Productivity – 第373页小小书 XXshu

您的语音邮件专业问候不是6个原因

对语音邮件使用正确的专业问候正确或错误的语音邮件肯定会影响您的业务。 “汤姆·彼得斯集团（Tom Peters Group）”的奥伦·哈拉里（Oren Harari）表示：“一项研究发现，在公司每年失去的85％的客户群中，有68％是由于对电话的冷漠或消极对待。”称您的企业是客户还是对您必须提供的产品感兴趣。如果您无法自己接听电话，则希望您的自定义保留消息能够很好地代表您。专业问候语语音信箱错误许多人在他们的企业语音邮件中会犯一些常见的错误。这是六个常见错误，可能使您的语音信箱无法发挥更大的作用：您在语音信箱中不要提及您的名字：您的消息不应该只提及您的公司名称或所在部门。也要说出您的名字，以便呼叫者确切知道他们已接听谁的电话以及他们将要离开谁有关他们是否决定这样做的消息。您的消息不是最新消息：同一消息并非全年都会适用。您需要更新消息以反映出差，休假或任何其他情况下的出行时间。当您可以与来电者联系并遇到更多个人时，这为呼叫者提供了一个更好的主意。您的信息太不正式：您要发送给企业的信息应向呼叫者介绍您。呼叫者必须了解您对他们的重视并重视他们所说的话，这一点很重要。…

即时性的（不）重要性

我第一次真正记得使用手机是9/11。我去上班了，而我的配偶（当时在一家航空公司工作）仍然在家里。我在第二架飞机撞上前打开车上的NPR，并听到了他们的现场报道。我停了车，叫我的配偶，然后告诉她发生了什么事。她说：“哦，该死！”然后挂断我，这样她就可以打电话上班了。三个星期后，她与三分之二的IT员工一起被解雇。这实际上是紧急情况吗？我的电话对她的结果有没有实质性的改变？可能不是。那么，在什么情况下直接联系实际上很重要？我们可以先将其分为呼叫者与接收者。在无数现实情况中，拥有手机，无论何时何地都可以通话，无论身处何处，都会产生巨大的变化，有时甚至是生与死之间的差异。但是，如何成为接收者呢？为了立即获得重大影响，需要做一些事情。首先，时间敏感性-必须立即进行。其次，排他性-这必须是您唯一有能力解决的问题。现在，除非您是专业人士来电话，否则实际上多久发生一次？如果是紧急医疗情况，请挂断并拨打911。…

技术突破

过去一周的大部分时间里，我都远离检查邮件和短信的多巴胺。有时它很痛苦，但结果是重新检查现在是否正在燃烧的东西（大多数时候不是）。我仍然检查了我的电子邮件，但这是每天一次或两次的批处理检查。我还使用手机拍照并观看了一个或两个节目-以及开车时使用的Google地图。每隔几秒钟不检查电子邮件的内容可能是… 一些有趣的发现：良好的睡眠表现为对入睡真的很累。我真的不得不把自己拖到床上。一点点走很长的路要走。集中精力进行几分钟的电子邮件响应比持续不断地传递信息要有效得多。我们都需要技术突破，我们需要更好地应对自己的技术习惯。这个月的重点是……重点。

用番茄吃那只青蛙。

嘿！你会把番茄和番茄一起吃吗？不，你很震惊。不要告诉我你是否不是。它不是你在想什么。但是，就像我第一次听到这句话时一样，也可以感到震惊。实际上，番茄是意大利语中的番茄一词，我所说的番茄技术是 Francesco Cirillo在1980年代后期开发的时间管理方法。该技术使用计时器将工作分解为多个间隔，通常为25分钟，以短时间隔分隔。让我们看看它是如何工作的。对于许多人来说，时间是敌人。我们争分夺秒地完成任务并按时完成任务。 Pomodoro技术可以教您如何与时间合作，而不是为与时间作斗争。这是一种革命性的时间管理系统，从外观上看，它简单易学，并且可以改变生活。我对番茄技术的初次体验真的很棒，我发现在完成任务时节省时间非常有帮助。这也使我有力量专注于自己的工作，而不会分散注意力，例如手机，facebook等。…

SMART目标如何使您为失败做好准备！

对于我在Facebook上发布的问题，我的回答最有趣。我正在收集人们关于他们通常何时进行业务计划的意见。在12月的最后一周和1月之间，回应的下降比例为50/50。然后我得到了这个评论： “谁在圣诞节和新年之间认真工作？！那是为了沙发，滑雪，休闲和家庭聚会。我最好的建议是在倦怠之前进行自我护理，而圣诞节是其中的重要部分。” 这完全让我思考，我相信可以解释12月计划者和1月计划者之间的鸿沟！有些人从计划是可行的角度出发！而包括我在内的其他人则将其视为一种放纵的享受！计划可以是一种放纵的享受！我非常喜欢圣诞节和新年之间的假期计划。对我来说，有机会沉浸在宁静中，反思我的梦想和愿望，尝试各种可能性，创造来年我想要的东西真是太好了！规划和创造梦想的一年不该爱什么？您选择计划的方式不仅会对您的计划经验产生重大影响，而且还对您实施计划，在计划过程中向他们学习以及使您乐在其中的能力。如果您使用备受ball病的SMART目标设定系统来进行规划，那让我感到惊讶，这并不使我感到惊讶。就我而言，这只是嘘声。设定SMART目标很糟糕！…

您是否遭受了技术压力？

什么是应用程序，Facebook，Twitter，Instagram，Snapchat和电子邮件。越来越多的员工在正常工作时间以外检查智能手机，iPad或笔记本电脑以阅读工作中的消息。但是，始终可以承受的压力越来越多地导致心理和身体疾病。健康始终保持可达性可能会对员工的健康产生重大影响。它远远超出了工作电子邮件；人们不断地联系在一起，这迫使他们思考。单击，检查，扫描和回复会对工人的整体健康以及生产力造成重大损失。根据雇员协会的说法，这是雇主的问题，因为雇主对安全健康的工作环境负责。禁止在德国和法国，他们已经采取了一些措施来应对技术压力。在法国，法律禁止在工作时间后发送电子邮件。在德国，宝马的员工在2014年代表“无障碍权”。根据对FNV（荷兰工会联合会）和阿姆斯特丹大学的调查，发现他们每天有20％以上的员工每天在工作时间以外联系六次以上。一名员工每小时检查其移动设备六次。当文本，电子邮件和无穷无尽的社交媒体首次出现在企业的家门口时，它们使办公室沟通的许多方面变得更加清晰，快捷和可靠。但是现在是时候控制大量互联网的使用了，因为试图不断访问它们对他们的个人和职业生活都造成了许多损害，从体重增加，记忆力下降和注意力分散到职业倦怠。应该赋予他们在私人生活和工作之间保持良好平衡的能力。

超越注意力跨度的神话（关于创新焦点的思考）

有一个普遍的文化假设，即“孩子们这些天”由于放映时间而无法集中注意力。他们只是缺乏从事深度工作所需的注意力范围。但是，如果那不是完全正确的呢？如果这一代人能够达到创造力的状态该怎么办？听播客只需单击下面的音频即可收听此Creative Classroom播客。您还可以通过订阅iTunes（iPhone用户的理想选择）或Google Play（Android用户的理想选择）随时随地收听音乐。注意跨度神话几天前，我分享了一个故事，讲述我的中子如何度过了几个小时而失去了制作素描动画视频的创作过程。他的哥哥和妹妹花了几个小时来弄乱我们院子里的游戏结构。它现在有一个标志，一个用于运送补给的滑轮系统，一个坡道和一个用于悬挂的长凳。我之前写过关于游戏为什么对创作过程至关重要的文章。但是当我观看他们的比赛时，我注意到了一个有趣的趋势。他们的比赛重点突出。有一种深入的工作和不断创新的感觉。换句话说，它比第一次出现时更加结构化和复杂。…

改善团队沟通（以及提高启动效率）的4条提示

在大多数人际关系中，无论是个人还是专业，有效的沟通都是一个绊脚石。如果两个主角简单地交谈，有多少部故事片可以减少到短片？不幸的是，办公室环境中的沟通不畅实际上会对生产力产生负面影响，并最终影响您的底线。即使您与员工或同事之间的沟通良好，也可能是他们之间的沟通不畅。如果您认为办公室的工作效率可以提高，那么仔细研究交流可能是一个不错的起点。人们是否在相关项目上经常交谈，协作并保持联系？如果没有，这里有一些技巧可以帮助您扭转局面。 1.提高团队之间的透明度如果将工作放在筒仓中，而其他团队成员没有参与整个项目生命周期，则跨部门项目会产生沟通不畅的空间。现有工作基础架构的性质只会加强这种孤立的方法-每个员工都有一个本地保存的文件版本，该文件可以在团队成员之间来回发送电子邮件，其中一些人对项目的状态一无所知。从一开始就复制到整个消息字符串上。我们都去过那里。所有这些的解决方案就在您的指尖。团队沟通平台可以通过打破这些孤岛来改善沟通。将您整个集体的大脑信任带到一个平台上，可确保每个人都在同一页面上，并使团队能够快速轻松地在文件上进行协作，搜索项目，甚至消除混乱的工作流程。当组织中的每个人都在同一个平台上工作时，您可以轻松地将员工组织为小组，并且每个人都可以在相关项目中获得所需的透明性，从而提高整体沟通和生产力。 2.使人们能够确定内部专家能够识别并轻松访问内部主题专家的价值通常被忽略。但是，团队交流平台使所有用户可以更轻松地找到需要与之交谈的合适人员。…

iOS文件存储绝对仍然是一个问题，但是正在变得越来越好。

iOS文件存储绝对仍然是一个问题，但是正在变得越来越好。我已经将大约80％的工作转移到了iPad（Air2，而不是Pro）上。我管理着大约15个使用Coda和Dropbox进行备份的客户网站。但是，是的，在处理html和图形文件时，某种文件系统必不可少。我的网站工作很容易在Coda上完成，因为它允许多个文件夹进行组织，但是Coda可以将Dropbox用作“本地”文件存储会更好。在html文件之外，我还进行了大量的图形设计。过去，这是在Mac上使用Adobe应用程序的。我仍然在Mac上使用InDesign和Serif出色的Affinity Photo和Affinity Design，所有文件都存储在Dropbox中。但是，当我使用Graphic和Pixelmator将更多的工作转移到iPad时，内置的文件处理会有更多的麻烦。以图形中文件的当前实现为例，这只是所有文件的单个页面，没有子文件夹。我有太多的客户，每个客户都有多个项目，因此无法在一个大表上对其进行全部管理。我可以从Dropbox或iCloud导入/导出到其中，但是活动项目在这一大表中。因此，它工作得很好，但是并不理想。目前最大的缺点是文件跳动和应用之间缺乏一致性。 Pixelmator对于文件具有不同的选项。例如，我无法从Dropbox导入，但可以从iCloud导入。…

为什么您不应该在早上花时间记录日志（以及应该做什么）

我是日记的忠实粉丝。但是我不喜欢花时间在早上写日记。在我深入研究这个主题之前，我不想把早上写作与早上写日记混淆的想法。朱莉·卡梅隆（Julie Cameron）在《艺术家的方式》中流行的“早晨页面”的想法是一个很好的想法，但我不认为这是最纯粹的日记。这是因为当您在这些页面上工作时（或如Mark Levy在他的书Accidental Genius中所讨论的那样花时间“自由写作”），您就不会开始写日记了。相反，您实际上是在清空头脑。当然，某些可能出现的事情将适合日记条目，但这些事情只是偶然的，而不是有意的。在我看来，这不能满足日记功能可以为您和您的生产力带来的希望。实际上，当您早上在日记中写东西时，您没有太多要记述的事。如果有的话，您就是在花时间写出您当天打算做的事情。早上的日记条目中可能还有其他写作内容，但以我的经验，大部分写作内容都是针对未来几个小时的计划。我认为那不是那个时间的有效利用。那你该怎么办呢？首先，正如我之前提到的，我是一名狂热的日记。…