（提示：请确保不要错过可下载的 商务会议笔记模板 ）
作为Lucid Enterprise的客户之一，Return Leverage发现我们可下载的会议记录没有他们希望的那样有用。
Return Leverage的Toby Lucich询问我们是否可以改善出口，以使繁忙的专业人士更容易阅读会议记录。 我们很高兴有机会学习他的经验并改善出口。
由于我们是与Return Leverage合作进行这些更改的，因此我们询问Toby，他是否愿意分享更多有关此格式为何起作用的信息，以及他的公司如何使用它来推动与客户的会议结果。
令人高兴的是，他同意了。
Toby解释了为什么格式化无法正确处理
作为一名企业家和管理顾问，我现在与大型和小型，营利性和非营利性组织中的数百位商业领袖一起工作，这些组织都是创始人领导和专业管理的。
我曾与各个级别的组织领导一起工作，这些领导者具有超凡魅力，远见，发人深省，战略性，注重细节； 有些人也分神，急躁，虚弱，无能或完全无动于衷。 领导者有各种形态和规模。
我看到所有领导者都面临的共同挑战是日历过于紧凑，期望值不断变化，承诺软弱，截止日期迫在眉睫，并且没有足够的时间来完成所有任务。
无论客户或他们的文化如何，我们的首要义务从根本上讲就是有效的沟通。 我们相信，每个客户都应尽我们最大的努力来捕捉和传达最关键的想法和行动，这些想法和行动将有效地将想法变成行动，并将行动变成成功的业务成果。
如何显示此信息是关键的第一步。
清晰易读的格式是将价值从会议笔记转移到满足您的利益相关者的协议或记录方面的强大第一印象。 您永远都不知道哪个会议会改变公司的发展方向。
我们最近与Lucid合作，重新设计了导出的报告。 这是新格式中的一些设计思想。
创建会议记录的指导原则
将您的受众放在第一位（这与您无关）
尽管许多人可能会分发会议纪要作为CYA的预防措施，但其目的应该是尽可能有效地告知有关各方。 在“回馈杠杆”中，我们的专业会议主持人了解到，我们提供的会议纪要是我们正在向客户发布的品牌抵押品。 这是我们服务的切实交付成果，需要干净，简洁和易用。
尽管基于电子邮件的会议记录对于大多数专业人员而言非常有效，但我们的客户更喜欢打开附件或阅读提供给他们的打印页面。
我们并不认为我们的所有利益相关者都分享我们的数字偏好 。
我们还发现，行业越传统，业务领导者越老，您的会议记录就越有可能无法以电子邮件格式读取。
会议记录是一种用户体验：友善
如果我的涉众已经精疲力尽，但仍然愿意阅读我的会议记录，那么该是时候了。 这意味着使会议详细信息尽可能容易和轻松地使用，并认识到他们可能不想阅读报告的末尾。
尽管导出的报告的早期版本在技术上是准确的，但它们并不太像是精炼的专业报告。 我们想要创建的是一个易于使用的提要，从一开始就总结关键细节，并根据需要提供更多上下文以提高清晰度。
正确格式化
清醒团队出色地执行了我最喜欢的一些更改，其中包括：
- 平易近人 。 新的布局融合了空白和格式化的操作项表，使眼睛更顺滑地向下移动。 我们希望读者能参与进来，而不是想再来一次。 应该告知目标，而不是穷尽目标。
- 优先考虑 。 当我向客户介绍错过的会议时，我们通常从讨论的议程主题和产生的行动项目开始。 这些通常是重要的构想，通常足以使他们对结果感到满意。 能够一目了然地看到谁出席了会议，重要的是谁不在，这也有助于评估所做出的决定和讨论的背景。 目的是在十秒钟内提供足够的信息，以确定是否需要更多时间。
- 可用的 。 参加了不止一次引用印刷笔记的会议之后，我们希望使印刷表格有用且可用。 特别是，针对操作项目的表格设计邀请了一种“复选框”方法来跟踪任务完成情况。
- 语境 。 出色的笔记记录者不仅捕获任务，决策，风险，问题和行动，还保留了足够的对话上下文，以帮助读者了解行动的来历或重大决策的输入。 这与转录无关。 它只是获取一些关键短语，以便以后重新进行对话。 新格式将操作项作为格式化的标注重复，并在捕获操作的对话流中显示它们。
此外，我们现在在会议结束时预先填充了所有会议记录，并在报告末尾附有简短的“关于杠杆”注释，将令人惊叹的会议体验和可交付成果与使他们成为可能的团队联系起来。
节省时间和杠杆结果
自私地，重新格式化的设计在我们会议后的清理工作中每次会议回馈了15–20分钟。 当您每天运行几次会议时，这很快就会加起来，并且每个报告都必须看起来足够重要，以便阅读。
尽管听说客户正在与他们组织中尚未使用回馈杠杆或Lucid Meetings魔术的其他人共享会议记录，但是可能更有价值。
即使我们不在会议室，我们也为提高客户沟通效率发挥了作用而感到自豪。
