生产率 – 第236页小小书 XXshu

会议要求？等等，这是您的时间，请谨慎投资！

尽管有许多焦点和讨论正在进行，以有效地利用可用资源，但我很遗憾地说时间资源仍然被无情地杀死。请当心，不要让任何人滥用您的时间，尤其是在办公时间，这时您需要提高警觉和提高工作效率。浪费时间就是对生活缺乏理解的证明。会议固然重要，但研究表明，大多数会议都存在抱怨，例如没有计划中的议程，偏离议程，没有准备好的设置，持续时间长（为什么30或60分钟？为什么不40或22分钟？），不必要的与会者，不确定性-没有最终决定，没有后续行动，或者这不是开会所需要的，等等。当我们已经在忙于提高会议质量，使其对企业最有益，并试图使其对所有受邀者有效和有用时，一种新型的会议已经出现。这样的会议在主题行和被邀请者名单上似乎非常重要，但是后来看起来就像新闻广播或个人促销活动。在办公室开会的目的是什么？与会者对此类会议有何贡献？这些会议已计划了议程，但并未与受邀者提前共享，直到会议开始之前都与主席保密。然后在会议上讨论这些项目时，您什么都没吸引，您开始问我为什么在这里，我从中得到什么，对我来说有什么行动项目？真的需要开会吗？如果不是与我有直接关系的任何业务，那么我希望这个想法是亲自认识人们并从他们的故事中获得启发，或者至少发展网络，但是主持人在会议上只是展示他们的成就而没有分享任何经验教训。与会者只是获得与他们没有直接关系的新闻。这可以通过其他方式来完成，例如以适当的主题行广播电子邮件，每周通讯或在社交网站上共享，而不是浪费很多人的时间。有时，主席对他的团队，他的工作，他想与大家分享的想法感到兴奋，但是，确实有必要在整个部门中花很多时间而不知道他们是否感兴趣。这是我的时间被没有我兴趣的别人所利用…

Hibox，也许是最好的在线任务管理工具之一

我们每个月都会尝试许多新的协作工具，但是到目前为止，我们尝试过的针对小型团队（或实际上任何规模的团队）的最佳在线任务管理工具都是 Hibox 。我们的团队尝试了诸如Asana和Wrike之类的其他任务管理工具，但是这些工具没有我们所需的所有功能，因此试图集成其他工具以使所有这些最终成为噩梦。我们的团队希望能够与任务管理聊天。我们被告知先获得Slack然后集成Asana任务管理，但是用户体验确实很尴尬，学习曲线不值得。我们找到了Hibox，它解决了我们的问题。 Hibox提供了像Slack这样的群聊，像Asana这样的任务管理以及像Skype这样的视频会议。不必登录三个单独的帐户可以节省大量时间和混乱，尤其是当我们需要添加到我们的团队中时。与Asana和其他平台的合作感到脱节，这是我们试图通过使任务管理联机而摆脱的。 Hibox就像一个多合一的数字工作区；工作感到有联系并且有道理。任务管理中我们最喜欢的部分是能够在日历视图中查看由项目流和截止日期组织的团队所有任务的能力： Hibox任务的日历视图虚拟助手：…

建立和设定基于优势的目标

卡罗尔·安妮·麦奎尔（Carol Anne McGuire）这篇文章最初发表在CliftonStrengths Coachs Blog 无论是新的一年，新的季度还是新的一周，我们都倾向于将过渡视为“修复”我们出了什么问题的机会。我们发誓要减肥，少花钱/多省钱，运动，戒烟或找到新工作。通常，新目标的前两周太棒了！但是很快，大多数人又回到了起点。为什么？我们只是懒惰吗？没有！我们只是想以错误的方式激励自己！在我们最大的潜力领域（我们发挥优势的领域）中，存在无限增长的空间。如果您真的准备好进行更改，请创建一个能够纪念您最自然的自我的更改。为了帮助您发现哪些领域可以促进有意义的增长和可持续的解决方案，首先要考虑让您着火的事情-那会扩大您的思维并让您更深入地学习吗？是什么使您与周围的人有更深的联系？…

项目管理应用中的甘特图

对于可能不熟悉该术语的人来说，甘特图是计划项目的一种非常有用的方法。该图表由亨利·甘特（Henry Gantt）在上个世纪初设计，使用平行的水平独立条形图来清晰地说明项目和每个子任务时间表。 http://www.rff.com/gantt2.htm 这是简化版，请给您一个想法现在，当我们取消定义时，我们现在可以讨论为什么以及应该如何使用它。为什么还要打扰？项目管理本身是任何组织中最重要的方面之一。为了使管理如今可以完美地工作，它需要在市场上作为PM（项目管理）软件提供的数字工具。这些应用程序可以成功监视各个任务的进度，在团队成员之间进行交流，并且根据应用程序的类型，它将具有其他特定功能。甘特图可以是PM软件的一部分，它们可以为组织的管理带来多项好处。这里有一些例子，说明如果合理使用甘特图可以带给任何团队。甘特图的好处明晰甘特图可以从视觉上将非常复杂且很长的项目分解为可消化的内容，任何团队成员都可以理解。但这不仅对项目团队的成员有利，而且雇主，管理人员和利益相关者还可以清楚地看到进度，并了解特定任务的进度和过程，从而有效地增进了组织不同部门之间的了解。任务关系甘特图最重要的方面之一是，它为团队成员提供了每个任务的可视化表示以及它们之间的联系。…

这些简单的技巧可最大程度地减少办公室混乱

想象以下情况。重要项目的截止日期临近，您的同事正在寻求发票的帮助，实习生正在等待您将其分配给新任务。同时，您意识到下班时会下雪，这意味着您没有机会午休，并要求同事在回办公室的路上给您买一些垃圾食品。您会在寻找汉堡包的同时，在桌子周围散落的一堆文件下面寻找一个重要的文件夹。听起来很熟悉，对吧？令人遗憾的是，对于大多数人来说，这似乎是正常的日常工作，在一定程度上，他们办公室里的混乱是合理的。但是，硬币的另一面。混乱使您的生产力降低，并且浪费了大量时间来寻找所需的物品。有解决此问题的简便方法吗？当然有。立即清除无用的纸张-您可能无缘无故地将大量无用的纸张放在办公桌上。您能做的最好的事情就是销毁它们。是的，您需要销毁它们，而不仅仅是将它们扔进垃圾桶。为此，您最好自己动手碎纸机或寻求专业帮助。那里有许多商业清洁公司，在可用服务列表中都有环保纸屑。旅途中保持清洁-不要将午餐吃剩的食物留在桌子上。不要等待商业清洁公司的下一次访问来恢复地板的美观状态。相反，请确保您不要在地毯上留下任何碎屑。…

攻读博士学位：一点一点

第87天：2018年6月26日总的来说，我的日子过得不错！我今天早上醒来很兴奋。即使我还没有清醒，但足以促使我起身去晨跑。今天早上好两个小时。整个上午的其他时间一切都按计划进行。我和P’Gluay渴望变得更好，并且做得更好。随着一天的流逝，我检查了我完成的工作清单。确实是非常美好的一天。我会说我很有生产力。我去办公室上班，共进午餐，并在整个下午工作。尽管偶尔会因发短信和通知而分散注意力，但这一天仍然按计划进行，我可以将注意力集中在更长的时间上。下午生产力的所有功劳都归功于“计划”。好厉害！对不起，我的草率记笔记技能，尤其是页面的下半部分。现在，我急需解决的弱点是晚上。由于我通常回家，吃饭和放松，因此除非有紧急需要完成的工作，否则我不习惯在这些时间工作。今天，我原计划在晚上工作，尽管这不是一项繁重的工作，但我完全失败了。…

为您的收件箱排毒，让您的工作量更多

时间是所有业务中最宝贵的资产，这是陈词滥调，这是有充分理由的。与您在培训或基础设施上投入的资金不同，这是您永远无法赚回的。据《商业内幕》报道，在美国，员工每周工作时间的四分之一用于处理大量电子邮件。养成更好的时间管理习惯可以立即产生积极的结果。通过整理收件箱来提高办公室的生产率不仅对您的业务有好处，而且对您的员工，家庭生活和健康都有好处。 “如果您不控制通知，它们将控制您” – Gizmodo新闻编辑Mario Aguilar 仅获取您需要的电子邮件无论技术进步如何，电子邮件都将保持不变。作为业务交互的组成部分，将无关的电子邮件保持在最低限度符合业务的最大利益。但是，随着垃圾邮件发送者越来越善于规避标准过滤系统，说起来容易做起来难。为确保重要的电子邮件不会被掩埋，请通过在现有过滤器中添加其他垃圾邮件阻止系统来消除垃圾邮件。最好将人与自动发件人和可自定义队列区分开的系统。您将节省大量电子邮件的搜索时间，并能够更快地找到重要的电子邮件。花一些时间来设置符合您要求的过滤系统，并一劳永逸地清理收件箱。关闭通知…

制定时间表

我们已经在时间和如何最好地在Elevator Up上对其进行最佳计划方面获得了相当多的技术。正如我们的产品经理乔尔（Joel）最近在帖子“创造时间”中所说的，请不要浪费时间：我还意识到，花时间学习或做某事不会神奇地出现。这是我必须非常故意的事情。〜Elevator Up产品经理Joel Taylor 伙计，对乔尔和每个人都是如此。因此，我们以团队的形式谈论了我们如何单独度过自己的时间，以及我们如何可以更加有计划地花费时间。 Joel的帖子是这篇文章的不错的入门读物，因此请务必检查一下。今天，我将谈论一个练习，您可以通过练习来发现更多的有目的性。步骤1：找出占用您时间的时间拿一些便利贴或一张空白纸，然后开始列出所有可能花费在项目或项目任务上的东西。（对我们来说，这是一项可计费的工作，对您来说可能是不同的事情。）基本上写下使您无法专心应付的事情，或清单上的大事。这些可能是自残的，也可能是公司的期望。我们团队的一些例子是：查看邮件…

引入高级电子邮件通知

今天，我们为Task Pigeon推出了高级电子邮件通知！高级电子邮件通知使您可以查看分配给您，已编辑或标记为已完成的任何任务的完整详细信息。这些新的更新，以及只需单击“回复”电子邮件通知即可响应任何任务或评论的功能，使以最适合您的方式工作比以往更容易。高级电子邮件通知-新任务 Task Pigeon针对新任务的新高级电子邮件通知现在允许您向其分配任务的每个团队成员直接在其收件箱中查看任务的完整详细信息。有关此新通知的示例，请参见下图。高级电子邮件通知-任务已编辑在更新任务时通知您的团队成员也很重要。这就是为什么我们的新“高级电子邮件通知”在每次更新任务时也都包含任务的完整详细信息的原因。高级电子邮件通知-任务注释就像我们一直在关闭我们的电子邮件通知系统一样，您可以在任务执行时随时查看和回复评论。您可以选择在Task Pigeon应用程序中查看评论，也可以单击“答复”留下您自己的评论。高级电子邮件通知-任务完成我们在电子邮件通知系统中添加的另一项新功能是可以在任务被标记为已完成时随时接收通知。进阶电子邮件通知-开启/关闭…

攻读博士学位：慢慢地重新自我

191天：2018年10月8日我已经计划好了（几乎）醒了。我可以感觉到事情会越来越好。也许自从第一次TAP会议以来，过去的几周我一直感觉不像自己。我已经失去了一些习惯和大部分纪律。在过去的几周中，这些可能造成了令人沮丧的挫败感。考虑了所有可能的原因后，我得出的结论是，我需要克服对自己的负面情绪，并尽快采取行动。然而， “尽快”一词尽可能模糊，仅表示永远不会发生。因此，我决定今天早上是这一天。从今天开始。重新开始。再次。因此，无论唤醒闹钟有多困难，我都决心去做，这是成功的。然后，我尝试按照平常的早晨习惯起床，喝水，做些伸展运动，煮咖啡以及开始在办公桌前阅读或计划一天的活动。今天早上这几乎是一个完美的开始。我可以做得更好的一件事是使用手机。…