智能办公室使用数据和机器学习来帮助工作场所更平稳地运行。 通过分析所有内容，可以识别手动任务并量化其对业务的影响。 然后，实施办公自动化和物联网技术以减轻降低生产力的管理负担。 在本文中，我们将探讨不断发展和迭代成为智能办公室的好处。 然后，我们将提供您今天应该使用的一些工具，以数字化您的办公室。
成为智能办公室的好处
您的最终目标是提高生产力-使用相同的资源完成更多工作-并增加利润。 这就是数字化将如何帮助您实现这些目标。
- 节省时间：帮助您的员工更有效地利用时间。 例如，员工可以轻松地在电话会议和计算机上的项目之间进行切换，而不必从电话中挖出电话号码或浪费时间弄清楚如何从建筑物中的任何地方拨入电话。 反过来，这可以节省成本，并提高整体效率。
- 改进的分析功能：智能技术记录的业务活动比以往任何时候都要多。 您将了解员工大部分时间都在哪里度过，并且可以使用此数据提出提高员工效率的方法。 同样，您可以了解哪些时间和资产投资可以为您的业务带来最大的回报。
- 员工满意度：许多办公自动化工具使员工的生活更轻松。 例如，在线完成的工作越多，您的员工就越容易获得指尖的信息。 不仅大多数员工（尤其是千禧一代）更喜欢自己做，数字工具还使团队能够在工作区中移动或不在办公室时保持生产力。 这将产生灵活性，这可能是您团队的关键，特别是对于父母而言。 此外，许多员工描述了必须将多个系统（例如Dropbox和Google Drive）集成在一起的麻烦。 自动化为他们解决了所有这些问题，从长远来看提高了他们的工作满意度。
- 客户满意度 ：为您的客户提供所有需求的联系点，无论是遇到技术问题的新客户还是有经验的用户询问其声明。 此外，向您的团队提供有关与谁交流的即时信息。 其中应包括其状态，使用的产品和以前的支持历史记录。 内部工具也将连接在一起，从而降低查找信息和解决问题的速度。 哈佛大学的研究表明，对客户服务的投资将带来积极的ROI。
- 安全性：无论使用哪种工具，员工都可以从一个中央数字门户访问所有工具。 您将能够确保信息安全，而不必担心保护许多分散式工具并带来自己的设备（BYOD）方案。
- 直接节省成本：在过去，一群管理人员会来回沟通，只是为了开会。 如今，诸如会议室调度软件和iPad接待员之类的技术使员工可以在几秒钟内自行处理此类任务。
立即开始
“取得成功的秘诀就是开始 。 入门的秘诀就是将繁琐的繁琐任务分解为可管理的小任务。” —马克·吐温（Mark Twain）
成为一个智能办公室需要时间和学习。 第一步是对流程进行数字化处理，以便消除体力劳动并开始收集数据。 以下是我们推荐的工具：
- 访客管理系统：Android或iPad接待员是自助办理登机应用程序。 它们可用于有效地签到客人，送货等，而不会引起您工作人员的时间浪费。 这些自助系统通过电子邮件，短信，语音电话和Slack向员工发送通知。 他们还将捕获访客eSig和访客照片。 所有信息都存储在访客日志中，因此您可以分析办公室的使用方式并增强CRM数据库。
- 资产和会议室计划软件：无需来回回荡和在会议室中讨价还价。 这些工具使员工可以立即查看人员和资产可用性并进行预订。 更高级的工具使用人工智能甚至消除了这些步骤。 只要列出您的参加者，技术将为各方确定理想的时间和最方便的位置。
- 费用报告：您的办公室在回形针上花费了多少？ 那客户的饭菜和娱乐呢？ 人们为什么要在旅行的头几个小时中花大量时间收据呢？ 费用管理工具可以捕获每个费用并立即对其进行分类，以进行实时报告和分析。
- 时间表：您的员工很可能讨厌填写时间表。 因此，要使它们自动化以实现更好的合规性以及更准确和可操作的信息。
- 数字签名：在过去，拔出专用笔来完成与模拟签名的交易是一种神奇的感觉。 但是，电子签名提供了许多优势。 可以从任何地方签署文件。 它们也可以立即存储，因此可以检索-无需一堆文件柜。 如果设置正确，文档签名后即可立即触发商业活动，例如发送机密文档，通过电子邮件发送收据或发布产品。
摘要
技术的进步使启动智能办公室变得容易。 数字化工作场所将使您的团队更有效，并提供有关哪些活动和资产提供最大投资回报的信息。 底线是生产力更高的底线和更大的底线。
