随着团队的成长，您需要做出一些不可避免的权衡。
人员分布在多个办公室或时区。 有专门的角色或分段的角色，因此很难为客户找到合适的资源。 而且，您绝对不能让每个人都在同一#random Slack频道中共享gif。
幸运的是，工作场所透明性（这是小型团队或初创企业最珍惜的方面之一）是您不必放弃的一件事。 通过共享的电子邮件收件箱，您可以保留较小团队的感觉，从而确保关键信息不会被孤立或丢失。
您可能会担心共享收件箱会变得笨拙，充斥电子邮件和不清楚的职责。 诀窍是要建立一个明确定义的自动化优先级排序系统，该系统可以访问重要信息，但可以将每条消息集中到正确的位置。
自动化优先级
随着业务的增长，与客户建立尽可能多的交流渠道是很有意义的。 您希望围绕产品建立一个社区，并确保您的客户在遇到问题时可以轻松地与您联系。 这意味着您将通过SMS，Facebook，Twitter甚至通过电话从多个电子邮件帐户中获取消息。 这些消息可能涉及任何方面，从支持问题到工作申请，再到最大支持者的友好问好。
共享的电子邮件收件箱会汇总所有这些入站邮件，并允许您以对您的团队有意义的方式重新组织它们：
[用于支持团队的简单共享电子邮件收件箱树。]
这是一个基本示例，但是您可以构建多层，将消息分发给多个人员，整个团队，甚至填满队列，任何人都可以声明消息。 正确配置的共享收件箱可确保每条消息（无论来自何处）都能到达正确的人，而无需任何人工干预。
这是您如何实现这一目标的方法。
1.将通讯渠道合并到您的共享收件箱中
您的团队可以在一个共享的收件箱中更轻松地管理所有客户沟通-但是客户对于自己喜欢的沟通方式有自己的偏好。 通过将您所有的沟通渠道集成到共享收件箱中，可以将所有消息集中到一个地方，从而实现协调。
在Front的仪表板中，您可以从“设置”中创建一个共享的收件箱：选择“ 收件箱”并添加一个团队收件箱 。 在这里，您可以添加所需的渠道：电子邮件，Twilio SMS，Twitter，Facebook Messenger，对讲，Smooch等。 您可以为每个频道设置一个单独的收件箱，也可以将频道归为多个频道的收件箱：例如，Twitter和Facebook为“社交”，对讲机，电子邮件和SMS为“支持”。 连接这些渠道后，您的团队可以直接从Front接收，组织和响应所有这些平台中的客户。
[在左侧栏上，您可以看到不同的收件箱通道，可以随意组合这些通道。]
如果您不使用Front，则可以使用Zapier或IFTTT合并警报系统。 只需将每个传入消息用作触发器，然后将其发送到您的首选电子邮件地址即可。 您将无法通过电子邮件进行回复，但可以减少花在电子邮件分类上的时间。
2.建立自动工作流程，使“收件箱归零”变得容易
大多数使用共享收件箱的团队都至少设置了一些规则来分配邮件或过滤垃圾邮件。 随着团队规模的扩大，您将需要使用规则的组合来构成一个完全放手的工作流程，以将每条消息传递给合适的人。
[Front强大的规则引擎可帮助您自定义工作流程。]
以下是改善自动化游戏的几种方法：
- 对您喜欢的工具（如Salesforce，JIRA，Intercom和Asana） 使用API集成，以使您使用的所有工具成为一个统一工作流程的一部分。
- 设置标记结构并使用规则自动标记消息。
- 创建可以使用常见客户问题的规则触发的消息响应模板 。
这种设置可能需要更多的前期工作，但每周可以为您的团队节省数小时。 依赖规则而不是手动排序的团队看到了他们的响应时间的巨大改进。 Bellhops是一家由79名员工组成的移动服务初创企业，它使用69条规则来保持收件箱的清洁和团队的生产力-与单独收件箱相比，它们能够以3倍的速度处理外部通信。
3.在共享收件箱上设置分析，以不断改进
工作场所仅与其系统一样强大。 您可以拥有所有的才能和最好的工具，但是如果没有高效且组织严密的系统，工作就会随着团队规模的增长而减慢。 设置分析报告以评估系统的运行状况至关重要。
您应该跟踪：
- 个人和团队绩效。 查看响应时间和反应时间（当团队成员对消息进行任何操作（例如重新分配或添加标签）时）。 衡量您团队的平均值，并查看各个团队成员被绊倒的地方。
- 活动量。 查看有多少新消息传入以评估团队带宽。
- 最活跃的客户。 查看发送消息最多的客户，以确保您特别注意沮丧的客户并与潜在的参考客户进行互动。
[您可以 在Front中 设置不同的 分析视图 ，以查看共享收件箱的运行情况。]
保持透明性，促进健康成长
对于成长中的团队而言，保持透明度是最艰巨的挑战之一，任何类型的收件箱都可能变成混乱的混乱局面，越来越多的人参与其中。 但是沟通不畅对您的业务至关重要。 这可能会导致热线掉入裂缝，产品团队工作效率低下以及使满意的客户厌烦而离开。
您可以避免增长带来的通信挑战：尽早建立自动化系统并随着时间的推移对其进行迭代。 共享收件箱是一项与您的团队一起成长的投资-也许借助一些新规则。
最初发布在 blog.frontapp.com上 。
