电子邮件 – 第14页小小书 XXshu

连接点：管理工作日的艺术和科学

最近，一名人力资源专家告诉我，要职业发展，我需要花费至少50％的时间进行横向管理。从侧面来看，我不是“领导”我的上司，不是“领导”我的团队。我的直觉是放弃这个公寓：毕竟，有人会怎么衡量呢？设计一个大到可以统计证明50％的实验非常困难。有数百种因素影响着每个职业步骤，并确定什么原因导致不可能完成任务。当我质疑这种洞察力时，尽管如此，我还是对最佳实践剧本的更大概念感兴趣，因为它可以快速追踪我的职业生涯。反过来说，我今天做的事情“错了”吗？我每天如何分配时间和取得长期成功之间有什么联系？正如斯蒂芬·沃尔夫拉姆（Stephen Wolfram）所展示的那样，跟踪日常行为确实很有趣。我们大多数人永远都无法达到他的精细程度。但是幸运的是，事后可以进行一些动作跟踪。为了清楚起见，此处的“动作”是指工作的不同方面，例如：发送邮件与某人会面：面对面或虚拟产生内容：通过处理电子表格，创建演示文稿或编写代码我们已经经历了数百次：电子邮件和会议限制了制作内容的时间，反之亦然。…

有效管理电子邮件的7个基本技巧

大多数人认为Gmail确实很棒。它可以完成工作：通讯，存储消息，有时还可以进行环聊。但是，如果您是高级用户，并且Gmail是您业务的重要组成部分，则要使其井井有条，井井有条，就需要您采取一些直接的措施。我们收集了七个有效使用电子邮件的重要技巧，这些技巧可以使您始终处于收件箱的顶部。 1.将邮件转发到一个收件箱在甚至开始管理收件箱之前，请先问自己-“其中之一？”。我们大多数人没有一个电子邮件地址。这里有您的个人收件箱，工作电子邮件，“旧”或大学邮箱，垃圾收件箱等。并非所有这些邮件都很重要，但有时您可能会收到一些需要您立即关注的邮件。如果是这样，那么您可能会发现自己连续检查多个收件箱，监视它们是否有更新，而不是对工作进行优先级排序并损害整体生产力。您可以采取几种措施来避免这种情况。首先，完全避免检查除您用于工作的收件箱以外的所有其他收件箱。您的所有社交媒体通知，促销和更新均不应中断您的工作流程。但是，如果您有多个工作收件箱（假设一个是您的个人工作电子邮件，另一个是您公司的支持收件箱，等等），则最好至少不要同时打开它们。最好的解决方案是在Gmail中设置自动电子邮件转发。假设有一封新邮件到达您的个人电子邮件地址，它将自动转发到您的工作收件箱。这意味着您可以在一个收件箱中接收发给多个Gmail帐户的邮件。这不会减少电子邮件的混乱情况，但是您不会经常在多个收件箱之间切换，也不会在其他帐户上丢失一些重要的邮件。

电子邮件主题：紧急，请回复

友善的提醒-电子邮件不是紧急的通讯方式。您是否有一位经理希望您下班后答复您的电子邮件？下班后您是愿意还是要回覆电子邮件？饭后您的经理实际上要求您做出回应吗？您沉迷于电子邮件的多巴胺热潮吗？简短的说是，如果这不会导致您在孩子上床睡觉后的晚上8点回答问题，那就太好了。但是，这将设定您始终在晚上回答的期望。另一方面，如果您对晚餐后的接听不满意，那么您可能会承受不必要的压力。考虑一下： URGENT的解释是什么？如果您不回答，企业会蒙受损失吗？感到紧急吗？不要别人期望您回答。有区别。是否需要立即解决？当然，如果不是您的经理提供的，则无需等到第二天。需要警告的是，如果您负责网站或数据中心，并且该网站已关闭。如果您出于财务目的而必须从事业务，则该职位至关重要。在复查多个职位描述时，从来没有回复电子邮件的责任。…

该电子邮件技巧很简单，以至于我为不使用它而生气

由Unsplash提供我擅长很多事情，从每天正午才吃午饭到撰写使我看上去很自负的文章介绍，再到下载生产力应用程序然后迅速放弃它们，这些我都很擅长。您会看到，我喜欢组织，时间表和电子表格。因此，如果我读到一篇文章告诉我，下载某个应用程序将有助于我组织生活，那么我的职业就是110％。而且我会一直使用几天-最终决定我以前做的更好。我以前所做的几乎总是超级简单。以我的待办事项清单为例。我已经尝试了很多（免费）待办事项列表应用程序。但是，我总是回到在Mac上使用便签的地方。我之所以告诉您所有这些，不是因为我认为您对我的待办事项列表的发展很感兴趣，而是因为我想表明我是一个喜欢简化我的生产力黑客的人。我遇到的最新消息是最简单的。实际上，它是如此简单，以至于我有点尴尬，以前从未使用过它。我已经开始使用Gmail电子邮件星标。您知道，紧挨着主题行的那些小星星-事实证明，它们不仅仅是为了装饰而已。这是我使用它们的方式：我给所有需要答案的电子邮件加注星标，但我无法立即回复。每天结束时（在“我懒得做真实工作”期间），我都会浏览加注星标的电子邮件并做出回应。我去掉星星。…

刚拿起电话

为什么我们需要停止电子邮件链和电话交谈马修·凯恩（Matthew Kane）在《 Unsplash》上发表的文章《无檐小便帽的年轻女子站在人行道上通电话》在任何给定时间，您都坐在计算机旁，看到Intranet Messenger弹出窗口出现在屏幕的角落。您单击它，然后快速回答问您问题的人。然后，他们会答复您，要求您进行澄清或提出其他问题。你回应。他们回答，您不清楚，或者没有得到。你感到沮丧。而且您认为他们也感到沮丧。你是做什么？有时，我认为我们陷入了一种沟通方式。但是，我学到了提高生产力的新钥匙，这有助于我缓解这些对话，但最终进展得很快。拿起电话无论是在商务中还是生活中，我们都发现了许多相互交流的方式。在工作中，有电子邮件和办公室间通讯系统。…

改善Gmail工作流程的三个步骤

要进行此设置：创建一个名为“ @Urgent”的Gmail标签。设置Gmail过滤器可将“ @Urgent”标签自动应用于紧急电子邮件。根据您的要求，为“ @Urgent”标签配置台式机和智能手机通知。这里唯一棘手的事情是设计可以可靠地捕获您所有紧急邮件的Gmail过滤器。一些建议：为紧急电子邮件设置一个单独的电子邮件地址。告诉您的同事，客户和第三方服务在需要紧急联系您时使用此地址。为VIP发送者添加过滤器。也许所有来自特定发件人的电子邮件都应被视为紧急邮件。为主题行包含“紧急”一词的电子邮件添加过滤器。为入站电子邮件设置自动答复。自动回复应该告诉发件人什么时候可以收到回复，以及在需要紧急联系您时应该怎么做。…

让我们急忙＃1：免去处理所有这些收件箱的麻烦

成功是艰苦的工作。并不是唯一在凌晨4点醒来练习的科比。马克斯已经为波士顿马拉松比赛训练了一年多。即使有时他工作到深夜，他仍然会在清晨起床并继续跑步。他已经收到注册确认邮件。现在是时候拭目以待，看看他是否在彩票中很幸运。 Max每天在路上，在桌子上，有时甚至在浴室里，都会检查他的电子邮件。一些正在奔跑的伴侣已经收到了确认门票的电子邮件，但是在Max的收件箱中却完全安静了，甚至没有“不幸的”冷安慰。一位同事注意到他的无奈，瞥了一眼Max的手机。他问：“您是用公司的电子邮件注册的吗？” 好主啊！直到那时，Max才意识到他整天都在检查的电子邮件不是他的个人电子邮件。他迅速进入自己的收件箱，却发现祝贺信已经在那里等了一天。杂乱地处理多个电子邮件收件箱确实是一件麻烦事，有时我们会以为我们正在检查一个重要字母的收件箱错误。但是幸运的是，借助Rush，您可以将电子邮件帐户合并到一个统一的“所有收件箱”中，并从智能手机上的一个位置甚至跨不同的设备发送和接收电子邮件。使用Rush，您可以在一个地方随时访问所有电子邮件。无需担心丢失任何电子邮件，只需全神贯注于重要的事情，无论是马拉松比赛还是下一件大事。这是您的R风格。…

绝对可以，只需8个简单步骤，最终解决了您的电子邮件问题

大多数人在工作周中花费28％的时间来回复/处理电子邮件。如果您是那种不断停止检查最新电子邮件发送到收件箱的工作，这可能不会让人感到惊讶。当然，当您停止考虑电子邮件每天浪费多少生产时间时，量化浪费的时间仍然令人震惊。答复电子邮件会给人一种错误的成就感，因为在设定的时间（而不是在收到邮件时）确实可以更有效地处理它们。想象一下，如果您一天的工作时间增加28％（甚至是一小部分），该怎么办！大多数人将工作日的28％用于电子邮件。如果您经常表现出以下任何一种行为，则可能需要重新考虑对电子邮件的态度：将电子邮件作为当日的头等大事，直到您感觉成功地照管了收件箱，然后才能完成任何工作即使您5分钟前刚刚检查过一次电子邮件，也要再次检查花大量时间在收件箱中排序：整理，阅读和删除电子邮件重要的是要认识到您对传入的电子邮件几乎没有控制权（因为它是自然而然的，持续不断的通信），但认识到确实可以控制时间和使用方式也很重要。您无法阻止电子邮件进入收件箱，但可以在阅读和回复电子邮件时控制您的工作效率。这些电子邮件管理技巧将帮助您充分利用工作日的时间，同时最大程度地减少收件箱中的时间。安排设置时间阅读和回复电子邮件掌控生活（和时间！）的最简单方法是创建设置的时间来阅读和回复电子邮件。虽然很想在您醒来或上班后不久设置此时间，但实际上通过检查电子邮件开始一天会适得其反。因此，与其在工作日的前几个小时安排您的电子邮件检查时间，不如在第一次检查收件箱之前争取整个2-3小时的工作时间。如果您需要一些设置时间的指导来检查电子邮件，最好的时间是在完成一些有价值的工作后的早晨（上午10点至11点之间），以及一天完成前的几个小时（大约3点左右）。下午4点）。…

收件箱零-第5天，电子邮件之外

焦点列表不仅显示您手动创建的任务，而且还包括跟踪和延后的电子邮件。这样，您就可以完整地了解自己的一天。优先工作当出现新操作时（例如，您接到客户打来的电话，在会议期间提出了一项操作或关于新营销活动的想法突然冒了出来），您可以执行以下任一操作以下内容。请注意，这与我们在第二篇文章中针对收件箱中的电子邮件所述的方法非常相似。去做就对了如果该操作花费的时间少于您的2分钟（例如，安排会议的问题），请立即执行。不要费心写下来。创建任务，安排任务并稍后再处理时效率会低得多。安排它如果该操作需要更多时间或您无法立即执行，请将其记为一项任务，并通过设置截止日期进行安排。您的任务将不在您的视线之内，并且将在所选日期重新出现在您的焦点列表中。（可选）将您的任务组织到项目中。例如，您可以为每个客户设置一个项目，或为与每周团队会议相关的所有任务创建一个项目。使用标签可以帮助您对任务进行分类。例如，使用标签#call表示该任务是关于打电话。封存如果您打算在近期内不执行该操作，请创建一个任务并将其移至积压项目。…

嘿，您的公司应该使用应用来补充电子邮件

您在工作时间以外多久使用一次电子邮件？不经常？这是因为现代社交应用程序在易用性和受欢迎程度方面远远超过电子邮件。如果您想与朋友一起组织午餐，您是否会发送群组电子邮件？否。这些天，您在Messenger或WhatsApp上创建了一个群组，并通过快速回复观看了消息链。简单。简洁。而且都是实时的。自首款智能手机发布以来，通讯已发生了翻天覆地的变化。最近的一项调查显示，人们期望在数小时内得到答复，而Y一代及以下的年轻人则希望在数分钟内得到答复。从对话到世界新闻，再到公交车选择，如今的市场上无数的移动应用程序推动了通信的发展，使其成为信息准备就绪，简洁，易于访问的野兽。通信应用程序已渗透到日常生活中，并且随着许多公司朝着移动优先的工作环境迈进，移动应用程序也正渗透到工作文化中。但是，无论我们如何组织私人生活或与家人和朋友交流，电子邮件仍然是与不认识的人交流的最常用平台。而且这不会很快改变。那么，为什么应用程序和电子邮件应在工作场所相处呢？ 1.拥有一站式平台。电子邮件非常耗时，会填满您的收件箱，直到需要数小时来筛选信息为止。其中大多数甚至都不相关！…