电子邮件仍然是我们进行个人和专业交流的主要手段。 因此，作为我们个人品牌的一部分，它必须成为一个重要的考虑因素，它反映在我们发送给我们的个人以及我们希望如何被看到的每一封电子邮件中。
不幸的是，在电子邮件礼节方面，我们似乎变得越来越糟而不是变得更好。
每天，全球发送和接收的电子邮件超过2000亿，而美国工人平均每天在电子邮件上花费6.3个小时。 此外，来自无数其他来源的信息和内容的不断流动，很容易理解我们可能会遭受电子邮件疲劳和懒惰的困扰。
如此说来，这里是您可以避免的一些常见电子邮件错误。
- 包括模糊的主题描述：在决定是否打开电子邮件时，我们都首先关注“发件人”，然后再寻找“主题”行。 清楚地描述您电子邮件的目的，以便如果您不够冷静不能通过第一个条件，至少您可以通过第二个条件来赢得它们。
- 不自我介绍：如果收件人可能不会马上记住您，请通过简要介绍和说明您如何认识或认识彼此，避免他们麻烦地在联系人中搜索您的电子邮件地址。 如果涉及酒精，您可能需要延长介绍时间。
- 不介绍您的主题：信息同上。 如果电子邮件收件人可能不明白您为什么写作，请介绍并简要说明您的电子邮件原因。 和酒精同上。
- 滥用“紧急”设置：使用每封电子邮件上的紧急按钮，避免成为“哭狼的男孩”。 唯一紧急的主题是迫在眉睫的最后期限，纪律处分或休息室里的免费食物。 其他一切都可以等待。
- 附加大文件或有问题的文件：避免使用占用空间且难以下载的大文件。 了解如何最小化文件大小并避免包括压缩的“ zip”文件（可能出于安全原因而被退回）和任何“ selfies”（可能出于社会原因而被退回）。
- 包括不正确的链接：随着人们对网络安全挑战的意识日益增强，超链接，未知的网站链接和缩短的URL可能给您的收件人造成不便的情况。 保持透明，并提供完整的链接供他们考虑，并且永远不要包含指向不适当或受到侵害的网站的链接（包括可怕的YouTube“黑洞”链接）。
- 询问个人或敏感信息：无论您对接收者有多了解，都不要要求通过电子邮件发送个人或敏感信息，包括登录名或密码或喜欢的肯尼·G。专辑。
- 讨论敏感问题：绝不应该通过电子邮件发送机密或敏感问题，除非您试图建立责任与责任的痕迹，这只会使您烦恼。
- 发送不适当的内容：永远不要假设您在电子邮件中写的内容是私人的。 而且，更重要的是，不当的笑话或评论只是使您向其发送电子邮件的人受到了侮辱。
- 无法将BCC与通讯组列表一起使用：向众多收件人发送电子邮件时，请始终在密件抄送（BCC :)行中包含电子邮件地址。 否则，将扩大其他人的电子邮件分发列表，并缩小您在隐私保护方面的声誉。
- 不当使用CC：切勿让与您进行的对话无关的主管或其他人员参加。 有些人这样做是为了企图获得信誉或承担责任-所做的只是提高您的双盲程度。
- 忽略正确的语法和礼节：电子邮件是对您的反映，因此在发送每封电子邮件之前不进行校对只会验证您的无知状态。
- 太熟悉了：除非您要写给最好的朋友，配偶或其他熟人，否则不要以为您的接收者想像兄弟姐妹一样被对待。
- 不删除电子邮件跟踪：您转发或回复的每封电子邮件通常都包含先前电子邮件的跟踪。 通常，这些线索可能包含敏感或不适当的材料。 安全播放，并始终删除足迹或以新电子邮件开头。 如果您选择包括该路径以帮助解释您的电子邮件，请确保对其进行检查，并删除所有不必要或多余的内容。
- 令人困惑的性别：中性的名字可能会引起真正的混乱-以及极大的尴尬-因此请务必在清除电子邮件中的性别之前先清除任何人的性别。
- 发送愤怒的电子邮件：愤怒的电子邮件对您没有好处。 如果您必须随身携带一些东西，请写电子邮件并将其保存在“已保存的草稿”中，然后稍后阅读以了解刚刚避免的巨大灾难。
- 发送毫无意义的消息：避免长篇幅记， 毫无意义 ，也不会给接收者增加任何价值。 将那些保存为学期论文。
- 播放日期标签：如果您需要安排约会，请在请求中提供特定选项。 如果您要同时与众多参与者打交道，请考虑使用Doodle或Sunrise等服务。
- 不包括特定的号召性用语（如果需要的话）：如果您需要某人做某事，则要明确并告诉他们。 如果您要向多个人发送电子邮件，请明确由谁负责哪个操作。 否则，几乎可以肯定地说您将被困在任务上。
- 牢记最后一个字：如果您收到的电子邮件中没有呼吁采取任何行动或要求，请抵制输入带有回复的最后一个字的冲动。 我们已经有足够的电子邮件了。
电子邮件肯定不会很快消失，这意味着我们需要继续保持警惕。 养成并养成一些良好的习惯，并遵守礼貌和有用的邮件礼仪，您将避免被过滤到每个人的电子邮件黑名单中。
本文最初出现在Entrepreneur.com。
