通过有效的会议管理体验项目成功

会议是项目管理中的一种生活方式。 每周的项目团队会议,敏捷项目的每日站立会议,每周的客户状态电话和会议,大型政府计划和项目的季度审查以及我曾经领导或参与的几乎每个项目的启动会议。 会议的召开方式可能会使您作为项目经理的工作变得更轻松或更艰辛……坚持使用一些好的会议管理技术永远是您成功的最佳计划。 根据我的经验,准备项目所需的任何会议时都需要考虑五件事。 在我介绍这些内容时,请考虑您自己的会议准备流程,并评论您可能有的其他提示… 做好计划。 召开大型会议的最初关键是预先计划。 切勿仅根据需要,需要或决定召开会议。 无论问题有多小,始终至少要做一些前期计划。 您永远都不想被贴上“主持会议”的会议主持人的标签。您会很快发现人们不想放弃宝贵的工作时间来参加您的一场会议,而会议没有一个很好的解决方案,确定的目的或目标。 如果要召开会议,将信息提供者聚集在一起,以针对需要在项目上做出的关键决定,那么请确保您正确记录所需的信息,需要做出的决定以及下一步将要采取的行动。 如果这是例行的项目会议,请确保您有详细的议程,其中包括当前的项目状态,接下来发生的事情以及任何其他已同意的常规信息。 通常,项目状态报告是此过程的一个很好的输入。 换句话说,不管会议的目的是什么,都有适合潜在和计划参加者的材料,可以帮助您在会议期间从他们中获取最相关的信息。 提前发送信息。 始终提前将信息(包括详细的议程)发送给计划的会议参与者。 如果可能的话,提前二十四个小时是一个很好的经验法则。 您给参加者的时间越长,他们越有可能准备参加并为您提供所需的信息。…

痴迷于不相关的信息

在大学教室的任何一天,您都可以环顾四周,看到许多学生在计算机屏幕上打开了多个选项卡。 他们在尝试完成任务或全神贯注的同时,还在检查Facebook,阅读新闻并观看烹饪教程。 这就是问题所在:我们将所有这些工作都投入到一次完成多个工作中的努力中 ,但是我们并没有最大限度地利用信息获取和完成工作的潜力。 当我们可以尽我们最大的能力一次完成一项任务时,我们将同时处理数十项任务,但质量却无可匹敌。 斯坦福大学的一项研究表明,人们每次专注于一项任务时,他们的生产力就会大大提高。 该研究探讨了“高多任务者”与低多任务者相比表现如何。 您可能会认为习惯于一次专注于一件事以上的人会比较擅长,但是研究发现相反。 实际上,研究人员发现,多才多艺的人不太可能保留信息并遵循指示,即使被告知分散注意力,他们也会因分散注意力而不断放慢脚步 。 我想无关的信息是我们似乎无法解决的困扰。 这种痴迷使我们无法完成工作,并且浪费了我们真正喜欢做的事情所花费的时间。 我已经阅读了有关如何避免分心的清单。 我已就如何创建高效的工作空间提出了建议。 我可以喝茶,坐直,坐上耳机,然后开始工作,但是那种分心的感觉总会蔓延开来。但这不只是检查社交媒体的冲动:我可能会开始从事其他工作,查看我的工作电子邮件,或计划晚餐时我要吃什么。 通过一次专注于多个事情,我们将注意力从手头的任务上转移开了。 一个小时要花两个小时,这又是一个整整一个小时,可以专门用于完全不同的优先事项:完成另一个任务,跟朋友见面,瑜伽,躺在床上看卢克·凯奇(Luke Cage)。…