作为项目经理，您已经知道，即使是才华横溢的团队也需要一些指导。
您可能有很多与您一起从事项目工作的设计师，营销人员和战略家。 但是作为项目经理，您的工作之一就是使他们对重要的期限负责，并确保您的项目保持盈利。
因为这是事实：
尽管项目成功率在上升，但仍有太多项目没有达到预期。
实际上，根据PMI的2017年职业脉搏报告， 多达24％的已完成项目被视为失败 。
即使对于那些已完成的项目，在原定的计划时间之前也几乎没有完成：
结果，许多机构转向项目管理和协作软件，以使他们的团队对自己的工作负责，并尽量避免错过与客户的最后期限。
实际上，有85％的团队每周使用协作工具。
为什么？
这正是我要向您展示的内容。
这篇文章概述了使用诸如 Zapty之 类的协作平台 来有效管理代理项目并确保您的团队每次都能按时完成任务 的最佳方法 。
首先，让我们开始讨论什么真正构成了有效的项目管理工具：
项目协作软件最需要的功能
我们将是第一个承认-市场上有很多项目管理工具可供选择。
代理商希望正确融合其现有项目工作流程中的功能。 但是，现实情况是，许多团队在第一次就没有选择正确的平台。
Software Advice于2016年进行的一项研究发现了惊人的趋势：
使用协作软件的团队中有56％积极寻求替换其当前的项目管理解决方案。
似乎还不够疯狂，有66％的人愿意在来年改用其他解决方案。 而且，高达91％的项目经理愿意为包含所需功能的正确工具增加预算。
因此，我确定您想知道：
项目经理最需要的软件功能是什么？
来自Software Advice的同一项研究解决了这个确切的问题。 他们发现任何工具的前两个“必备”功能是：
- 任务管理。 以简单，有效的方式委派，跟踪和报告项目任务的能力。
- 合作。 一个有效的解决方案，可以使团队团结起来共享想法，提供反馈并回答彼此的问题。
对于项目经理，这两个功能在管理团队和帮助您按时完成任务中起着重要作用。 怎么样？
让我们开始吧：
＃1 使用任务在团队中划分项目工作。
委派工作是任何项目成功的关键一步。 正如您可能知道的那样，在数字代理机构工作的项目经理需要对任务分配特别聪明（谨慎）。
因为您经常与承包商或自由职业者一起工作，以帮助完成除团队之外的工作，所以拥有一个简单的系统来理解这一点很重要：
- 谁负责什么任务
- 团队成员完成这些任务的时间表
- 完成每个任务后项目流程的下一步
- 错过任何截止日期的视图
因此，假设您负责为客户设计和启动“春季促销”电子邮件广告系列。 在获得项目建议书的批准后，您就可以开始工作了。 第一步是分配完成截止日期所需的所有小任务。
这是Zapty中任务管理的示例：
您可以快速创建项目，然后定义任务完成的阶段。 这些阶段可能会因项目而异（也许您正在与一个特别苛刻的客户合作，希望批准流程的每个部分）。 但是，它们是跟踪您的项目进度并使团队负责的关键。
一旦定义了这些阶段，就可以构建所有单独的任务以进行分配。
Zapty最好的部分之一是与承包商合作的机构可以将任务分配给组织外的人员。
看一看：
这样做意味着您可以让在同一平台上负责项目的每个人承担责任。
Zapty为任务管理提供了许多其他关键功能，包括：
- 通过在较大的分配中创建子任务来获得粒度的能力。
- 每个任务的清单功能，使您能够制定任务要求以轻松地进行问责。
- 通过附件或直接通过Google云端硬盘共享文件，以便轻松协作。
所有这些功能的组合有助于使您的团队负责并确保项目按计划进行。
但是，这并不是像Zapty这样的良好协作工具对团队负责的唯一途径：
＃2。 团队日历为项目经理提供了即将到来的截止日期的概述。
将任务分配给团队是一回事。 还有其他一些事情可以完全跟踪他们的进度，并确保您按时完成任务。
Capterra认为，跟踪项目的时间和预算是项目经理感到最大的痛苦。
Zapty通过共享项目日历帮助解决该问题并提高团队责任感：
项目经理可以使用此日历来全面了解特定项目相对于您的截止日期的位置。 颜色编码与您最初分配任务时创建的阶段保持一致，让您知道任务何时开始以及它们是否即将完成。
日历让您一目了然地进行全面的项目监督。 这意味着，如果团队中的某个成员未能按时完成任务，那么您可以轻松地知道它是谁以及正在承受什么。
最好的部分是？ 您可以通过Zapty平台直接与他们交流。
＃3。 使用团队聊天保持对话的进行。
这是一个简单的事实：项目经理更喜欢具有内置协作功能的工具。
这是因为使用不同的平台与您的团队进行沟通并管理您的项目流程很繁琐。
但是，不幸的是，最近的一项研究表明95％的团队使用两个或多个工具来管理项目流程。
只有5％的组织找到了一个可同时处理项目管理的协作和组织方面的平台。
Zapty希望改变数字代理商的状况。 我们的平台为您的团队将项目管理和协作整合到一个工具中。
您的团队可以在单个任务中进行交流，也可以作为较大项目的一部分进行聊天。
您还可以设置聊天，分配新任务以及直接通过聊天功能获得批准。
实时通信可能是成功完成项目与预算或时间不足之间的区别。
但是协作不仅仅意味着聊天。 这也是您的团队如何共同处理共享文档的方法：
＃4。 实时文档注释使您免于多个草稿。
在Zapty博客上的最新帖子中，我们详细说明了为什么电子邮件对于项目协作（与客户以及与您的团队内部）无效。
最大的原因之一是草稿批准，并且在使用电子邮件时，向原型添加注释变得脱节且令人困惑。
这就是为什么我们 直接在Zapty中 内置了 实时文档注释的 原因。
设计人员可以与整个项目团队共享一个模型，任何人都可以留下评论或注释。
这意味着您和您的团队只有一个草稿来源，有助于确保每个人都在使用最新信息。 考虑到35％的项目经理声称缺乏集中信息是他们最大的业务挑战，这一点很重要。
＃5。 共享的可搜索历史记录可为您提供成功进行项目验尸所需的文档。
看起来，即使使用一流的项目管理工具，也是如此：
您可能还会有一些项目失败。
只有 2.5％的团队 能够在项目完成时获得完美的成功率。
但是，这并不意味着您就不会努力变得更好。 如果您希望将来让您的团队负责，则需要知道过去发生了什么问题。
这就是为什么对数字代理机构的项目经理进行项目验尸如此重要的原因。
Zapty通过共享的，可搜索的项目历史记录来帮助推动成功的验后会议，从而可以准确地确定项目出轨的位置。
