我会事先说，将您的电子邮件收件箱用作待办事项列表是您最糟糕的事情。 您可以跟踪所有这些电子邮件的想法很疯狂。 我看到收件箱中有1000多个未读的电子邮件。 为什么？ 通常，我会听到“我知道他们在哪里。”真的吗？
我不是那种生产力专家，但我尝试了足够多的应用程序和技术，才知道一个应用程序无法组织我们定期收到的疯狂电子邮件。 我还读过成千上万的关于生产力的单词，但是很少有真正涉及每天处理数百封电子邮件的单词。 即使那些说少检查您的电子邮件以提高工作效率的人也无法解决处理大量邮件的问题。
可以肯定的一件事是，很少有，尤其是Outlook，所有合一的电子邮件解决方案（电子邮件，日历，待办事项列表等）都能正常工作。 这是我采用多个应用程序来管理电子邮件的原因之一。 这种分离使我能够专注于手头的任务，而不会因收件箱中堆积的更多电子邮件而分心。 这可能会花费您几美元，但是请相信我，这是值得的。
眼不见，心不烦
即使在最大的显示器上，您一次也只能在收件箱中看到约50到75封电子邮件。 很棒的Gmail一次只会列出100个，因此基本上看不到无穷大的101个。 这是第一题。
我的目标是使收件箱始终保持少于50个。 通常，出于各种原因，我大约有20位坐在那里。 惊奇，我不是在谈论收件箱零，这是生产力的独角兽，我是在谈论管理而不是丢失电子邮件。 为了实现这一目标，您将需要一些工具。 我将大体讨论它们，并告诉您我使用的方式以及方法，但是您可以使用许多方法来完成相同的工作。
从一个好的工具集开始
最重要的工具是日历。 我在Mac上使用BusyCal。 这将同步我的所有日历，包括我的个人日历。 这很重要，因为我需要完成的工作90％来自我的电子邮件。 在安排其他工作之前，我需要查看医生的约会和晚间活动以及正在进行的项目。 纸质日历有它们的位置，但是我喜欢看彩色的块，所以我知道我在哪里可以工作。 当我不得不重新计划时，我只需将块拖放到新日期即可。 这与电子邮件有什么关系？
当通过电子邮件进行工作时，我可以查看日历并计划何时有空。 我将其标记在日历中，然后从收件箱中删除电子邮件，并将其放置在客户端或项目的文件夹中。 我给它加注星标，这样我就可以在需要处理该项目时轻松过滤掉其他电子邮件。 这大约需要60秒。 这使我找到了我使用的另一种工具，标签。
我在工作电子邮件中使用Google的G Suite。 为什么？ 因为我喜欢我可以标记电子邮件的事实。 为什么要标记？ 因为您可以在一封电子邮件中使用多个标签。 如果我只是使用文件夹，则必须决定放入哪个文件夹。如果您对标签不满意，而只想使用文件夹，请为所有项目文件夹提出一个命名约定。 在我的情况下，我使用P：Client Name：Project。 我使用P，因为无论客户名称如何，它都将所有项目都放在同一位置。 当我必须发送电子邮件时，这会有所帮助。
我推荐的另一件事是第二台显示器。 不是您的电子邮件客户端，而是您的在线日历。 我可以轻松地看到需要完成的工作以及可以在哪里放置其他项目，其中一台显示器上的电子邮件和另一台显示器上的日历。 如果使用Outlook，则必须来回翻转，这对我来说很痛苦。
我讨厌做的一件事是在不需要的情况下进入我的电子邮件。 但是，如果我将所有电子邮件保存在我的电子邮件客户端中，如果需要引用它，我必须进入我的电子邮件客户端以获取它，然后我看到刚收到的所有电子邮件，因此我感到很强迫回答他们。 这就是为什么我推荐一本好的数码笔记本的原因。 我使用Evernote。
Evernote允许我以各种方式存储信息。 我可以为所有笔记创建笔记本和/或为单个笔记创建标签。 同样，一条信息可能有多种用途，因此您可以使用多个标签对其进行标记，而当您需要查找它时，只需拉起标签即可。 如果不记得您如何标记它，Evernote具有出色的搜索功能。 即使您不使用它来发送电子邮件，我也建议您仔细研究一下它。 这是一个很棒的应用程序。
Evernote允许您通过电子邮件发送到笔记本中。 它还为大多数电子邮件客户端提供了一个插件。 这使您可以将要保存的电子邮件作为参考，并将其存储在电子邮件客户端外部的应用程序中。 我在Evernote中为标签使用与在Gmail中相同的命名约定，即P：Client Name：Project。 这使得在任一应用程序中都很容易找到。
我使用的另一个工具是数字待办事项列表。 这对于完成一次简单的一次性任务非常有用，不需要太多时间，但需要您以后记住它。 我使用Todoist是因为我可以将其与BusyCal同步。 同样，快速浏览一下主显示器的侧面即可看到所有需要做的事情。 因为它是一个单独的应用程序，所以我可以翻看它，看看我需要做什么，而不会因浏览电子邮件而感到困惑。 我还可以快速重新安排尚未完成的任务。
最后，您需要有一个可以暂停电子邮件的电子邮件客户端。 暂停电子邮件会将其从收件箱中删除，并在设定的时间（如当天晚些时候，下周，下个月或其他时间）将其恢复。 最好的部分是它将其放在列表的顶部，因此您可以在那时进行处理。 现在您已经拥有了工具，让我们来解决这个混乱的问题。
现在这是程序
我发现电子邮件管理中最困难的部分是在查看电子邮件时决定如何处理。 我喜欢保留某些内容，某些内容在电子邮件中包含良好的参考信息或客户信息。 有些电子邮件需要完成一些工作，有些则是完全垃圾。 本文最重要的要点是至少每一封电子邮件都要查看一次。 此过程是对David Allen的“使事情完成”收件箱方法的致敬。 另外，您需要确保在移动或删除电子邮件后，将电子邮件客户端设置为转到下一封电子邮件，而不是完整列表。 它节省了大量时间和精力。 通常，您可以在应用程序的首选项中进行设置。 如果不这样做，请为您的电子邮件获取一个新的应用程序。
第1步-从顶部开始
是的，从顶部开始。 这就是为什么。 如果您从底部开始，您会发现Billy需要Smith文件，因为它不在他的办公室，并且他发誓要把它交给您。 你发誓他有它，但是你开始寻找它。 大约15封电子邮件之后，他找到了它，并为此道歉，因为它在他的三明治下。 如果您从顶部开始，您会知道他拥有该文件，因此无需查找即可节省您的时间。 在很多情况下，这种情况对我来说是可以看到结果的，因为我没有几个小时就检查过我的电子邮件，而在上午11点给我发电子邮件的人在一小时后才知道了结果。 如果您正在等待特定的电子邮件，我将扫描新的电子邮件，但我通常从顶部开始，然后逐步处理该电子邮件。
第2步-退订
我愿意成为您的大部分电子邮件都是垃圾邮件。 您在BestBuy.com上为办公室购买了一些东西，现在您的办公室电子邮件正从Best Buy接收每日电子邮件。 这是查看每封电子邮件的另一个原因。 如果您发现自己经常跳过来自供应商或在网络活动中遇到的决定将您添加到其电子通讯的人员的电子邮件，请取消订阅。 我有一份电子通讯，有人取消订阅，我也不会生气。 取消订阅大约需要30秒，而且通常是宣泄的。
老实说，当您查看电子邮件时。 如果您在接下来的几个月中不需要订购某些商品，您是否真的需要20％的折扣？ 这些优惠将循环一百次，以至于他们恳求您以30％的折扣回来，并享受$ 50或更多的免费送货服务。 删除电子邮件。 会回来的。 坚强。
步骤3 —稍后提交
如果您像我一样，则会收到共享重要信息的人的电子邮件。 它们可能是文章，甚至电子邮件本身也值得保存。 不要将其保留在收件箱中。 将其归档到Evernote并进行标记或将其放入Evernote中的特殊笔记本中以获取此类信息。 如果这只是您以后要阅读的文章，我敢打赌一周的薪水是，在您阅读之前，它会从可见的电子邮件中消失。 您可以使用Todoist并将文章中的URL直接粘贴到Todoist中。 另外，您还可以在Todoist中标记待办事项。 您可以在不忙或不在罐头时以这种方式创建稍后读取标签，可以拉起Todoist并阅读文章。 （就像我是唯一做到这一点的人一样）。最好的部分是，您不必进入电子邮件应用程序即可找到它并让Billy分散注意力，再次丢失另一个文件。
第4步-是否需要这样做（何时）
我们摆脱了垃圾，保存了重要的东西，现在就可以开始工作了。 通过浏览每封电子邮件，您最终会遇到需要采取行动的人。 这是日历和待办事项列表的来源。将其保留在收件箱中很有可能会使其丢失，尤其是如果您每天处理大量电子邮件时。 另一个缺点是，其中许多都有截止日期，并且会在电子邮件中附加其他信息。 将它们叠放在收件箱中是一种忘记或丢失某物或输入错误信息的好方法，因为它已在三封不同的电子邮件中发生了三倍的变化。 （另一个从头开始的原因）
当我开始一个新项目时，我立即为其创建标签。 这样，当我准备开始该项目时，我的所有电子邮件都放在一个地方，而不必在收件箱中搜索所有电子邮件。 包含我需要的操作项目或信息的项目会加星标（或标记），因此当我转到文件夹时，可以看到重要的项目。 我标记有关该项目的每封电子邮件，并将其归档。 我不必担心记忆，因为我查看了日历，并安排了时间并安排了时间。 （暂时，我明白了。）即使我将项目移到另一天，我也不用担心一堆新电子邮件丢失了这些电子邮件。 如果有人用一封电子邮件向您发送对多个项目的回复的邮件，那么我会在电子邮件中标记所有项目，以免出现漏洞。
使用第二台显示器的原因是可以随心所欲。 BusyCal的蓝线会随着时间的推移而变化。 看看那条线在哪里，我知道在下一个项目开始之前，我还有一个小时的时间去做一些事情。 如果我提出了一个下单请求，那么在我的情况下，向左看，我知道我有30分钟的时间查找某些内容或发送需要首先查找的文档。 这些项目当时已被放入待办事项列表中，而我一直暂停接收电子邮件，直到那时为止。 这样，电子邮件就不会一直困扰着我停止正在执行的操作并找到文件。
要记住的一件事是，如果有人向您发送电子邮件，则不应期望立即得到答复。 我尽量不要养成通过电子邮件乒乓与某人聊天的习惯。 如果您期望自己不会“准备就绪”，这将极大地提高您的生产率。 我知道这并不能阻止电子邮件大赛 。 伟大的电子邮件竞赛是指有人向您发送电子邮件，然后在大厅中赛跑以询问您是否阅读了电子邮件，然后才进入收件箱。 我对此没有解决方案。
因为我尝试安排所有工作，所以我可以轻松地通过电子邮件将他们获得所需信息的日期和时间发送回电子邮件。 在大多数情况下，这可以正常工作，此外，他们会立即通知您日期和时间是不可接受的。 再次要记住的另一件事是“完成工作”中的一个原则，如果您可以在两分钟或更短的时间内完成任务，那就完成并完成它。 如果您可以在不到两分钟的时间内确认或转发或快速发送邮件，则没有必要将电子邮件保留在收件箱中。 如果您有后续问题，请将其添加到待办事项列表中，并在几分钟后屏蔽该问题以进行处理。 电子邮件乒乓球可能会耗尽20分钟，而您甚至没有意识到。
为了使其正常工作，您必须养成习惯
该过程将比仅在收件箱中保留一封电子邮件花费更多的时间，但是它将使您井井有条。 我承认我并不完美。 由于种种原因，我的收件箱中只有几封电子邮件。 就像我在一开始所说的那样，这是关于管理所有不降为收件箱零的电子邮件。 我曾经做过的最好的事情是不到10。如果您有1,000封电子邮件，那么10封邮件似乎是梦想。
该技术最困难的部分是养成这样做的习惯。 当事情变得疯狂时，我倾向于对此有所懈怠，但是，我会尽我所能，在一天结束时，我尝试花几分钟来组织那些低落的果实。 您不一定总是一口气拿出所有电子邮件。
我使用的电子邮件应用程序iQtell一次只能显示50封电子邮件。 通常，这是我每天结束时拍摄的最低要求。 我还尝试使Todoist和BusyCal始终处于可见状态，这样我就不会忘记任何回复或要求。 我还让BusyCal显示整个星期，而不只是今天。 就个人而言，我喜欢看到一些白色区域，可以根据需要在其中放置东西。
从我这里拿走它，我尝试了许多不同的方法，但我继续回到这一点。 我发现它最适合我，我想与您分享它，因为我感到您的痛苦。 正如我所提到的，我的大部分工作来自电子邮件，因此我需要一种可靠的方法来管理它，而不丢失任何内容。 没有比从客户那里收到电子邮件并意识到您忘记了某些东西或错过了一些东西更糟糕的感觉了。 我希望我可以使您免于这种尴尬。
如果您尝试使用，请告诉我它如何为您服务。 如果您还有其他建议，请告诉我。
