使电子邮件正常工作
电子邮件通常是人们日常工作的重中之重。 电子邮件太多了，破坏性很大。 对于许多人而言，有一种冲动就是切换到其他通信方式，例如Slack或发短信，这仅仅是因为他们的电子邮件变得难以管理。 我不在那个阵营中-我可以管理我的电子邮件并始终实现“收件箱为零”。
这篇文章将向您展示我如何每天进入Inbox Zero。
我依靠面向GTD的电子邮件方法。 大卫·艾伦（David Allen）建议限制您的所有收件箱，而在哪里可以管理数量。 我也尝试这样做，但是由于属于几个不同的组织，我仍然管理着四个不同的电子邮件收件箱。 我将在下面的屏幕截图中分享我如何使用GTD方法组织它们。
GTD基础
有多种组织电子邮件的方法，与纸张不同，您可以快速重新组织和归档项目。 关于电子邮件管理的最重要的事情是使它成为一个可以快速，一致地使用的系统。 对于许多人来说，除了收件箱，垃圾邮件（或垃圾邮件）和垃圾箱（或已删除邮件）的默认位置之外，您可能需要设置的就是我称为“ GTD基础知识”的以下四个文件夹：
- @下一步动作
- @某天/也许
- @等候
- 档案
使用这四个文件夹（如果使用Gmail，则为标签），您应该能够快速分类，排序和处理完整的收件箱。 请注意，我在@和“下一步操作”之间放置了两个空格，以将该特殊文件夹强制放在列表的顶部。 如果仅开始使用这组文件夹，则以后可以随时扩展并添加满足您特定需求的其他结构。
为什么不在收件箱中保留下一步操作？
经常有人问我，如果这是一个可行的项目，为什么要将电子邮件从我的收件箱中移出 。 之所以这样做，是因为我想明确地专注于需要立即关注的内容，例如我可以（并将要）在1-2分钟内回复的电子邮件，或者我无法正确阅读的项目，以便我留出时间处理电子邮件。 如果在收件箱中，则即使删除电子邮件或将其标记为垃圾邮件也需要采取措施。
我的“ @Next Action”文件夹是我实际工作的地方。 此文件夹中的项目是我需要花一点时间处理的可行项目。 收件箱为空并不意味着我不再有电子邮件可以回复。 相反，我的收件箱为空，这意味着我已经完成了对电子邮件的分类和分类，并且已经处理了真正紧急的邮件。
专家提示：如果您担心不立即回复正在移至“ @ Next Action”文件夹的请求，请发送一条便笺，告知您已收到该人的电子邮件，并将在特定日期回复或稍后。 这将停止“您收到我的电子邮件吗？”这样令人恐惧的后续讨论，并允许您设置自己的工作所需的适当边界。
现实世界中的收件箱示例
我的专业工作收件箱
我的AgileTimeCoach.com电子邮件是在Gmail中管理的。
Gmail使用“标签”（或标签）而非文件夹来进行组织。 这样，您可以根据需要在电子邮件中包含两个（或更多）不同的标签。 （使用规则使电子邮件标签自动执行可能会帮助您更快地管理Gmail收件箱，我将在以后的文章中解决。）
- 我创建了一个“ @ Next Action”文件夹（同样，在@之后两个空格），用于保存我认为（或将要执行）的所有项目。 我可以在一两分钟内处理的所有内容都留在收件箱中，并立即得到答复，然后将其存档。 我没有发现“ @Waiting”文件夹很有用，而是希望将这些项目也放入“ @Next Action”文件夹中。 根据您的工作角色和与之互动的人数，这也可能对您有用。
- 我有用于项目的单独文件夹。 我正在积极从事的工作嵌套在“ @Active Projects”文件夹下。 （出于隐私原因，我不会在任何这些屏幕快照中显示活动的项目。）当项目启动时，我设置了这些文件夹，但由于我的项目都非常迅速地开始，所以还不需要“ @ Someday / Maybe”文件夹。至今。 我希望最终添加此特殊文件夹。
- 项目完成后，我将其移动到“ @Archives”标签下。
Google在捕获垃圾邮件方面做得非常出色，我几乎不需要在我的Gmail帐户中处理垃圾邮件。 当我这样做时，它会很快得到处理。 他们的垃圾邮件过滤质量可节省大量时间，值得您为域中的G-Suite帐户在每个收件箱中支付的额外费用。
我的其他专业收件箱在Office 365或Outlook中进行管理。 我在Patagonia的工作需要更详细的组织来正确管理。
您可能会注意到Outlook具有“焦点”收件箱功能。 由于我的收件箱经常被清除或为零，因此仅在缺席后才特别有用。 我也不使用电子邮件的线程视图，因为这只会使我的视图复杂化并增加大量内容。 Outlook中还内置有一个“存档”。 我选择不使用此功能，因为Microsoft使其更像是一个巨大的垃圾抽屉，而我更喜欢对保存的电子邮件进行分类。
这是我将“完成工作”应用于与此工作相关的电子邮件帐户的方法：
- 同样，“ @ Next Action”文件夹是我实际工作的地方。 在收件箱中任何可在1-2分钟的短时间内执行的操作，仍会立即得到答复，然后将其存档。
- 包含要在其他地方记录的说明或详细信息的项目将移至我的“ @Add to Wiki”文件夹中，以供日后处理。 有时，我会按住Option键并复制一封电子邮件，以将其放置在此文件夹中。
- 我几乎所有的电子邮件都归档到嵌套在“ @Projects”文件夹下的活动项目文件夹中。 项目完成后，我将整个项目文件夹移动到另一个文件夹，该文件夹没有上面未显示的名为“已归档项目”的@符号。 没有@符号，因此它将降到我左侧导航中的较低位置。
- “ @Issues”文件夹也许是我拥有的“垃圾箱”最接近的文件夹。 我的工作涉及管理项目，并且可能会出现很多问题，这些问题实际上并不属于单个项目文件夹。 我将它们全部都放在@Issues文件夹中，尽管有大量的主题存档，但我发现在此文件夹中进行排序和查找内容仍然非常容易。
- “ @我的资料”是关于我的个人笔记，评论，反馈以及其他与项目无关的交流。
- “ @ Someday-Maybe”文件夹具有正在讨论和计划中但尚未真正推进的项目的子文件夹。 由于项目在此工作中需要较长时间进行孵化，因此该文件夹非常方便，使我可以将大部分时间集中在活动的项目上，并且仍然知道这些潜在项目正在被跟踪并且组织了沟通。
- “ @ News-Notices”文件夹是收件箱规则（几乎始终）将自动警报和其他此类系统通知路由到的文件夹。 在IT部门工作，我经常被添加为此类电子邮件的收件人，并且通过使用电子邮件规则，我什至可以将这些通知标记为已读。 （以后的博客文章将按照我的电子邮件规则进行，但那里也已经有很多不错的资源。）
我的“志愿者”工作收件箱
我在维特纳独木舟和皮划艇俱乐部担任教练的工作涉及管理一些项目以及与董事会成员和国家领导机构的沟通。 我没有大量的活动项目，而只是拥有更多的归档标签集。 这些项目大多数都是没有结束日期的项目。 请注意，我继续依赖“ @ Next Action”标签来保存真正可行的项目。
由于这是一个非营利组织，因此重要的是还要确认并跟踪捐赠和付款。 这是法律义务，因此我也为所有收据和与付款相关的通讯创建了一个“ @Payments”目录。
我的个人电子邮件收件箱
我的个人电子邮件帐户中的类别远远多于我的工作或志愿者类别。 我发现有单独的文件夹来存放所有购买的收据，网站注册，旅行证件，以及每年创建的用于跟踪与税收相关的项目的文件夹，这将非常有用。 我有单独的标签用于与妻子和女儿的电子邮件对话，并且使这些标签实现了自动化，因此也非常易于管理。
上面的屏幕截图还显示了我的“ @ Next Action”文件夹中的内容。 如您所见，这也是一个可管理的数额。
我会尽量将工作和个人电子邮件分开。 在多种情况下认识我的人有时很难知道要与我一起使用哪个电子邮件地址。 但是，我需要分工，并需要将来有能力移交其中一些电子邮件帐户（例如独木舟俱乐部帐户）的能力。 我不确定我是否只会有一个收件箱。
处理电子邮件的其他提示
扫瞄
学会扫描收件箱并快速分类可行的和不可行的技能，这是您必须发展的技能，并且对执行有信心。 如果您没有时间处理电子邮件，请不要将其全部转储到@ Next Action文件夹中。 只需等到可以正确处理收件箱消息。
禁用电子邮件警报
我已经完全禁用了有关电子邮件的桌面警报和电话警报。 如果我正在进行深入的思考工作，那么警报的干扰会使我效率低下。 即使在最忙碌的电子邮件日中，我也知道我可以在每天工作的每小时约10分钟内到达Inbox Zero。 大多数日子，甚至更少。 （然后，我将重点放在“ 下一步操作”上 。）
您是在“收件人”还是“ CC”行上？
如果我不在电子邮件的“收件人”行中，或者直接问了一个问题，则这种情况极不可能需要我立即关注，并且可能没有任何回应。 老实说，很少有电子邮件需要立即回复，我想我们大多数人都知道真正的电子邮件。 与您的同龄人一起使用“收件人”行表示您希望得到答复的个人，而“抄送”仅作为参考。 我发现“密件抄送”行的唯一目的是防止“回复所有人”的噩梦-我既不使用也不显示“密件抄送”属性。
使用Gmail的移动应用“ 所有收件箱”视图
使用适用于Android和iPhone的最新Gmail应用程序，您可以在一个窗口中查看所有 Gmail帐户收件箱。 这对于清除移动设备上的电子邮件非常有帮助。
图片由rawpixel在Unsplash上拍摄
最初发布在敏捷时间教练博客上。
