有时候，我的心情是这样…
主要是因为我觉得自己已经看不到需要完成的所有任务。 有时是因为我有很多复杂的活动部件，所以很难知道从哪里开始。
有时，这甚至在物理世界中表现出来……我发现自己身处一团糟的房子和一团糟的头脑之中，收拾东西确实有助于我清晰地思考！
我真的很想看…
为了避免陷入麻烦，我多年来检查并调整了管理工作量的方式。 我仍在寻找更好的工作方式的旅途中，但是我在此过程中已经获得了一些有用的技巧和窍门。
为什么？ 对于某些人来说似乎很明显，为什么您想要采用系统的方法来管理您的工作，但对其他人则可能不是。
古老的格言时代是金钱 ，我们已经厌倦了聆听。 但这是真的！ 我们不是很习惯在更细微的层面上考虑我们的工作成本（例如，参加这个长达一个小时的会议要花多少钱我和我的团队），但我们应该更加意识到这一点。 时间就是金钱，我们应该将时间花在那些会带来更多价值或影响最大的活动上。
管理工作量
在考虑管理工作负载时，经常会涉及三个概念：时间管理，优先级和生产力。
时间管理是指您如何在特定时间范围内计划和组织活动。 良好的时间管理可以帮助您更有效地工作，并在更短的时间内完成更多工作。
优先排序是一项相对活动，涉及根据重要性，紧迫性和影响等标准确定哪些活动优先于其他活动。
最后，《剑桥词典》将生产力定义为“在特定时期内完成尽可能多的工作的能力”。 尽管衡量产出可能有所帮助（即衡量完成的工作量），但衡量生产率的更有用的方法是以一致且可持续的步伐完成有用和/或有价值的工作量。
了解如何处理这些概念中的每一个都可以帮助您确定当前工作方式的优缺点。 有了这种自我意识，您就可以专注于一些小的改进，从而使自己步入更高效的工作轨道。
影响与努力矩阵
我尝试或推荐给与我合作的团队的许多原理，工具和技术。 您可能听说过：
- 可视化您的工作
- 限制正在进行的工作
- 番茄技术
- 艾森豪威尔矩阵
- 特雷洛
现在，我将逐步介绍用于管理工作量的“影响与努力”矩阵。
影响与努力矩阵是一个有用的决策工具，可以单独使用，也可以分组使用。 与潜在影响相比，它考虑了执行某件事所需的工作量。
1.写下所有任务
将每个任务写在便利贴上。
您可能有不同类型的任务，例如一次性任务，例行活动（如日常事务），项目和要解决的问题：确保写下所有内容，甚至最小的任务。
2.确定2分钟的任务
如果完成一项任务的时间不会超过两分钟，请将它们放在另一堆中。
3.确定任务期限不动的任务
如果任务有完成日期，请将日期添加到便利贴中。
4.优化每个任务
这将帮助您比较和确定工作的优先级。
收集有关每个任务的尽可能多的信息。 确保您清楚“为什么”，“什么”和“谁”。 如果您对“操作方法”有任何想法，也应包括在内-即使这只是第一步。
您可能希望使用用户故事格式来形容任务描述：“作为，我想要，以便”。 或者，如果要将任务分解为较小的部分，请使用INVEST的缩写。
5.根据影响和努力确定工作的优先级
在开始之前，请确保您清楚影响和努力对您意味着什么，以便您可以客观地比较工作。 例如，在考虑工作量时，您可能会考虑不同的因素，例如时间，复杂性和不确定性。
在干净的桌子上，画一条垂直线表示“影响”，画一条水平线表示“努力”。
从一个清楚的任务开始。 将便利贴放在影响与努力矩阵上。 然后，拿起另一个便利贴并将其放置在矩阵上； 考虑一下它与您首先下达的任务相比。 然后，重复直到完成所有任务。
提示：如果您的柱子以一个象限结束，请移动轴，使它们在矩阵中更好地分布。
6.从快速获胜开始
从快速获胜开始：位于左下象限的任务。 这些措施应具有很高的影响力，但需要较少的精力，因此应首先进行。
右上象限中的任务是您的较大项目-他们将需要更多计划，并可能分解为较小的任务。 问问自己，是否有机会通过更少的努力达到相同的效果。 也许您可以使用测试和学习方法来确定最佳的前进方式？
左下象限中的任务是您的“填写”任务。 确定您是否可以委派此权限，或者是否可以采取任何措施来改善其影响。
右下象限中的任务是“感谢任务”。 问问自己是否真的需要做这些—避免使用它们，因为它们没有影响力，需要太多的努力。 或者，无情地消除！
7.可视化您的工作
根据以上步骤创建任务的优先级列表。
使用简单的面板，并使用简单的“执行”，“执行”和“完成”面板来完成任务。
避免多任务处理-专注于一项任务将帮助您将事情“完成”。
8.时间框您的小任务
睁大眼睛，再看看2分钟的任务堆。 如果您认为没有任何值得的事情，请不要这样做。
然后，在日历中预定10分钟的时段。 重复直到完成所有小任务。
9.装箱速捷
返回您的优先列表，并在日历中花一些时间来实现快速获胜。
给自己一些懈怠-如果您认为需要更多时间来计划任务或跟进该任务，请确保您也为此花了时间！
一旦获得了快速胜利，就可以为“主要项目”象限进行更详细的计划。 定期重新访问您的列表，以确保您专注于重要事项。
10.重复！
定期重复此过程，并调整此技术以使其更适合您的工作方式。 您可能会发现结合其他方法（如番茄技术）有助于完成任务。 Google会迅速搜索有关生产力黑客的信息，这会激发您的灵感。
