要提高工作效率（和精打细算），设置电子邮件边界

电子邮件还不错。 它实际上是一个非常有用的工具，过去十年中所有的技术进步仍然没有取代它。

但是，老实说，我今天取得的有意义的进步中有多少百分比发生在电子邮件中？

不多。 （旁注：听起来像是糟糕的一天，仅使电子邮件取得了有意义的进步）

另外，我每天浏览的电子邮件中有多少百分比会带来​​有意义的进步？

抱歉，电子邮件-在这个小测试中您做得不好。

大多数电子邮件都不重要，并且大多数电子邮件都不是时间敏感的。 它可能要等待几个小时（有时是几天）才能得到响应。

那么，为什么我们整天用电子邮件分散自己的注意力呢？ 为什么我们要破坏它的专心和执行能力？

原则1：限制检查和回复电子邮件所花费的时间。

我的目标是在四个每日的会议中发送电子邮件-上午两个，下午两个。 第一次会议通常是在上午9点之后，因此我可以花一两个小时进行深入研究，然后再查看电子邮件。

如果您的工作需要您监视电子邮件，我可以联系-我的工作之一是在共享收件箱中处理票证。 但是大多数电子邮件是自动分配的，因此我只在指定的会话中与我的个人收件箱一起答复它们。 我的响应时间比可能要长，但不必缩短-我经常感谢以我目前的速度快速响应。

底线：为您的电子邮件活动创建一些时隙，并尝试将其全部保留在这些时隙内。 每个人（和工作）需要的插槽的大小和数量会有所不同，但这很好。 找出适合您的组合，并避免在当天其余时间发送电子邮件。

Jocelyn K. Glei在她的电子邮件小手册（ 取消订阅 ）中指出，收件箱旨在使我们回来。 我们获得的即时，随机结果（可能是好，可能是坏）就像是大脑的糖果—我们想要越来越多的东西，但这并不健康。

这导致整天检查电子邮件。

在检查更重要的事情的过程中，我有很多检查电子邮件的冲动。 如果我有思路，那就会出轨。 如果我还没有形成思路，那么要花上更长的时间。

你可以联系吗？

原则2：您会有冲动检查电子邮件。 永远不要听他们的话。

我仍在努力，但我会尽一切努力严格避免发送电子邮件。 从理论上讲，除了每天要进行三到四次预定的时间外，我会完全避免发送电子邮件。

理论上。 最近，我的表现不太好，所以我必须练习我的讲道。 过去有一些对我有帮助的事情：

• 不要以电子邮件开头：:尽可能延迟您首次访问收件箱并进行其他工作-这通常会为整天的工作定下基调
• 保持电子邮件关闭：：只要您不故意使用电子邮件应用程序/标签，就应将其关闭
• 放慢脚步，考虑离开当前重点的成本
• 关闭推送通知

但是我要超越自己……

底线：开始注意到一整天都要检查电子邮件的冲动，然后进行反击。 要获得帮助，请阅读James Clear的有关习惯的任何内容（像这样）。

我不确定为什么我们首先要打开电子邮件通知。 电子邮件的全部重点是异步通信，因此有人可以在我做其他事情时向我发送消息，我可以在方便时阅读并回复。

现在，提示我去阅读并回复电子邮件的通知完全无法达到目的。

原则3：关闭电子邮件通知。 这包括移动设备和计算机。

我意识到有些人会收到一封重要且时间敏感的电子邮件。 但是，与其让所有人打开通知，不如让我们变得更有创意。

如果您的电子邮件客户端提供了它，请设置VIP列表，这样您就只收到有关某些人的新消息的通知。

更好的是，与发送这些重要信息的人员进行对话。 看看是否可以让他们用不同的方式向您发出信号。 Slack和其他聊天应用程序是一个更好的工具。 您可以打开“请勿打扰”，但如果需要，他们可以覆盖它。

另一种选择是特殊的电子邮件地址或别名，它们可以用于紧急消息。 如果可能，将您的电子邮件客户端设置为仅针对这些消息通知您。 如果无法做到这一点，请使用诸如IFTTT之类的自动化服务来设置通知。

底线：消除尽可能多的电子邮件通知。 不要仅仅为了一封电子邮件或发件人而打开所有电子邮件的通知。

电子邮件是一个强大的工具。 但是像其他任何工具一样，要好好使用它，我们需要退后一步。 问：

• 它是做什么用的 ？
• 有什么好处 ？
• 潜在的陷阱是什么？

建筑中使用的电动工具也是如此。 正确使用每个参数都非常有效，但是如果超出这些参数，则可能会受到伤害。 圆锯非常适合用木头进行直切。 尝试进行任何形式的弯曲切割，都会给您带来麻烦。

您可能已经知道所有这些。 这不是惊天动地。

但是重要的是您是否正在应用它。 我知道所有这些内容，但是将其写下来是一个很好的提醒。

我们俩在同一个地方。 我们拥有信息-现在我们需要采取行动。

考虑一下您需要电子邮件做什么。 然后围绕该功能创建边界。

这样，您就可以充分利用电子邮件，而无需利用电子邮件。