收件箱零是由Merlin Mann在2006年左右创建的电子邮件管理系统。基本概念是，电子邮件进入后只能执行四项操作：回复，删除，推迟或委托。 这意味着，当您处理电子邮件时，可以执行以下四项操作之一并将其从收件箱中移出。 想法是，到一天结束时，您的收件箱将被清零，并且所有电子邮件都将得到适当处理。 Merlin在Google Talks上做了精彩的演讲，非常值得观看有关该系统工作原理的详细信息。
如今，收件箱零似乎过时了，我很难理解为什么。 我见过一些文章和评论，将收件箱零比作永远是西西弗斯（Sisyphus）在山上翻滚的岩石，这表明收件箱零是浪费时间，也不是处理电子邮件的实用方法，因为这是一项永无止境的任务。 但是，由于我在2009年左右采用了收件箱为零的原则，所以我从没有遇到过电子邮件问题。 没有压力，找到任何东西也没有困难，我通常会及时回复电子邮件。
当然，对于与变得更好的组织和更高的生产力有关的任何事情，都可以说相同。 生活中的许多事情都会让您感觉就像西西弗斯（Sisyphus）在山上翻滚巨石。 每天收拾衣服是一项永无止境的任务。 饭后洗碗，或写每周销售报告。 这些都是永无止境的任务。 如果您不执行这些任务，事情将会越来越多，并且变得一团糟。 切勿在衣服穿好后将其丢弃，最终将使您在想穿衣服时很难找到想要穿的衣服。 一天结束后不洗碗，将导致您无法在早上找到一杯能提供生命的第一杯咖啡的干净杯子。
电子邮件也是如此。 如果您不处理收到的电子邮件，它将堆积起来，并成为不堪重负和混乱不堪的地方。 查找上个月发送给您的重要电子邮件将花费不成比例的时间，因为您无法记住发送给您的人的名字的正确拼写。 和您的供应商，以及在许多情况下，您的客户会觉得您不在乎，因为您没有花两分钟时间回复他们的信息。
任何需要回复的电子邮件都是人发送的。 及时答复只是一种礼貌！ 我回答一个完整的陌生人的问题却没有收到简单的谢谢答复的次数令我震惊。 我不介意，但是如果我向一个陌生人伸出手来回答问题，我将始终以礼貌和良好的态度感谢他们的回答。
但是，这里更深层的问题是，如果不存在任何电子邮件组织，那么每个人怎么能声称自己是富有生产力的有组织的个人？ 也许他们的待办事项列表设置精美，他们的便笺应用程序具有复杂的结构，可以以复杂的层次结构管理他们的便笺，而他们的电子邮件收件箱却具有成千上万打开和未打开的电子邮件。 这不是组织良好，富有生产力的个人的特征。 这是懒惰的标志。 如果您正在努力成为一个更有条理，更有生产力的人，那么就不能半途而废。 这是一种全部或完全没有的生活方式。 就像某人为了健康而每天早上跑步10公里，但每天抽20支烟，吃汉堡，比萨和饼干，一天结束时要喝掉8品脱啤酒。 您过着不健康的生活。
多年来，在我遇到的所有电子邮件组织系统中，收件箱零是迄今为止最好的系统。 收到电子邮件后，我会问以下问题：“这是什么？”以及“下一步行动是什么？”无论下一步做什么。 电子邮件只能做四件事。 如果需要不到两分钟的时间，请处理。 如果我需要两分钟以上，请推迟。 如果对我没有任何价值，请将其删除，或者将其转发给可以比我更好地处理的人。 这在量子物理学上还没有达到。 它很简单，而且通过实践，您可以很快掌握它。
电子邮件是有史以来最好的通信方法之一。 它使我们能够立即与世界另一端的人们进行交流。 它使我们能够发送文件，确认预订并接收重要信息。 它是任何系统的基本组成部分，与您的待办事项列表和注释一样重要。 如果您想成为一个更有效率，更有条理的人，则需要像对待待办事项列表管理器和便笺应用程序一样对待电子邮件。 拥有一个可以对您的邮件进行整理的系统，以便在需要时可以轻松找到它们，并且始终牢记，当另一个人向您发送电子邮件时，他们已经花费了宝贵的时间给您写信，因此您要做的至少就是回复简单的谢谢你。
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