时间管理可能会令人沮丧。 在工作，家庭，社交和个人方面平衡各种项目和职责，甚至使我们当中最好的人也感到不知所措。 最近，我考虑进行一个新的附带项目。 我需要退后一步，考虑这个项目如何适应我每周的168个小时。 这让我开始思考，并激发了我分享用于确定优先级和分配时间的方法。
以下是考虑如何管理时间和设置优先级的三种不同方式。
1.什么是我的需要，愿望和希望
有时有些事情您想做，但是与您要做的事情不一样。 查看您的待办事项清单（如果还没有，请列出一份），然后确定您需要先完成的工作。 然后在“需求”列表中考虑您想做的事情或您最喜欢做的事情，并以保持动力的方式来组织列表。 对于某些人来说，这意味着先解决不太理想的项目，然后再从有趣的项目开始。 就我个人而言，我更喜欢将我觉得很愉快（想要）的任务分散在不太有趣（需要）的任务之间，同时确保它们都能按时完成。 这使我在期待更多的税收项目之间期待着一些东西。
不要忘记愿望清单。 如果只有时间，这些就是您想做的事情。 他们中的许多人也很想要，但并不像需求列表那样关键。 将您的愿望添加到特殊列表中，每当您满足日常需要时，就回馈自己。 看看您的愿望清单上是否有什么可以开始而不是直接进入下一组需求的东西。 我的愿望清单上经常有“阅读乐趣”，我称之为“随时”清单。 当我可以多花10分钟阅读乐趣时，我很喜欢。
2.什么是大岩石，小岩石和沙子
这是时间管理的常见比喻，但是将其从概念转化为行动可能会充满挑战。 首先，对于那些不熟悉此想法的人，想像一下您需要在罐子里装满大块石头，小块石头和沙子。 使其完全适合的唯一方法是先从大石头开始，然后添加小石头，然后像摇晃罐子一样摇动罐子，以便小石头在大石头之间滑落。 然后最后倒入沙子以占据所有剩余空间。
以同样的方式考虑您的责任。 为了将其付诸实践，将这种类比以两种方式应用是有帮助的：第一，适用于您的目标和职责，第二，适用于单个任务。 您人生中最主要的目标或领域是什么？ 这可能是工作，家庭，志愿服务，健康，睡眠，教育或其他许多事情。 我在每个领域都有目标。 例如，一些运动是：每周至少锻炼3次，至少每三晚一次与孩子一起回家吃饭，并在接下来的6周内吸引5位新客户。 有时这些目标彼此冲突。 这就是为什么还要优先考虑目标也很重要的原因。 有时，您将需要做出有关如何度过时间的故意决定。 当某人说“我没有时间运动”时，他们通常真正说的是：“我（有意或无意地）选择了其他东西的优先级。”因此，第一步是确定想要的东西活在自己的生活中，然后确保在所有可能的职责中都与这些职责相适应。
现在从微观上考虑哪些任务需要大量不间断的集中时间。 我喜欢将这些项目作为时间限制或提醒我当天要完成的工作而放在日历上。 这包括从体育馆到撰写新博客文章的所有内容。 然后，我适合较低优先级的任务或时间较少的项目-中型。 这可能是为同事编辑博客文章或更新演示文稿。 我尝试只检查大小岩石之间的电子邮件，聊天等（沙子）。 我发现，如果没有这种有目的的方法，那么让小事情占用我的全部时间太容易了。
3.我应该做什么，请委派，推迟并删除
随着职责的扩展，新项目的启动以及待办事项的增加，请考虑使用此4-D模型来重新定义任务和优先级管理的方法：
我需要自己做什么？
这些是只有您才能做的高优先级项目。 它们可能很紧急或具有挑战性，您甚至可能会拖延。 但是，通常它们是最关键的事情，需要您的充分注意。
我可以向同事委托什么？
有时一项任务很重要，但是您不会按时完成任务，因此需要一些帮助。 或者，也许这是一项更适合别人角色的任务，而您却一直坚持不懈。 有时候，我坚持执行某项任务是因为我喜欢它，或者因完成任务而感到兴奋。 然而，作为领导者，危险的是认为自己做某件事比委派给团队成员或助手要快。 通过不将任务委派给他人，您可以轻易地忽略生活中的大石块，或者被没有时间或精力去完成的所有任务所淹没。 更好地委派任务，专注于更重要的工作，并在此过程中取得更大的成果。
什么可以延期？
这些是可以等待的优先级较低的项目。 他们可能会在未来，明天，下周或下个月成为“行动”。 这些项目仍然需要完成，因此重要的是不要忽视它们。 我更喜欢将它们作为我定期检查的持续工作清单进行跟踪。 每天，我都会通过查看我的延期清单来计划“待办事项”清单。
应该删除什么？
考虑一下您实际上根本不需要执行的任务。 这可能是清除列表中已完成或不再相关的待办事项。 它也可能会认真研究您的工作，并考虑是否每个步骤都是必要的。 在我的公司，我们最近决定采用新的博客时间表，在该时间表中，我们每隔一周而不是每周在自己的博客上发布新内容。 这为我的团队腾出了时间来处理其他高杠杆项目。
艾森豪威尔矩阵的一个版本对于4D方法很有帮助。 认为“重要”轴对您的工作或实现目标很重要。 “紧急”轴是指何时需要完成任务。 今天或本周需要优先处理紧急任务。 非紧急任务可以在下周，下个月或明年举行。 例如，紧急但不重要的任务可能是安排理发约会。 如果持续拖延，您的头发可能会有些失控。 这也不是只有您才能完成的任务，因此委派助手是有意义的。
不管采用哪种方法，这都从待办事项清单开始
如果您没有一个地方可以记录所有要做的事情的清单，那么很难高效地利用时间并保持工作的优先级。 我遵循GTD（完成工作）方法，该方法首先将您一直存储在不同位置的所有任务汇总到一起-电子邮件，便签，笔记本，任务应用程序，无论它们在哪里。 然后再进行一次头脑风暴，将脑海中的所有任务写到纸上。
在您面前看到纸上的所有内容时，您可能会有点不知所措，但是您也可能会感到宽慰。 您最终可以将您的双手放在盘子上的所有东西上。 此外，您已经准备好尝试上述方法以使自己专心。
优化您的时间。 培养您的团队。 实现你的目标。
您使用什么方法使自己专注于最高优先级？ 有一个问题？ 在下面发表评论，并分享一些实践建议，以帮助您优先安排和管理时间，或在@mamieks上向我发推文。
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