电子邮件 – 第43页小小书 XXshu

如何停止每天浪费2.5小时的电子邮件

让我们从一些令人恐惧的电子邮件统计开始。平均而言，办公室工作人员每天至少收到200条消息，并花费大约两个半小时阅读和回复电子邮件。盯着屏幕花费大量时间，很多时间毫无用处。随着接收电子邮件释放多巴胺（我们大脑中一种感觉良好的化学物质），这是一个棘手的循环。收到电子邮件后，我们会得到少量回报，这使我们陷入了电子邮件周期并沉迷于其抓地力。但是，这是有代价的。电子邮件是一种持续的干扰，使我们无法进行适当的有意义的思考。减轻电子邮件负载使您可以专心从事重要工作，而不仅仅是管理细节。以下是一些打破电子邮件成瘾的快速提示。定义您的电子邮件样式有些人写一些，有些人写很多。有的是用文字写的，有的是散文的，有的是正式的，有的是随意的。当您与风格迥异的人一起工作时，除非您的风格和期望得到适当的传达，否则会产生紧张感。与项目团队合作时，请先告诉他们如何处理电子邮件，并让他们进行相同的操作。在开始任何项目之前，我想告诉我的团队，我喜欢我的电子邮件，就像我喜欢牙医的拜访一样：简短，切题，并且仅在必要时。创建无电子邮件区域我们平均每天检查电子邮件15次。每天仅设置两个电子邮件窗口即可停止不断的打扰；…

您的电子邮件未得到回复的5个原因

能够发送一封得到人们答复的电子邮件，可能是达成一笔大交易与必须削减当月支出，区别于完成理想工作与继续奴役自己讨厌的工作之间的区别，以及遇到一位英雄与浪费自己希望见到他们之间的区别。但是，人们从未真正学会如何发送体面的电子邮件。我一直都在看到它-人们给我发送电子邮件（或要求我提供他们发送的电子邮件的反馈），而我在看到电子邮件时的立即反应是，“没有人教过这个人如何发送良好的电子邮件？” 不过，我比其他人更常看到一些常见错误。这是您的电子邮件未得到答复的五个主要原因。 1.太过冒险了。您的电子邮件没有收到您发来的那个忙碌的人的回复的第一个原因是它太模糊了。当对方无法轻松查看并确切知道您要从他们那里得到什么时，您的电子邮件太含糊。我一直在寻找工作的人们和希望获得业务反馈的年轻企业家那里看到这种情况。电子邮件不断地谈论他们的资格，他们的产品或他们的公司，但实际上从不明确他们想要从电子邮件对象那里得到什么。给人们发电子邮件给比自己忙的人的事情是，如果您使他们更容易这样做，他们将回复您的电子邮件。为了使他们易于响应，您需要非常清楚地从他们那里得到什么。如果您想就某件事提供反馈，请寻求具体反馈并给他们一些要点，例如询问他们在发布自己的产品时是否遇到了特定问题，或者他们认为您对本书的介绍应该简短吗？或长。无论您做什么，都不要使用此语言： “我很想跳电话来吸引您的大脑……” “会对您对此的想法感兴趣……” “有空的时候让我们开会讨论……”…

86.为什么我们的收件箱里塞满了这么多垃圾

我曾经有很多封电子邮件仅在我的收件箱中存放了几天，几周甚至几个月。我试图一次又一次地清理我的收件箱，但最终却被一堆杂物淹没了。除了纪律问题外，我意识到保留这么多垃圾邮件的主要原因是我担心会丢失。我觉得有很多电子邮件需要检查，否则我会错过一些有价值的东西。但是我现在没有时间或动力去做。因此，我把他们留在了那里，希望未来的明智之人有想象中的时间和兴趣真正去他们那里。当然，这一天从来没有真正来过。恶性的FOMO循环继续进行，这些电子邮件最终陷入了永恒的困境。我已经接受了，当我想到对电子邮件做“事后”时，这意味着它永远不会发生。因此，如果需要不到3分钟，我应该立即回复，或者在我的日历上安排一个时间来批量处理所有沉重的电子邮件。如果我仍未按计划的时间查看电子邮件，则意味着我必须立即对其进行存档。是时候告别了，E-FOMO。 PS：我使用Gmail的Inbox-确实使我几乎每天都能将Inbox归零！

如何为任何类型的团队扩展共享收件箱

随着团队的成长，您需要做出一些不可避免的权衡。人员分布在多个办公室或时区。有专门的角色或分段的角色，因此很难为客户找到合适的资源。而且，您绝对不能让每个人都在同一#random Slack频道中共享gif。幸运的是，工作场所透明性（这是小型团队或初创企业最珍惜的方面之一）是您不必放弃的一件事。通过共享的电子邮件收件箱，您可以保留较小团队的感觉，从而确保关键信息不会被孤立或丢失。您可能会担心共享收件箱会变得笨拙，充斥电子邮件和不清楚的职责。诀窍是要建立一个明确定义的自动化优先级排序系统，该系统可以访问重要信息，但可以将每条消息集中到正确的位置。自动化优先级随着业务的增长，与客户建立尽可能多的交流渠道是很有意义的。您希望围绕产品建立一个社区，并确保您的客户在遇到问题时可以轻松地与您联系。这意味着您将通过SMS，Facebook，Twitter甚至通过电话从多个电子邮件帐户中获取消息。这些消息可能涉及任何方面，从支持问题到工作申请，再到最大支持者的友好问好。共享的电子邮件收件箱会汇总所有这些入站邮件，并允许您以对您的团队有意义的方式重新组织它们： [用于支持团队的简单共享电子邮件收件箱树。] 这是一个基本示例，但是您可以构建多层，将消息分发给多个人员，整个团队，甚至填满队列，任何人都可以声明消息。正确配置的共享收件箱可确保每条消息（无论来自何处）都能到达正确的人，而无需任何人工干预。…

要提高工作效率（和精打细算），设置电子邮件边界

图片由skeeze 界限的重点是在防止不良的情况下促进良好。大峡谷的边界旨在让您欣赏风景的绝妙景色（好），但又避免摔倒而死（不好）。电子邮件边界也是如此。它们允许电子邮件执行最擅长的工作（异步通信），但不允许电子邮件阻止您执行最擅长的事情。我见过的最好的技巧之一可以归结为：故意发送电子邮件。故意发送电子邮件是三个相关原则的组合。限制：：每天进行几次会话，发送和处理所有电子邮件目的：：不要一时冲动打开电子邮件注意：除非绝对必要，否则没有通知电子邮件还不错。它实际上是一个非常有用的工具，过去十年中所有的技术进步仍然没有取代它。但是，老实说，我今天取得的有意义的进步中有多少百分比发生在电子邮件中？不多。…

5个Chrome插件可增强Gmail的功能

如果您像20％的电子邮件用户一样，则Gmail是您首选的电子邮件服务。如果您在世界上最流行的Web浏览器Google Chrome浏览器中使用Gmail，则可以使用功能更强大的工具来提高工作效率和电子邮件体验。以下是我用来提升Gmail体验的五个Chrome插件。适度的 Rapportive是一种扩展程序，可将有用的联系信息加载到Gmail侧边栏中，该侧边栏填充了有关电子邮件另一边的人的信息。与您的LinkedIn帐户和其他社交网络建立联系后，Rapportive带来了大量信息，包括工作地点，工作职位以及一键式连接LinkedIn和其他社交网络的选项。最重要的是，所有核心功能都是免费的。条纹 Streak可将您的Gmail帐户转变为功能完善的CRM。在销售过程中，按线索或渠道跟踪销售线索和整个客户渠道，包括他们的电子邮件对话。 Streak还提供了安排电子邮件以供日后使用的功能，这是我个人最喜欢的功能，并且可以查看您的电子邮件是否已打开。企业家想要的大多数功能都是免费的，但是存在付费版本，该版本提供更多的团队功能和其他功能。明比特如果您是销售人员或作家，那么您就会知道快速建立联系并通过电子邮件与他人联系非常重要。但是那些难以解码或弄清楚的公司电子邮件地址呢？这就是Clearbit的用处。获得与Rapportive类似的与您交谈的人有关的信息，而且还可以与数百万家公司建立新的联系。只需单击几下，您将获得几乎任何人的电子邮件地址。…

这就是我停止实时响应电子邮件时发生的情况

我依恋我的头。我喜欢将其牢牢固定在我的肩膀之间。因此，当我离开婚礼三周后，被两个耗费脑力的工作项目（BWP）撞倒时，我知道我必须想出一种方法来防止我的头转瞬即逝。亚瑟不可能是唯一一个阻止我飞向重音乐园的人。我关注的自然目标是我的电子邮件收件箱。很自然，因为作为一名知识工作者，它是我95％的任务的源泉，我管理95％的项目以及与95％的同事（给予或接受）沟通的方式。灵感几年前，我读了一篇I Done这个博客文章，其中宣布异步通信是未来的工作。就是说，一个人在您消费信息的同时（即同步，也称为实时）在您的办公桌前停下来或打电话给您打电话以传递信息的做法最终看起来像油印一样古怪。在您方便的时候（即异步）发送消息供您阅读的做法将成为标准做法。大胆的主张。我无法摆脱的那种。自从我了解了同步通信和异步通信之间的区别之后，我就可以看到它们在大雨后像蘑菇一样发芽，而且我不咬人。有了这种倾向，我准备注意到并锁定我的朋友和互联网向导Kai Davis的电子邮件签名：…

使用收件箱进行整理：节省电子邮件时间的提示

如今，许多学生在寻找一种有效的电子邮件处理方式时遇到了问题，不幸的是，大多数专业交流都是通过电子邮件进行的。能够处理垃圾邮件，课程电子邮件和个人电子邮件可能非常困难。 Gmail的Google收件箱是一款可以轻松组织电子邮件的应用程序。浪费时间尝试查找特定的电子邮件或错失良机，因为发送的电子邮件被其他人掩埋了并不一定是最好的情况。有时，我们可能无法完成就发送电子邮件，我们希望我们可以抽出时间。 Google收件箱具有许多这些选项，可以为大学生提供许多成功的工具。与许多人不同，组织起来并不是很难。 Google收件箱是其中一种工具，可以证明任何人都可以轻松地通过电子邮件进行组织。通过创建主题行捆绑包来创建提醒您的提醒，Inbox是用于电子邮件环境的新方法。使用收件箱进行整理：节省电子邮件时间的提示使用收件箱进行整理：使用电子邮件Mert Okyay节省时间的提示 docs.google.com

击败Outlook并使其为您服务的9个步骤

每年年初，我的新闻提要中都有很多故事。我的朋友和家人致力于新的决议；减肥，花更多的时间在自我保健上，阅读更多，旅行更多，阅读更少……这些决议中包含的一个隐含假设是，之前所做的还不够好。如果我们全都怀疑了，为什么还要烦恼呢？变革需要时间，精力和精力。我的“之前”的故事（以及我改变的原因）并不漂亮。在2015年的夏天，我精疲力尽。在伦敦的一家非营利组织工作，每天的期望和责任沉重地压在我肩上。如果那还不够，我的行为会加剧这种情况。我不认为我在破坏自己或工作。我是一个完美主义者。一个过分的成就者。努力工作并致力于执行任务的人。致力于我的工作。我用自己的工作给了我一种认同感和自我价值感。但是，当我因抑郁和焦虑而被辞退工作近两个月时，我不得不重新考虑自己在这种情况下的角色。是的，工作本身就很紧张。是的，有很多（不切实际的）期望我会管理工作负载，即使有时很麻烦。…

首先，他们来电子邮件。我们说是的。

我认为这些天没有人登录他们的个人电子邮件收件箱。我每周查看一次或两次我的Gmail帐户，浏览了几封电子邮件后，我按下了关闭按钮。虽然我与工作相关的大部分沟通都是通过电子邮件进行的，但我却很害怕去自己的Gmail帐户。切换到我的常规Gmail帐户的想法有时会让我感到不安。这不仅是因为我的朋友们放弃了WhatsApp，Messenger之类的电子邮件。这也是因为我的收件箱就像电视一样。只是无尽的垃圾。我以为我是唯一这样的人。每次拜访父母时，他们的收件箱看上去都会糟10倍，如下所示：实话实说：多年来，我们已经给予应用程序太多的权限，无法直接与我们联系。几十年来，营销人员一直滥用这种许可。事实证明，将密钥提供给收件箱称为许可营销。我称其为收件箱滥用。他妈的虐待。无心营销实际上将您的整个收件箱变成了一个垃圾邮件文件夹，您对此无能为力，因为这一切都与您的“权限”有关。 Gmail是三年前引起我们关注的战争盟友。他们启动了“促销”标签以收回您的收件箱，但这也无济于事，我们也无法应对电子邮件的峰值疲劳。损坏已经完成。…