长期以来，电子邮件一直是用于业务通信的核心工具，无论是内部通信还是客户通信。 它具有成本效益，易于扩展并且可以进行有针对性的通信。
虽然公司电子邮件帐户是组织内部进行通信的主要方式，但其使用本质上仅限于仅发送和接收电子邮件。 这意味着在定期交换信息的同时，仍然可能缺乏真正的交流。 没有协作或查找电子邮件状态或处理方式的范围。
在收件箱中留下未答复的电子邮件或未及时响应可能听起来像是轻微的违规行为，但会迅速导致关系破坏并降低整个组织的生产率。
电子邮件最初是为了促进一对一通信而设计的，它可以有效地进行通信。 但是，这不利于将特定任务分配给一个或多个团队成员，并且无助于提高透明度或协作。 这导致组织使用Google网上论坛和网上论坛电子邮件帐户。
群组电子邮件帐户实质上是多个用户可以访问以读取和发送电子邮件的邮箱。 使用共享电子邮件帐户可提供客户和潜在客户可以用来与您的公司联系的通用电子邮件地址。 它还使组织内的多个用户能够阅读并响应来自客户和潜在客户的查询。
尽管从表面上看这听起来很方便，但实际上这是一个草率的方法，因为不清楚谁在处理什么。 从共享帐户转发到个人帐户只会使所有相关人员的收件箱混乱。 这种方法还可以迅速导致潜在客户或客户收到来自多个用户的回复。 显然，这将在各种情况下带来灾难，但是与销售相关的查询尤其如此。 此外，内部和外部沟通也没有明显的分离，这可能导致不经意间将电子邮件发送给客户，而不是内部团队成员。
