虚拟协作是节省时间的面对面会议的绝佳选择，但很少有人认识到它是可行的选择。 真可惜-因为人们喜欢讨厌开会。
“当您不想做任何事情时，开会都是必不可少的。”-加拿大经济学家约翰·肯尼斯·加尔布雷思
“喜欢开会的人不应该负责任何事情。”-美国作家，经济学家托马斯·索威尔
“开会是浪费几分钟和浪费时间的事件。”美国海军企业号詹姆斯·T·柯克上尉
没有人愿意整天参加会议，尤其是如果他们觉得自己的工作效率不高时。 研究发现，在我们参加的会议中大约有一半被认为是浪费时间，而且工人每月在非生产性会议上花费大约31个小时。
好消息是，我们不一定总要见面才能完成工作。 我们生活在虚拟时代，这里有虚拟协作工具可帮助我们建立联系并最大程度地利用工作时间。
以下是一些其他形式的会议和虚拟协作策略的想法，可帮助您提高生产力并避免浪费时间。
了解您为什么要开会可以帮助您了解如何将其转移到数字空间。
如果会议的目的是共享，则将其转换为电子邮件，内部博客文章，甚至是聊天室中的更新。 信息会议经常会变得详尽，人员分散，并且并非每个人都需要所有信息。 以书面形式提供信息可以使人们略过所需内容，并在适用的情况下发表评论。
此外，人们更容易阅读更新，因为他们知道更新的有用信息，因此不会在会议中讨论。 收集所有有价值的信息并将其放置在人们可以搜索，重新访问和添加评论的地方，使每个人都可以腾出精力完成工作，并鼓励实际阅读更新的文化。
解决问题
研究表明，当人们在较大的群体中解决问题时，与单独工作相比，他们投入的精力更少。 这是一种心理现象，称为社交闲逛。
因此，请考虑写一个概述问题的博客文章甚至是Trello董事会，而不是，并要求个人做出想法。
考虑在反馈意见上规定最后期限-“请在星期二下午3点之前审阅此草案”，这可以帮助人们确定您的请求的优先级，并让他们在感到最受启发和新鲜的情况下进行处理。 以异步方式进行协作可以使人们建立自己的日常议程，避免破坏创意工作流程，应对社交活动，并帮助内向的人更轻松地分享想法。
采取行动
使用虚拟协作时，请考虑在共享的工作区或项目管理程序中有明确的待办事项列表。 开始围绕任务分配和期限建立一种责任心文化。 如果没人提到错过最后期限的时间，那么人们会认为这是可以接受的，并且项目可能会偏离轨道。
有时异步协作会变得很混乱，并且会浪费时间。 在这种情况下，团队聊天室甚至视频聊天都非常方便。
专家提示：寻找在聊天工具中标记决策和操作项的方法，以便整个团队共有共识。 （提示： Stride 在本地提供此功能。）
协作工具可以使会议更加有效。 更重要的是，他们首先减少了开会的需要。
- 聊天工具：理想情况下，为特定任务和项目选择一个具有不同房间的房间，并选择一个视频聊天选项。 能够随时随地与您的团队联系，对于完成工作和虚拟协作必不可少。 聊天工具还可以帮助制定决策和分配任务。
- 内部博客/文档共享/内容管理系统：每个组织都会生成大量的文档，而一旦您开始进行虚拟协作时，具有可访问，可搜索和组织的信息就变得至关重要。 您需要能够跳入草稿并即时进行更改或在日历上移动日期。
- 项目管理软件：定义和分配任务给团队，共享文件和图像以及跟踪工作流的方法对于成功进行虚拟协作至关重要。 如果您不知道要去哪里或去过哪里，就无法实现目标。 项目管理工具可帮助您了解自己的道路，并将每个人带到一起。
无论您的团队分布在全球各地还是坐在同一张大桌子上，都将其放置在协作工具中（而不是孤立在锁定的文档和收件箱中），使每个人都可以随时了解情况，而不必召开会议。
工具只是团队合作方程式的一部分。 您还需要愿意开放，共享工作并就实践达成共识的人们。 确保考虑谁包括在这些聊天室和这些实时文档中。 就像被邀请参加您不需要参加的会议很糟糕一样，它也吸引了很多与您无关的项目的警报和提示。
但是，您决定运行虚拟协作会话时，请确保有一套明确的最佳实践。
这些做法可能是：
- 需要文明和善良。 有时候，当某人不在您面前时，变得更容易残酷。 该小组应明确表示，无论是在虚拟环境还是其他方面，不敏感的语言都不会被容忍。
- 一旦做出决定，就会将相应的任务分配给合适的人。 会议经常感到效率低下的原因之一是人们经常离开而没有明确的行动项目。 通过制定计划，使这些虚拟协作会议有价值。
有了合适的工具，人员和实践，您就可以为健康的虚拟协作文化制定清晰的路线图，从而使团队腾出更多精力来基本上可以在任何地方完成更多工作。
最初于 2018年6月14日 发布在 www.atlassian.com 上。
