假设您决定不懈努力，并在组织中创建一个有效的知识管理系统。 太好了，这真是个好消息。 要了解有关组织中的知识管理以及当今商业世界中我们面临的问题的更多信息，欢迎阅读我的文章“从史前时代到今天的知识管理”。 我相信，第一步总是要了解您有问题。 一旦您意识到这一点，就可以像我们在业务中一样轻松地计划和制定计划。
在组织中建立知识管理工作流不是一件容易的事，但是这样做的准则很简单并且易于理解。
在深入研究准则和一些实际示例之前，重要的是要意识到组织工作流程将进行更改。 决定谁将领导这一变革至关重要。
我拥有超过15年的领导和管理经验，在军队中担任指挥官，在舒适的办公室的明亮灯光下，我了解到，当您想更改单位/组织工作流程时，务必要有一份工作当它发生的时候。 无论如何，变更总是比保留现有工作流程更难。 因此，您需要确保最好的经理来领导变更。
因此，既然您已经决定进行更改💪，并且决定了谁将是领导该更改的人👩💼，让我们讨论如何做到这一点。
执行日常知识管理有两个主要功能。 第一是挖掘知识，第二是分配知识。
这个想法很简单，如果您将所有知识都放在一个屋檐下，并且有能力在正确的时间将其分发给合适的人，则您拥有组织的知识并且可以正确地管理它。
采矿知识
要挖掘组织的知识，您首先需要了解它的位置，然后派遣矿工来获取它。 好消息是我们知道它在哪里，坏消息是它不容易收集。
我的知识在哪里？
要了解它的位置，我将使用“冰山”图……我想你们中的大多数人都知道泰坦尼克号的故事，或者至少看过电影……但是为了刷新您的记忆，冰山漂浮在水上，而其中的一小部分出现在水面之上，而较大部分则在水面之下。 为了完成类比，我们说冰山是从许多信息和数据中构建的一条知识。 冰山漂浮在水面上的部分就是您的“浮动”信息，这些信息主要存在于您的工作工具中，例如CRM，ERP，任务管理应用程序，共享驱动器等等。这些信息通常可供任何员工访问。
冰山下面的那一部分是您知识中更重要的部分，大部分位于员工的脑海，个人计算机和私人文件夹中。
您的组织知识来自许多冰山。 这意味着您的大多数组织知识都是隐藏的，只有一小部分是浮动的。
我该如何收集？
好了，既然您知道所有知识所在的位置，那么就更容易进行收集。 但是首先，让我们回答一个问题：为什么作为组织的您需要收集组织中已经存在的所有知识？ 事实是，您不需要这样做，您需要将其映射出来并知道它在哪里，所以当时间到了并且您需要分发知识时，可以更轻松地将您的员工指向正确的方向。
关于如何创建有用的地图的三点见解：第一，确保易于阅读，第二，确保覆盖所有内容，使人们对它感到满意；第三，确保可以放大和缩小，以使人们更轻松探索它。
那隐藏的知识呢？
这个问题是知识管理界最大的问题。 经过多年的分析，案例研究，调查和大量管理经验，我可以说，有三件事将使您的员工了解隐藏的知识。 1 /奖励 -不是金钱-是礼物（因为员工不认为这是工作的一部分）； 2 /易于展示隐藏的知识 （简单的表格，模板和精美的图形功能）； 3 /展示所揭示知识对其他员工工作的影响 。 这样做的想法是能够将最大数量的知识从隐藏信息转换为浮动知识，以便员工能够在地图上查看信息。
让我们总结一下如何挖掘知识。 首先，要了解知识由浮动和隐藏（冰山）两部分组成。 其次，规划组织的所有冰山。 第三，将尽可能多的隐藏知识转换为浮动知识。
传播知识
您已经做出了出色的工作来绘制所有组织知识，这真是太好了。 现在，拿着地图的人知道了一切在哪里，我们希望确保每个人都可以拥有它。 让我们了解如何分发它。
分发知识分为两个主要类别：拉动-员工提出问题，一种知识来源知道如何重定向到答案。 推动—知识在正确的位置和正确的时间到达人们，而无需要求。 让我们举两个例子，一个用于拉，一个用于推。
约翰是一位出色的经理，他肩负着在其组织中创建有效的知识管理系统的巨大责任。 我们将组织称为“ X公司”。 John制作了一张地图，做了出色的工作，将隐藏的数据转换为浮动数据。 现在，约翰在一张地图上掌握了该组织的所有知识，并且在X公司的传言中说约翰知道通往宝藏🗺️的道路。
示例1 —拉：今天是星期一早上。 露西（Lucy）是X公司的一位年轻的软件开发人员，刚被分配给任务-“修复在网站上使用优惠券进行购买时未应用折扣的错误”。 她的经理说：“我想这会花一两天的时间来解决，祝您好运”。 露西（Lucy）听说了有关约翰秘密地图的谣言，走进他的办公室，问他刚刚完成的任务……约翰微笑着说：“去Mark（X公司有经验的软件开发人员），他对此一无所知。 一个小时后，露西将任务标记为完成，并使她的经理感到非常自豪。
示例2-推送：是X公司的星期四下午。Larry公司的一位年轻而热情的支持工程师从战略客户那里得到了一张疯狂的支持票：“为什么我仍然不能使用优惠券来打折？” Larry所有人都感到紧张，摇了摇头，试图找出答案，以便在突然有人敲拉里的肩膀时尽快给客户一个令人放心的答案。 是约翰拿着地图，脸上露出灿烂的笑容，说：“露西知道答案”。
通过上面的两个示例，我们可以看到X公司拥有高效的知识管理系统。 John成功地从浮动和隐藏的来源（采矿）中收集了知识，并且能够在适当的时间将知识推销给员工（分发）。 使用技术，John将能够使他的工作自动化，这样当他打电话请病假时，系统就可以继续工作。
总结一下…
通过对全球1000名知识经理的调查，我们发现99％的组织没有使用这种方法来管理他们的组织知识。 我敢肯定，他们中的100％是善良的人，他们会尽自己最大的努力去做自己的工作。
我们的组织每天都在快速发展。 在充满知识的世界中，关键在于在正确的时间从可信赖的来源正确地进行操作。 有时候，我们需要看一下自己所做的事情，停下来稍一秒钟，然后了解如何使它变得更好。 好消息是技术可以帮助我们实现这一过程。 在过去的几年中，使用计算机的功能可以很容易地实现收集，奖励和分发的能力，而且我敢肯定，我们将看到它可以在不久的将来帮助许多人提高知识管理效率。
