在过去的几年中，我对如何管理工作日进行了许多调整，以充分利用自己的时间，并确保在任何时候我都在做一件会产生最大影响的事情。
我要做的第一步是对电子邮件进行分类，以建立一个系统来告诉我哪些电子邮件是我首先应该查看的。
这个概念很简单：让Outlook或您选择的电子邮件客户端使用您可能已经在脑海中使用过的规则为您对电子邮件进行分类，但前提是您必须打开邮件。
有两种方法可以实现此目的，一种是使用Outlook分类对电子邮件进行分类，另一种是将传入的电子邮件筛选到三个文件夹之一。 我更喜欢使用类别，因为这些类别由颜色表示，这意味着我的收件箱可以让我全面了解我的电子邮件世界，但是颜色编码告诉我应该去哪里。
使用类别分类，我将电子邮件分为三类：
1-我是唯一收件人的电子邮件（红色）
2 —与许多其他收件人一起在“收件人：”字段中的电子邮件地址（绿色）
3 —我仅在“抄送：”字段中的电子邮件（灰色）
进行设置非常简单。 首先在Outlook中创建三个新类别，为它们指定对您有意义的名称和颜色代码…
其次，建立三个新规则，将所有新收到的电子邮件归入其中之一。
通过以这种方式对进入收件箱中的电子邮件进行分类和着色，可以清楚地了解打开Outlook时从何处开始。
每次我进入收件箱时，有了这个系统，我的目标是首先处理红色。
红色的电子邮件（我是唯一的收件人）显然不会再有其他人与他们进行处理或考虑。 发件人最有可能在等待我的答复，而我是唯一可以产生该答复的人。 对于我来说，这些电子邮件是我的努力将代表最大价值的电子邮件。
接下来是绿色电子邮件，如果我和其他一些邮件一起位于“收件人：”字段中，则显然发件人认为，积极参与电子邮件很重要，但是先处理了红色电子邮件之后，其他人就有机会收到绿色电子邮件可能已经处理过，提供了答复或以其他方式使主题前进。 我无需立即回复绿色电子邮件即可解决此问题。
灰色电子邮件（我只是抄送：ed）没有时间依赖性。 发送给：的其他人将积极处理此事，我可以在某个时候阅读它们，而没有任何紧迫性。
通常，如果您到绿党时有很多红色电子邮件可以使用，则问题已解决，讨论继续进行，等等。如果我愿意，我经常会尝试指导它d积极参与。 但是，我还没有花时间参与早期的对话。
这种方法意味着我现在将我的电子邮件时间花费在最重要的项目上。 我的努力将对这些邮件产生最大的影响。 但是，这需要一定的纪律，以这种方式工作意味着拒绝参与每个对话，只是为了确保您被视为活跃。 这意味着接受您不能立即做所有事情，而有些事情将不得不等待。
我已经使用该系统几年了，尽管其中一些灰色电子邮件未读，有时长达数周，但这并不重要。 但是，我很少结束一天的工作，却没有回覆我是唯一收件人的电子邮件。 我的收件箱中最重要的事情总是会向前发展。
