比尔：“会议什么时候开始？”
克拉拉：“下午3点在会议室。”
比尔：“啊，谢谢。 因此，在此之前，我将有很多时间完成一些工作。”
克拉拉：“是的。 您知道会议的内容吗？”
比尔：“不知道。 我认为这与营销计划有关。 我们拭目以待。”
克拉拉：“是的，我们拭目以待。 待会见，比尔！”
这是典型的对话，因为它每天在世界各地的办公室中发生数千次。 对于大多数员工而言，会议简直是令人恐惧的事情，一盒（令人兴奋）的惊喜。 考虑到大多数公司每周都要花很多时间参加员工会议，所以这样做不是很好。
我的任务（其中包括）是改善会议并使之富有成效和乐趣！ 因为正确的会议可以推动组织升至最高，而错误的会议则可以为破产铺平道路。
知道会议何时真正开始是在提高会议效率的道路上要回答的重要问题。 我将向您展示会议的实际情况以及会议实际开始时令人惊讶的事实。
会议剖析（真的吗？）
如果您像大多数经常参加会议的人一样，那么您可能会认为会议的内容如下：
- 开始时间
- 欢迎大家并提出议程
- 通过议程项目1-5
- 比原定时间晚40分钟结束
尽管上面的时间安排已经存在明显的问题，但是我希望您今天专注于这是一个不同的事实。 上面的时间顺序表示会议将在预定的开始时间开始。 但是，列出的要点仅是会议实际完整年表的一小部分！ 如果我告诉您，会议在预定开始时间之前几天开始，并且同样在预定结束时间之后几天结束，该怎么办？ 从更广泛的角度对会议进行剖析是改善会议的重要的第一步！
为了找出答案，当会议真正开始时，让我们自问：在预定的开始时间之前会发生什么？
会议开始前30分钟
想到的第一个改进是主席提前15-30分钟到达 。 这使她有时间准备房间：设置投影仪或视频会议设备，给房间通风，准备活动挂图或白板，安排桌子或确保提供饮料。 几乎总是要花些时间让董事长早点到位，因为总要准备的东西很少。
但是是吗？ 会议实际上在预定时间之前30分钟开始吗？ 还是还有更多？ 让我们进一步探索。
前一天
有时重要的是某些主题不是由董事长提出的，而是来自地板上的 。 主席可以通过在会议前一天与参与者交谈并征得他对该主题的同意并提出意见来提供帮助。 这可能会阻止无用的和以情感为导向的讨论。 同样，如果某个主题对某个参与者特别有意义，则主席可能希望在会议前一天进行一对一的讨论。 这也可以防止在会议期间仅引起少数人关注的不恰当的讨论 。 但是，我们还有更多可以做的事情。
2-3天前
如果会议的所有参与者都提前知道了期望，那么会议将立即变得更有成果！ 如果每个人也花几分钟时间预先准备问题，想法或信息，您将已经处在生产力的天堂！ 实现这一目标的关键是议程。
制定议程是一个步骤，但是提前将其发送给参与者才是真正的生产力黑客 。 这样，每个人都知道期望什么，如果他们不能提供价值并且参与者可以提前考虑自己的贡献，则人们可以决定退出。 将议程发送给与会人员应在会议预定日期的前2-3天进行。
我们到了吗–我们找到会议的真正开始了吗？ 我认为我们可以再进一步。
安排会议
将您安排会议的那一刻想成会议的实际开始会更好吗？ 对于大多数参与者而言，这是一个实际的开始：他们在日程安排中腾出空间，思考会议的目的，并可能开始准备信息，问题甚至文档。
安排会议的时刻也是您开始考虑自己准备文档的时候 。 至少您需要准备议程。 议程不仅应该是含糊的要点列表，而且是另一篇文章的主题。 您可能还需要为参与者准备支持的统计数据或财务数据。 尝试在邀请中包含会议的目的或目标，以便与会人员清楚地知道如何为会议增加价值！
会议的想法
讨论了目标和参与者之后：会议开始的时间甚至早于发出邀请的时间！ 因为您必须事先考虑这些事情。 始终清楚会议的预期结果是什么：您是否需要做出决定，为计划制定实施细节，获得创意，向您的团队通报…？ 考虑一下如何判断会议是否成功。 还要问一个异端的问题：“不开会可能会有什么后果？”
保持参加者人数少是举行有价值和富有成果的会议的关键。 在邀请人们之前，请认真考虑谁真正为会议带来了价值 。
现在我们真正到达了会议开始的时间点：
对于会议参与者，收到邀请后会议开始！
对于主席，会议甚至在发出邀请之前就开始！
参与者需要为会议做准备，以保持会议的价值。 他们需要就议程提供反馈，准备问题和信息，如果他们无法提供任何价值，甚至可能会选择退出。 对于董事长而言，会议是在她考虑目标和参与者时开始的，甚至是在发出邀请之前。
什么时候结束？
就像会议不是以日历中的预定时间开始一样，会议也没有以预定时间结束。
重要的是要遵循会议中的操作项目和任务，分发会议记录和创建的工件，并在下一次会议中查看结果。 因此，当下一次会议评估其结果是否成功时，会议真的结束了！
结论
对成功会议的思考清楚地向我们表明，会议在预定时间之前开始！ 对于参与者来说，使会议有价值的工作始于收到邀请。 对于董事长而言，决定目标和邀请对象的时间甚至更早。 在下次会议时请记住这一点，我保证它们将变得更加有价值和有趣！
我的任务是开发人类未开发的脑力！ 我指导和建议团队提高个人和团队生产力的方法。 您可以通过我的 Dreimannzelt 公司雇用我 。 我为诸如Scrum，设计思维，精益启动技术以及文化和组织变革之类的敏捷方法提供帮助。 我在Medium上写文章，以提高人们的生产力，并向他们展示它可以带来多少乐趣。
