大多数人在工作周中花费28％的时间来回复/处理电子邮件。 如果您是那种不断停止检查最新电子邮件发送到收件箱的工作，这可能不会让人感到惊讶。
当然，当您停止考虑电子邮件每天浪费多少生产时间时，量化浪费的时间仍然令人震惊。 答复电子邮件会给人一种错误的成就感，因为在设定的时间（而不是在收到邮件时）确实可以更有效地处理它们。 想象一下，如果您一天的工作时间增加28％（甚至是一小部分），该怎么办！
大多数人将工作日的28％用于电子邮件。
如果您经常表现出以下任何一种行为，则可能需要重新考虑对电子邮件的态度：
- 将电子邮件作为当日的头等大事，直到您感觉成功地照管了收件箱，然后才能完成任何工作
- 即使您5分钟前刚刚检查过一次电子邮件，也要再次检查
- 花大量时间在收件箱中排序：整理，阅读和删除电子邮件
重要的是要认识到您对传入的电子邮件几乎没有控制权（因为它是自然而然的，持续不断的通信），但认识到确实可以控制时间和使用方式也很重要。 您无法阻止电子邮件进入收件箱，但可以在阅读和回复电子邮件时控制您的工作效率。
这些电子邮件管理技巧将帮助您充分利用工作日的时间，同时最大程度地减少收件箱中的时间。
安排设置时间阅读和回复电子邮件
掌控生活（和时间！）的最简单方法是创建设置的时间来阅读和回复电子邮件。 虽然很想在您醒来或上班后不久设置此时间，但实际上通过检查电子邮件开始一天会适得其反。
因此，与其在工作日的前几个小时安排您的电子邮件检查时间，不如在第一次检查收件箱之前争取整个2-3小时的工作时间。 如果您需要一些设置时间的指导来检查电子邮件，最好的时间是在完成一些有价值的工作后的早晨（上午10点至11点之间），以及一天完成前的几个小时（大约3点左右）。下午4点）。
如果您以快速的电子邮件响应人而闻名，请礼貌地告知同事，现在您将在一天中的指定时间阅读和回复电子邮件。 如果您真的想把站点带回家（尤其是对于那些不经常接触的人），请为收到的电子邮件设置一个自动响应器，让所有收到电子邮件的人都知道您每天只会检查两次电子邮件。 您可能会选择在自动应答器中包括您的电话号码，这样，如果有人有紧急查询，他们可以直接给您打电话。
有些人有固定的时间表以批处理活动的形式回复电子邮件，而另一些人（纪律性更高）通常在短暂的休息时间内更频繁地处理电子邮件。 确定最适合您的方法，然后严格执行为自己创建的规则。 如果您从告诉自己“这只是一封电子邮件…”开始，则1变成3，3变成5，然后您完全被电子邮件所吸引，并损失了28％的工作周生产率。
使用80/20规则
并非每封电子邮件都需要阅读或回复，否则无法识别，这会浪费大量时间。 臭名昭著的帕累托原理（也称为80/20规则）指出，只有20％的投入导致80％的产出。 使用此原理，确定值得引起您注意的电子邮件和发件人的类型，并取消订阅其他邮件，使他们永远没有机会分散您的注意力。 此外，在花时间检查电子邮件时，请集中精力查看最重要的20％电子邮件，然后再集中注意其他电子邮件。
电子邮件提示：先关注最重要的20％电子邮件，然后再关注其他电子邮件。
不要立即回复
如果您是那种立即回复电子邮件的人，那么您可能会认识到这种常见的交流方式：
- 一个人向您发送电子邮件
- 您立即回复
- 他们立即回覆
- 重复步骤2和3，直到对话自然结束
回复电子邮件的最佳时间是在您指定的电子邮件时间内。 如果您习惯于立即做出反应，那么您就是在让另一个人期望立即做出反应。 此外，当习惯于立即回复时，就会发生电子邮件交换，使您完全摆脱了正在从事的工作。 只需说“不”，或者说“以后”。
电子邮件提示：如果您答复太早，则意味着要限制另一个人的期望值，即会立即得到答复。
当您最终回答时，请尽量简短。 发送的电子邮件越少，需要回复的邮件就越少！
创建电子邮件模板
您可能已经注意到，在您自己的电子邮件通信中，存在与您经常发送的电子邮件类型有关的趋势。 设置模板，特别是针对这些频繁发送的电子邮件，可以帮助减少浪费时间从头开始创建新电子邮件。 通过Gmail的罐头响应，您可以轻松保存和访问电子邮件模板。
同样，如果您将一封电子邮件用于多个不同的角色，则为每个角色创建一个电子邮件签名，这样您就不必花费时间来确保自己正确地向正确的受众群体展示自己。 Wisestamp是用于创建美观的电子邮件签名的出色工具，该电子邮件签名可以动态更新公司RSS feed上的新博客帖子之类的内容（在进行促销活动时，可以节省更多时间！）。
整理收件箱
因此，在节省大量时间检查电子邮件之前，您必须首先花更多的时间来组织收件箱。 至于从哪里开始，没有固定的规则，每个人都有自己的系统。 但是以下建议可以帮助您入门：
- 为您要阅读但暂时没有时间的项目创建一个“稍后阅读”标签
- 为不代表您最重要的前20％电子邮件的电子邮件创建“在___day之前答复”标签，以便以后采取措施
- 通过给电子邮件加注星标，将其标记为未读或创建其他“优先级”标签来指定电子邮件的优先级。
请记住，您不必尽快阅读或回复每封电子邮件。 仅阅读相关的内容，并仅对真正需要响应的内容做出响应。 单击其余按钮上的“删除”按钮不会感到难过。
使用电子邮件过滤器
为通过使用电子邮件过滤器创建的标签创建其他功能。
创建过滤器时需要指定两件事：
- 需要注意的术语
- 匹配该词的动作
要分享一个示例，请回想一下上述的“稍后阅读”标签。 您可能订阅了一些喜欢阅读的行业博客，但是您希望能够按照计划的时间表来使用该内容。 创建一个过滤器，以检测发件人的电子邮件或出版物的名称，并使用规则将其自动发送到您的“稍后阅读”标签。 然后，当时钟到达“博客阅读时间”时，请检查该标签以获取最新的相关电子邮件。
过滤器会自动将电子邮件发送到您指定的文件夹，该文件夹在您甚至没有机会查看之前就已预先排序。 如果您认为使用过滤器可能会错过重要的电子邮件，请考虑让您的员工（例如个人助理）为您筛选电子邮件。
关闭通知
最简单，最有效的电子邮件管理技巧之一就是简单地关闭通知。 毕竟，要提高工作效率，您必须能够专注于手头的工作-通知很容易分心。 分心之后，您的思维需要25分钟才能重新集中精力。
关闭计算机和智能手机上的通知将有助于您控制在设置时间之前（不可见，不省人事）继续检查电子邮件的冲动。
尽管您的计算机上有很多干扰因素，但有时最令人分心的确实是您的手机。 如果您实在无法自拔，请考虑从工作地点实际取下手机，以避免受到诱惑。
取消订阅不需要的电子邮件
较明显的电子邮件管理技巧之一是退订从未打开或从未执行过的电子邮件。 像Unroll.Me这样的工具可以帮助您识别所有电子邮件订阅，并轻松摆脱不再感兴趣的订阅。
Unroll.Me还允许您创建“汇总”，您可以指定要在一天的特定时间（也许在指定的电子邮件检查时间）查看电子邮件的某些电子邮件发件人。 需要注意的是，这项流行的服务-他们最近在数据隐私方面受到了一些负面报道。
完全停止使用电子邮件
当然，这不适用于所有人。 但是您至少可以在团队中实践这一点：用更适合该工作的工具替换电子邮件。
有几种项目管理工具，例如Planio，可让您与团队一起管理项目，并通过该工具与团队成员进行交流。 特别是使用Planio，您可以使用多种功能在一个有组织的地方聚合信息：问题跟踪，文档，论坛，博客和Wiki。
通过使用项目管理工具与团队沟通，您将不会被诱惑去检查电子邮件，收件箱也不会被阻塞，所有相关的项目文件都可以保存在一个地方。 另外，它使所有相关信息保持在一起，易于访问和搜索，而无需深入浏览收件箱（并且不会被新邮件分散注意力）。
如果您负责管理可用于管理电子邮件的系统和工具，则电子邮件不必阻止您提高工作效率。 花一些时间来整理您的收件箱，使之不再需要那些引起您注意的不必要的电子邮件，并创建一些系统来帮助您将来管理电子邮件。 借助正确的工具和很少的纪律，您可以收回工作周的生产力，并向公司和客户证明您作为资产的有效性。
您最好的电子邮件管理技巧是什么？ 推特@Planio，我们将分享我们的最爱！
