如果您碰巧对项目管理工具有所了解，那么您很有可能听说过甘特图。 尽管听起来好像太复杂了，但实际上并没有什么复杂的。 实际上，一旦掌握了如何使用甘特图以及它们如何对您作为项目经理有用，您就会发现，这不过是小菜一碟。
但是，甘特图首先是什么？ 这有什么用途？ 而且，它如何使您作为项目经理的生活变得更轻松。 我敢肯定，外面有很多人脑子里有这个问题。
因此，不用费劲，让我们开始讨论甘特图如何加快项目速度，解决其所有目的。 除此之外，您还将了解如何理想地使用一个工具来更好地计划项目。
这是如何做 –
- 让我们以更直观的方式绘制项目轮廓
使甘特图成为如此强大的工具的最关键方面是，它使您可以直观地看到事物的计划方式并实际看到它们。 所有细节都摆在您眼前，因此不会遗漏任何可能使整个项目倒退的关键问题。 一切变得更加清晰和直观。 每个人都可以很好地理解项目的整个流程。 您将知道何时开始和完成工作，直到可以进行下一步。 当您看到截止日期即将到来时，它还会产生一种紧迫感，要求您按时完成事情。 - 促进详细计划
甘特图仅与您清楚什么活动构成项目一样有用。 在定义任务和子任务方面，任何模糊的线条或模糊性都将使您无法充分利用此图表。 这就是为什么当您决定使用一个时，必须非常小心地找出每个微小的任务和细节。 您还需要弄清楚必须将哪个任务分配给谁。 您被迫仔细考虑每个细节，因此您变得非常注重细节。 这自然可以确保更好的计划，因为您不得不考虑那些本来会跳过或根本不会理会的事情。 - 有助于识别关键路径
关键这个词本身使整个事情对于关键路径是不言而喻的。 在每个项目中，都必须执行一些顺序的过程。 这些任务就像项目的骨干，否则项目将无法按时完成，一切都将停止。 甘特图有助于识别关键路径，因此您可以特别注意那些任务。 - 以量化方式跟踪项目进度
仅分配任务是不够的。 您必须知道各个行业的进展情况。 那就是甘特图派上用场的地方。 他们让您知道已经取得了多少进展，以及在项目成功完成之前还需要付出更多的努力。 当您根据日期在特定时间设置任务时，可以在完成时继续将其选中。 然后，该工具将以完成和未完成工作的百分比的形式计算并告诉您您的进展情况。 - 帮助您设置任务依赖性
在大多数项目中，任务是顺序的。 有些任务是其他任务的先驱。 例如，在典型的在线推广工作中，您首先必须设计一个网站，然后进行开发和推广。 除非您已完成前两个步骤，否则您不能直接跳到第三步。 使用甘特图，可以更清楚地了解哪些任务取决于哪些任务的完成。 当您设置任务之间的依赖关系并将它们分配给各个部门时，可以看到问题出在谁身上，以防项目出轨或延迟。 它将保留多个部门之间的透明性和透明度，从而提倡“不再找借口”。 每个人都可以看到是什么原因导致了项目完成的延迟，以及在什么时候。 - 使每个人都在同一页上
可以访问项目的进度和进度，每个人都可以在同一页面上随时了解情况。 整个过程描绘得更加清晰，并为整个工作分配添加了一个不错的视觉框架。 您可以最清晰地创建思维导图，以了解如何互连任务以及应该优先处理的任务。 您将了解哪些任务是连续的，哪些任务是并行的。 因此，您将更好地了解可以同时执行哪些不相关的任务。 关于谁应该做的事情的困惑范围被最小化了几个等级。 以上几点告诉您甘特图如何促进更好的计划。 但是，仅仅知道它的好处是不够的。 您必须知道如何以最理想的方式使用它们。
这是有关如何使用甘特图更好地规划项目的指南-
步骤1：确定并定义所有任务
要充分利用甘特图，要做的第一件事就是设置项目流程。 如果您不清楚事情的发展方向，就无法充分利用此图表的全部优势。 如果您想出并仔细考虑项目中的所有活动，甘特图将仅提供完整的信息。 在这个阶段，您必须将大型流程分解为较小的子任务块。
您将需要进行大量思考，以清楚地识别构成项目的每个任务和活动。
步骤2：设定相依性
接下来需要做的是确定任务和活动之间的顺序和并行关系。 可能两个任务A和B是顺序的。 意思是，直到A完成，您才能启动B。 例如，如果您需要为即将到来的活动打印小册子，则首先需要确定内容，确定文本的位置，配色方案等。只有这样，您才能移至打印部分。
一旦确定了哪些任务是连续的，就需要确定哪些任务是相互平行的。 并行任务是指彼此不依赖完成的任务，因此您可以同时执行它们。
步骤3：提供资讯
您可以在纸上绘制甘特图，甚至可以使用甘特图准备功能附带的Excel工作表。 但是，现在市场上涌入了一些有用的项目管理工具，其中许多工具都可以让您创建甘特图。 最好建议您使用一个好的工具来创建甘特图，因为一旦项目发生任何更改，它们就可以使您在项目中进行更改。 所做的更改将立即反映在该工具中，从而使您可以更好地检查更改将如何影响整个项目。
步骤4.追踪进度
一旦将所有重要信息输入到软件中，您就将准备好甘特图。 然后，您可以与项目中涉及的所有相关人员共享它。 之后，您可以看到项目随着时间的推移而发展。 项目中发生的任何更改都可以在视觉上更好地映射。 您可以监视进度，并且可以更好地预测项目的未来。
从表面上看，甘特图似乎只是为脑病患者设计的一些高度扭曲和复杂的事物。 对于外行来说，这是无法理解的。 但是，一旦您知道如何使用它们，就什么都没有了。 准备它们甚至不需要花费很长时间，并且可以帮助您更好地管理项目。
如果您是智能工作方法的倡导者，那么您一定应该学习如何使用这些甘特图。
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最初于 2016 年5月27日 发布在 blog.proofhub.com 上。
