谁加入？ 通常，我的某些呼叫最多会邀请40个人，有时所有40个人都会加入，有时超过一半的人无法加入。 如果邀请提前一个月，甚至提前一周发出，请在一周内检查一下，看看谁真正打算参加。 您是否真的需要所有邀请的参与者加入讨论？ 如果这样做，请明确为什么需要那么多人。 如果大多数人做不到，您仍然能够实现会议的目标吗？ 如果不是这样，您可能需要重新安排一段时间，以便大多数需要的人都在线上。
预定会议室。 如果您的电话是内部电话，并且需要加入的成员人数超过几个，请继续并为在您办公室位置加入会议的人预订房间。 允许其他办公室的人员（以及不想通勤到会议室的人）仍然拨入电话，但有一个房间供那些想亲自参加会议的人使用。 这样，您可以使您的同事彼此面对面，这可以创造计划外的机会。 有些人想与公司内的各方聚会几分钟，离开他们的隔间和网络。 您允许这种情况发生。 此外，面对面的对话（在线路静音时）对于解决关键主题或快速分配跟踪任务很有帮助。
设定议程并实现目标。 如果您要领导电话会议，请提前计划并与您的经理或其他必要的利益相关者确定对话的目标。 列出并确定必须讨论的内容的优先级。 发送简短的主题以讨论通话的前一天或前几个小时，以便每个人都知道对话的议程（也许在确认出席时）。 这也使那些无法加入但想加入的人可以提前分享他们的意见。
保留时间和餐桌项目，以免影响议程。 如果您在11点召开了30分钟的会议，请不要等到11:25讨论该优先事项，因为前20分钟的焦点是与会议目标无关的事情。 作为呼叫主管，您可以插入和管理对话，以最大化每个人的时间。 如果您知道围绕某个主题的对话不应持续超过5或10分钟，那么如果您认为超出此范围，则可以将其切入并包裹起来。 您将需要真正专注于按时结束，因为许多同事可能紧随您开会。
询问谁有困难。 有时候，您的电话围绕着一个话题进行，需要进行大量对话，甚至可能需要集思广益才能确定下一步行动。 如果您希望议程更加流畅，请在会议开始时询问谁在结束时遇到困难，谁可以灵活执行。 确保首先获得那些硬停止的输入。 如果您的通话确实结束了，请与那些以后准时离开的人分享外卖。
后续行动是关键。 如果您正在召开电话会议或记笔记，请在24小时内向所有参加会议的人发送后续电子邮件，而他们的想法仍然新鲜。 这是一种很好的方式来记录谁被委派了任务，以及在会议结束时对下一步设定了什么期望。
研究参与呼叫的每个人。 特别是如果您的呼叫有外部参与者，但即使您可能不认识内部参与者，也请进行一些研究。 谁加入？ 对他们有什么用？ 他们在哪里可以分享专业知识？ 他们将根据自己的角色提倡什么？ 事先准备好此信息可以帮助您进行更深入，更有价值的对话。
最后，请确保确实有必要致电。 在按每个日历邀请上的“发送”按钮之前先问自己，我可以发一封电子邮件吗？ 我的团队是否真的需要进行讨论才能实现我们的目标，还是可以通过结构合理的电子邮件获得所需的信息？ 当几乎不需要开会时，不要成为将所有事情都当作会议的人。 如果这样做，您会发现出勤率下降，并且当您确实需要各方面的洞察力时，可能很难让他们参与进来。
