这是关于重新思考我的理念和《完成事情》（GTD）实施的微型系列文章的第3部分。 这是第一篇文章 ； 这是第二个 。 对于背景知识，这里是 新手GTD的15分钟概述， 这是我的Academy GTD系列的页面 。
到目前为止的故事：在去年秋天休假一年后重返工作岗位后，我发现我像十年前一样一直在努力使用GTD。 然后，由于休了8周的心脏外科手术假，我有时间和空间重新考虑我对GTD的基本假设和做法，并尝试对GTD实施方案进行完整的重新设计。 在重新启动期间，我首先尝试使用不同的软件应用程序重新实现当前的GTD方法，这有助于我确定遇到的大问题，然后让我尝试不同的工作流程和实践，然后尝试更多应用…等等。
正如我在第一篇文章中所写的那样，在重新启动的最初阶段，我发现关于工作，生活以及与之互动的三个核心价值在我开始使用GTD的10年中得到了发展：
- 组织与执行的集成。 仅拥有一个受信任的功能强大的信息系统来保存和检索我所有“东西”上的数据是不够的。 我还需要能够执行这些操作的工具。 这些工具不能相互分离。
- 激进的简单 。 工具和系统只需要具有必要的功能，并且出于某种原因所有功能都应该存在。 其他任何事情都增加了不必要的复杂性，增加了摩擦，而在我的年龄和繁忙程度下，我负担不起。
- 功能上的灵活性 。 高科技和功能更丰富的不一定更好。 我的工具，系统或过程中的每一个风吹草动都失去了使用它们的自由度。 我想为我的工作方式以及工具，系统和流程的工作制定规则，以使我能够以最小的摩擦来做到这一点。
在第二篇文章中，我写了我为改变日常工作流程以使这些价值观更接近中心而付出的努力。 这必然涉及到有关GTD的软件应用程序的讨论，这是整篇文章的主题。 但是，让我明确说明两点：
- 一个人选择用于GTD的应用程序是一个高度个人的决定。 对一个人有用的东西对另一个人是功能失调的。 没关系，我们不应该为我们喜欢的应用宣传。
- 无论如何，GTD与应用无关。 GTD涉及行为改变和习惯 ，以某种方式管理您的注意力和“东西”。 当我看到关于生产力的讨论板或文章时，我会感到沮丧，而人们似乎只想谈论它，即应用程序，应用程序，应用程序-从来没有谈到首先要养成的潜在习惯养成和行为改变。 人们想要甜食而不吃蔬菜，这是人们不参加GTD的主要原因（也是不进行每周评论）。
因此，在接下来的讨论中，请放松一下—在使用GTD的应用程序时要小心。 大卫·艾伦本人曾说过（ 使一切都可行），如果您首先建立基本的行为，那么您会为适用于您的各种各样的工具而感到惊喜。 但是，如果您从应用程序入手，则只有一个应用程序可以“运行”，并且“工作”的定义将非常狭窄。 并意识到我偏爱的应用程序可能不是您喜欢的应用程序，再次，这没关系。 （并且请跳过向我宣传的部分以使用您的应用。）
我当前的应用程序框架及其出了什么问题
在重新启动之前，我受信任的系统由用于任务管理的ToDoist，用于支持材料的Evernote和用于文件的Google Drive组成，并由Google Keep增强为快速捕获系统。 更多信息在这里。 关于此“工具堆栈”出了什么问题，答案是：没什么，真的。 这些应用程序非常适合我的GTD使用，无需真正更改它。
但是有时在生活中，当您陷入困境或陷入困境时，即使您严格地“不需要”，您也需要做出改变并尝试一些不同的事情。 因此，尽管ToDoist和Evernote是非常完善的应用程序，值得许多人赞叹不已，但我认为我需要在应用程序生态系统中进行一些调整，并尝试一些新面孔。 大概有十几个。 我从经验中学到了一些有价值的东西，因为那里的每个GTD工具都写有关于GTD如何工作以及GTD 用户如何工作的不同基础假设，并弄清楚这些软件应用所体现的价值之间的契合度以及我个人所具有的价值观，这是非常有趣和有益的练习。
GTD软件不可转让
试用所有这些应用程序，我提出了一系列决定要在软件中体现才能使用的特性和功能：
- 该软件必须是软件 -不能基于纸张的系统-并且必须是多平台的，并且可以跨多个设备进行可靠的同步。 我喜欢模拟工具，因此我认真考虑过用纸笔方法代替当前的设置，例如子弹日记。 但是，我对这一点的思考越多，将我的整个生活和工作都放在一个笔记本中的想法就越多-容易丢失，损坏或毁坏而没有备份，这让我太多了，无法去那里。 因此，对我来说，它必须是基于计算机的，并且由于我大部分的工作都是在Pixelbook上完成的，其余的都是在Android手机上完成的，但有时无论我使用什么系统，都不得不使用Mac或Windows机器无法锁定在一个硬件生态系统中。 （这会自动淘汰一些其他值得考虑的应用程序，例如仅适用于macOS和iOS的Things或OmniFocus。）而且由于我每天都在多个设备上工作，因此该软件必须具有完全防弹的同步功能。 （那是我不喜欢使用的todo.txt的崩溃。）
- 它必须具有良好的Web界面和移动体验。 我的默认界面基本上都位于Chromebook上，基本上所有内容的默认界面都是浏览器标签，因此我的GTD工具必须具有良好的网络界面。 当我不在Pixelbook上时，我在Android手机上，因此它也必须有一个出色的移动应用程序，并且我强烈希望该移动应用程序不仅运行良好，而且具有与Web界面相似的用户体验。 稍后我将详细介绍，但足以说明如果桌面或Web应用程序表现为一种方式，而Android应用程序表现为另一种方式，则很烦人。
- 它必须简单灵活。 该工具应该具有最少的功能集- 仅需要什么，而没有更多，并且有其功能的理由 。 作为推论，与过去的做法大相径庭， 我避免使用任何自称“功能丰富”的应用程序。 （也就是说，我以开放的心态尝试了其中的一些方法，但对它们的未来并不乐观，我的非乐观态度也始终如一。）“功能丰富”通常是开发人员的代码，因为“我们增加了很多我看不到生产力软件中添加的功能很少，这些功能最终并没有成为约束，这是我必须遵循的规则，而不是按照我希望的方式运行的应用程序。 在此过程中，我试听的应用程序中大约有一半我最终没有使用，因为它们具有太多的功能 – 太多了 ，以至于无法使用该应用程序，而我对一个应用程序告诉我“不，你不能这样做”是因为功能 。
- 它不会为我的预算增加太多额外的费用。 我可以支付软件费用，但费用必须与产品相称，并且简单的产品（请参见上一点）应该不会花费那么多。 另外，如果我可以使用已经购买并使用的工具，并将其用作GTD工具，则费用已经写入预算中，这样就可以了。
- 必须具有基本但实用的标记和搜索/过滤功能。 我曾提到过，拥有一个可以根据上下文，位置，工具，可用能量等对我的“东西”进行切片和切块的信息系统，对于我的GTD系统而言已经不够了，但是将可搜索的元数据添加到其中非常重要诸如上下文等任务，以允许目标搜索。 （这是基于纸张的系统的另一个问题-手动搜索很痛苦。）
- 它必须具有视觉吸引力。 我在GTD工具上花了很多时间，如果它们笨拙，混乱，过于流行或仅是丑陋的样子，使用它们会很无聊。
- 它必须具有简单，灵活的导出数据的方法。 最后，此重新启动实验提醒我，我的想法可能会改变，也许我可能会尝试3个月来做一些不同的事情，然后再回到以前的用法。 因此，必须有一种方法可以轻松地以多种有用格式将数据从系统中取出 ，以便在需要时将其粘贴到另一个系统中。 （再次， 我在这里制定规则。）
在列出了七个不可转让对象之后，我对未列入清单的某些东西感到惊讶-例如我以前认为必不可少的某些功能，例如任务的到期日，重复任务，能力将项目直接通过电子邮件发送给应用程序，嵌入或附加文件的功能等等。 我认为其中许多事情根本不是必需的，如果我认为它们是必需的，那么也许我只是还不够简化。
例如，取截止日期。 在我的更新视图中，这些在GTD应用程序中不是必需的。 如果任务有真正的截止日期，则将任务放入GTD工具中，然后将截止日期放入日历中，这应该是时间敏感的“硬景观”项目的唯一事实来源。 如果这样做，那么您消除了另一个常见的“需求”，即在GTD应用程序和日历应用程序之间进行双向同步。 只需将所有对时间敏感的信息保留在日历上，就不用管GTD应用了。 激进的简单 。
因此，在试听了十多个不同的应用程序并通过我的必备标准对它们进行了过滤之后，我得出了两个工具，在选择一个之前，我花了大量时间与它们联系。 在下一篇文章中，也许在接下来的两篇文章中，我将向您展示哪些是切入点，如何根据更新后的值和规则为GTD设置每一个，以及如何确定我坚持的（目前）。
