许多文章说不要将电子邮件视为您的待办事项。 在某种程度上，我同意，因为在直接在电子邮件收件箱中进行管理时，很难插入足够的注释或信息来支持您的任务。 这是否意味着我们只能将电子邮件视为单独的沟通渠道？ 我已经尝试过了，但是维护起来同样困难，因为一旦阅读了重要的电子邮件，我就无法区分需要回复的电子邮件和不需要回复的电子邮件。 那么，我该如何处理？
在上一篇文章中，我解释了如何通过将传入电子邮件分为两个文件夹（To-me和Cc-me）来自动确定传入电子邮件的优先级。 但是，这只是第一步。 下一步是根据对电子邮件采取的措施来组织收到的电子邮件。 对我来说，可能的动作只有三种：
- 响应
- 待定
- 封存
1.仅在不到3分钟的时间内做出回应（立即）
如果收到一封只需要您简短回答的电子邮件，请立即执行。 此类示例包括要求参考文档的同事，需要您确认的简单电子邮件或邀请电子邮件。
有时，您可能会收到“紧急”电子邮件。 放心，如果真的很紧急，他们会给您打电话。 另外，如果发件人位于不同的时区，那么无论您现在还是在接下来的6-8小时内回复，都不会有任何不同。 因此，对于这种需要周到答复的紧急电子邮件，请“等待”您的答复。
2.待处理，电子邮件工作流程的核心
正如我前面提到的，从策略上等待电子邮件可以帮助您更好地管理电子邮件。 为此，我创建了带有3个子文件夹的To-do文件夹。 每个子文件夹将帮助我确定电子邮件优先级。 就像To-me和Cc-me文件夹一样，我将该文件夹设置为显示每个文件夹中的电子邮件数量，而不是未读电子邮件的数量。 让我们讨论子文件夹：
- 今天 ：我移动了今天需要回复的电子邮件，但撰写时间超过3分钟。 还记得上面的紧急电子邮件吗？ 我通常直接将其移到此处。
- 明天 ：有时候，有些电子邮件不是很紧急，但仍需要立即回复，或者您昨天无法完成的今天的电子邮件，请将其移至该文件夹。 要使此文件夹正常工作，请在一天结束时重新评估此文件夹中的电子邮件的重要性和紧急性，无论该文件夹中的电子邮件应移至“ 今日 ” ，还是保留为“ 明天 ”或“移至以后” 。 请记住，重要性和紧迫性可以改变。
- 以后 ：适用于您需要回复的所有电子邮件，但没有任何紧迫性。 在这个文件夹中，我通常在每个星期结束时或有空的时候进行复习。 有时，我只是将电子邮件归档在此文件夹中，因为该电子邮件变得越来越不重要。
3.存档，用于所有“完整”的电子邮件
最后，此文件夹专用于所有无需进一步操作的电子邮件的最终保存。 我不喜欢删除电子邮件。 以我的经验，所有电子邮件迟早都会传达信息。 您现在可能不需要它，但是谁知道将来有人问您这个问题。
要使此文件夹有效，您需要根据如何对发件人进行分类来对其进行结构化。 因此，一旦完成，就可以轻松查看来自“收件人”，“抄送”和“待办事项”文件夹的所有完整电子邮件。 例如，如果您是会计师，则可以根据与您互动的部门进行分类。 对于我来说，我通常一次管理多个项目。 因此，我将内部团队的电子邮件和每个项目的电子邮件分开。
实行
为了便于说明，下图显示了我如何构造收件箱电子邮件文件夹。 请注意，所有电子邮件将始终自动位于“ To-me”和“ Cc-me”文件夹下（有关此文件夹的详细信息，请参阅我以前的文章）。 然后，我快速查看并确定每个传入电子邮件的下一步。
*所有电子邮件都必须位于此文件夹结构的最低级别（上图中的蓝色框）
整个电子邮件流程对我有用的主要原因是，我可以轻松浏览我的电子邮件收件箱。 我的电子邮件中没有混杂的信息。 相反，它充当了我书面交流的“控制中心”。
要使该系统正常工作，您需要做的另一件事是具有自我控制能力，并在战略上拖延。 尤其是在“ 明天 ”文件夹中，很容易在该文件夹中拖延电子邮件。
从我免责声明，我从不专业使用Slack或Evernote Business或…（您命名），但我相信Email不会很快被撤消。 即使电子邮件将被驳回，一旦您拥有清晰的电子邮件系统，就可以轻松地移至任何将来的“电子邮件替换”应用程序。 如果我们回顾过去，将创建电子邮件来代替信函通信，但是系统应该相同。
那么，您如何管理您的电子邮件？
