在设置每日计划时，最关键的问题之一是首先执行哪些任务，第二次，第三次等等。 我们中的许多人都没有考虑过这一点，但是当我们这样做时，我们常常在错误的时间做错了工作，因此我们花了更多的时间在比平时少的事情上。
例如，有时我们选择一项任务而不是另一项任务是因为它比较容易，或者因为它使我们立竿见影，尽管我们还有许多重要的工作要做。 或者，我们从事所有大型项目，但让较小的任务越过裂缝。 我们不一定要故意这样做； 每天，我们都会面临数百种甚至数千种选择，而且很难时刻记住大局。
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即使我们要小心，也很难决定下一步要解决的问题。 您是在进行今天有最后期限的次要任务，还是要在另外几周内到期的重大项目？ 抓住低挂的水果真的很糟糕吗？ 开发一个系统来确定任务的优先级将简化您的决策过程，并鼓励您在更一致的基础上做出更好的决策。
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以下两乘两乘的矩阵（由生产力专家Stephen Covey推广）将帮助您根据任务的重要性和紧迫性来确定任务的优先级。 在检查待办事项清单上的项目或评估刚刚分配的新任务时，请确定该项目是否紧急（需要尽快完成）或不紧急，以及它是否重要（会产生重大影响）或不重要，然后应用这些预先建立的规则。
- 紧急而重要。 这些是一周中您必须应对的危机和截止日期。 假设您管理的产品，您帮助维护的网站或您要处理的大客户存在问题。 这些应该始终是您的最高优先事项。
- 不紧急，但重要。 该象限包含对您或您的组织有重大影响但不一定对时间敏感的任务。 这些任务可能与您的长期目标密切相关：例如，获得新技能或从事大型项目。 由于他们并不紧急，我们经常无法为他们投入足够的时间。 这就是为什么您应该将它们放在第二位。
- 紧急但不重要。 这些任务需要快速完成，但是如果根本没有完成或迟到了，则影响较小。 在考虑某事是否不那么重要时，不仅要权衡其对您的潜在影响，还要对您的团队或组织产生影响。 这些应该是您的第三优先级。
- 不紧急，也不那么重要。 这个名字说明了一切。 这些任务不需要立即注意，也不是紧急的。 这些应该是您的最后优先事项。 例如，某些电子邮件管理可能属于此类。
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通过使用这些优先级来帮助您安排日程，您更有可能在正确的时间进行正确的工作。 时间拳击是一个反复的过程，因此它并不总是完美的。 有时您的估算可能会不正确，并且您的日程安排可能会比您想要的更快，更剧烈地变化。 但是，您越认真地花时间为工作预留时间，确定优先级，日程表就越切合实际，就越有可能完成最重要，最紧急的工作。
摘自《 管理时间》 （20分钟经理系列），哈佛商业评论出版社，。
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最初发布于 hbrascend.org 。
