项目开发过程应始终处于最高水平。 这方面的工作尤其由项目经理负责。 为了最大程度地执行计划，项目经理在工作的每个阶段都使用特定的工具。
在本文中，我将尝试向您展示一系列有助于专业项目管理的工具。 我根据工作的关键领域将其划分： 计划 ， 任务管理和沟通 。
在这三个领域中的每一个领域中使用适当的工具将对工作的组织产生积极影响，有助于避免常见问题并增加项目成功的机会。 它还将使您的工作更轻松，更舒适。
规划
每个项目的良好计划都是至关重要的-签出可简化工作计划的工具。
生产力软件
在许多项目中，PM负责诸如规格，分析或进度表的准备工作。 为了高效地创建此类材料，他们必须选择经过验证的套件。 流行软件包的基本组件（文本编辑器，电子表格，演示程序）将在日常工作中完美运行。 关于个人选择的生产力软件，我最近开始使用Google的软件。 Google文档不仅具有所有必需的功能，而且还允许以一种非常简单的方式共享文件并将它们存储在云中。 这使您有机会与很多人一起在同一文档上进行协作，并防止计算机上的数据丢失。
日历（书）
为了计划自己的任务，我使用通用日历。 公平地讲，我只是在来到Merixstudio时才开始使用它的，但是在几周后，当我不在附近时，我感到很奇怪。 现在，日历必须始终在我的控制范围内，并且在任何会议中都非常宝贵。 我写下了接下来几天的会议和任务日期。 在会议期间，我还使用它来记录所有关键问题。
日历（在线）
如果不使用在线日历，将很难事先计划任何事情。 而且，当您必须预定办公场所时，有必要熟悉在线日历。 多亏了它，许多人可以安排约会，并且避免了在同一时间和同一房间安排两次不同会议的麻烦。 我的团队使用Zimbra日历 ，该日历已连接到我们的邮箱。 它允许我们创建多个日历并与所有感兴趣的各方共享。 由于我们能够避免重复预订，因此所有用户都可以看到添加到共享日历中的每个新术语。
记事本
经常做笔记是项目经理的有用习惯之一。 在与客户和开发人员的对话中，或者在进行分析和草图绘制时，我们写下了很多东西。 为此，我选择了免费的Evernote。 该程序的主要优势在于其在各种平台和设备（台式机，智能手机，浏览器）上的可用性以及在云端存储笔记的能力。 音符会自动同步，因此您不必担心丢失它们。 我可以在计算机上做笔记，在智能手机上进行编辑，然后在另一台计算机上的浏览器中使用。 使用便捷的搜索引擎，您可以轻松找到旧笔记，将其分配给不同的类别并标记它们。
任务管理
与很多人一起工作和进行大量项目可能会导致混乱—幸运的是，有一些任务管理系统可以使一切井井有条。
项目管理系统
在市场上，您可以找到很多非常好的项目管理程序。 我们成功使用了Redmine-这种流行的开源解决方案完全符合我们的需求。 以下是Redmine改进的工作内容：
- 将任务分配给团队成员，
- 控制在项目上花费的时间，
- 易于生成报告，
- 方便地创建项目的“ Wiki”，
- 任务分类。
在与新客户开始合作时，我们立即在Redmine中创建新项目。 我们将访问权分配给所有团队成员，并且在时间和材料协议的情况下，我们也将其授予客户。 然后，我们对项目的Wiki进行补充，其中应包含有关设计，技术要求，链接和源文件的所有信息。 因此，所有相关方都可以轻松访问关键数据。 然后，项目经理创建任务并将其分配给人员。 团队成员标记完成的任务并报告他们在任务上花费的时间。
Redmine是Merixstudio中使用最广泛的应用程序之一，它使我们能够保持一切井井有条。
设计管理系统
我们许多项目中的重要一步是模板的准备。 一个典型的项目包括十几个甚至几十个设计。 假设客户通常希望引入一些修订，而没有合适的软件，则很难管理所有修订。 值得庆幸的是，有了InVision，InVision是一种用于将所有设计（分为项目）存储在一个地方的系统。 Invision允许执行以下操作：
- 在设计中添加注释，
- 管理设计状态（看板委员会），
- 标记完成任务的状态，
- 轻松地向客户展示模板，
- 开发人员可以轻松访问设计。
通讯
每个经验丰富的项目经理都知道高效和良好沟通的价值。 这些工具简化了在每个项目中维护适当的通信的过程。
电子邮件
这是项目经理与其客户之间最重要的沟通工具。 与其他形式的通信相比，它的坚定优势在于它的通用性，因为每个人都有自己的电子邮件地址。 在Merixstudio中，我们选择Zimbra作为我们的电子邮件软件。 该应用程序具有许多有用的功能，例如可编程过滤器，与文件共享的公文包，发送后续邮件的可能性以及非常舒适的高级搜索引擎。
使用以下解决方案可以维护邮箱中的订单并改善工作：
- 为每个项目和程序过滤器创建单独的文件夹，以自动移动消息，
- 当您想记住以后发送电子邮件时，请使用后续措施，
- 使用标签（例如有用的，任务的，紧急的）以尽可能最佳的方式对消息进行分类。
PS。 上班时，检查收件箱是我要做的第一件事。
电话
对于任何项目经理来说，必不可少的工具也是电话。 我们主要将其用于与来自我们国家的客户进行对话并进行快速的内部咨询。 每周至少与客户交谈一次是一个好习惯。 在对话期间，我总是尝试总结进度并获得反馈。 而且，当我不得不处理紧急事件时，电话会派上用场。 但是，在通过电话讨论关键决策时，请务必小心。 每次致电后，有必要通过电子邮件发送摘要。 这样的举动将在紧急情况下保护该项目。
音频/视频聊天
为了与来自不同国家的客户交流，我们使用了Skype，这是最受欢迎的即时音频/视频通讯工具之一。 它的最大优点是很受欢迎-我们的大多数客户都定期使用此应用程序。 Skype具有一些功能，这些功能在项目经理的工作中特别有用。 第一个选项是一次与多个人联系的选项，这在我们与许多利益相关者讨论某些内容时非常有用。 第二个选项是共享屏幕，当我们想显示如何使用特定系统时，该屏幕非常好用。 我不能忘记可靠的Skype文本聊天，它对于与客户进行快速沟通很有用。
文字信使
我们意识到，内部交流的最有效形式是面对面的交谈。 但是，如果没有内部Messenger，与50个在3层楼上工作的员工联系可能会造成破坏。 几年来，我们公司已经尝试了许多不同的传播者。 最近几个月，我们开始使用Slack，我们必须承认这是一个非常好的主意。 Slack促进了与个人的交流，团体交流和文件传输。 我们为不同的项目使用不同的渠道，并邀请我们的客户加入。 此外，借助搜索引擎，我们可以轻松找到特定的对话。
您应该选择哪些工具？
使用正确的工具，Project Manager的工作会容易得多。 当然，具体设备或应用程序的选择是一个单独的问题。 本文的目的是显示值得使用它们的领域。 不要害怕测试不同的选项 -当您找到一个可以让您尽可能高效地工作的选项时，您将能够毫不费力地创建出色的项目！
