得的一些方式，我认为这些方式将有助于您将收件箱清零至少达到可管理的数量。我强烈感到，如果我们作为负责人可以处理我们的电子邮件，那么我们可以将更多的时间投入到我们必须处理的所有其他事情上。家人在一起的时间您是一个即使下班后仍经常使用电子邮件的人吗？在过去的两年中，我学到了很多关于我离开办公室后不要查看电子邮件的重要性。我有这种感觉有两个原因。第一，它使我脱离了家人。我每天已经在学校里度过很多时间，在我们上床睡觉之前，我和儿子和妻子一起度过了宝贵的几个小时。如果我回家后让自己检查电子邮件，则意味着与家人在一起的时间更少。当我走进那所房子时，我想专注于我的家人，而不是我仍然需要获得的电子邮件数量。其次，如果我一直在家中寻找和答复电子邮件，那么我为自己树立了一个危险的先例，因为人们几乎希望我能够在一天中的任何时间回复他们的电子邮件。任何人都必须遵循这是不健康和不现实的期望。通过在工作中而不是在家中处理电子邮件，我们为自己和与之一起工作的人创造了健康的界限。…

停止使用电子邮件进行内部通信

第一封电子邮件是在将近40年前的1978年发送的。从那时起，数字通信与即时消息传递应用程序，社交媒体和项目管理工具之类的技术取得了突飞猛进的发展。我们现在处于一个即时，无限和不断沟通的时代。然而，电子邮件仍然是大多数企业内部和外部的主要通信渠道。尽管事实并非如此，但它可能要花几个小时才能交付，对于团队来说还是很混乱的，并且很容易被忽略。在采用和实施这些新应用程序和工具方面，企业落后于普通消费者。在我们深入探讨之前，我只想声明一下，这并不是说“电子邮件已死”或“电子邮件糟透了”（尽管有时确实如此）。离得很远。电子邮件非常活跃，事实上，在最近两年中，CSS动画和海量数据分割技术使电子邮件比以往任何时候都更具交互性和个性化。电子邮件仍然是与外界进行临时通信，营销和一般通信的一种经济有效的渠道。而且它仍然非常受欢迎，现有超过43亿个电子邮件帐户，并且与去年同期相比增长迅速，电子邮件很快就会消失。但是，这确实是一个大问题，但这并不意味着就没有企业可以改进的出色替代方案，在某些情况下，替代电子邮件是其主要的通讯工具。令人遗憾的是，但并不奇怪，新通信工具的使用一直很缓慢。相反，似乎正在发生的事情是，公司正在接受当前流行的一些数字化新时代哲学和方法，例如电子邮件卫生和收件箱管理，例如“收件箱零”和“ 5句话或更少的规则”。更不用说无数的插件和扩展了，以使电子邮件更加高效和响应。从原则上讲，这些工作没有内在的缺陷，值得一提的是Google的Gmail收件箱，但这是解决问题的错误方法。这些理念和插件的问题在于，它们是对现在已经在现代工作空间中过时的工具的任意临时修复。…