“很抱歉，我没有回复您的要求。 它似乎已经跌破了裂缝。”
您听过，说过或写过那些经常被滥用的著名单词多少次？
瞧，我们大多数人都很好，并希望做到周全和响应。 但是我们最终屈服于电子邮件，短信，电话，语音邮件，博客和网站评论，论坛消息以及各种其他通讯方式的冲击。 无论我们多么努力，保持和响应都几乎是不可能的。 很多时候，我们越努力，越失败，直到世界上臭名昭著的裂痕张开，我们需要做的事情，一些非常关键的可交付成果或承诺，某些绝对关键的里程碑或要素，以及至关重要的任务期限，恰好落在那个裂缝上。
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那么该怎么办？ 我们如何防止这些裂缝像疯狂的鳄鱼一样冒出来，吞噬待办事项清单上的物品？ 好吧，如果有人告诉您他们有一个银弹，可以防止您负责的任何事情再次落入裂缝，那就快走，不要走开。 因为那永远不会发生。 但是请继续读下去，因为尽管我们不能做到完美，不能始终保持完全响应， 不能保证没有任何事情会再次落空 ，但我可以分享一些东西您会有所帮助。 实际上， 我们可以采用五种策略来对抗裂痕怪兽并阻止其吞噬您的信誉和声誉。 在过去40年的职业生涯中，我成功地运用了这些策略，涵盖了多个行业，文化和地域。 他们来了：
- 开发用于处理收到的请求，电子邮件等的系统
我今天不会解决您所有的“请求和承诺”问题（毕竟，我必须将一些东西留给以后的博客文章，您知道吗？）。 确实有很多来源向我们发送了请求，例如支持论坛，常见问题解答站点，电话，正式上报以及请求系统和应用程序，甚至还有蜗牛邮件。 但是对我来说，绝大多数的请求和潜在的麻烦都出现在我的电子邮件收件箱中。 因此，这就是我要重点讨论的问题。我用来管理电子邮件攻击的系统称为Inbox Zero ，我必须承认，我是一个坚定的狂热者。 我是通过观看和阅读Merlin Mann的视频和资料（包括43 Folders中的资料）学习到的。 实际上，我非常相信这种哲学，因此我开发了一个课程，在线授课，甚至将其交付给了我的整个员工。 我即将在午餐和学习中为我们整个部门提供这些材料。 通过上面的链接检查收件箱归零 。 尽管“收件箱归零”背后的原理有太多细节无法理解，但重点是，您需要一个系统，以使收件箱不会溢出到裂缝消耗您需要做的事情的程度。 - 建立简单的跟进系统-跟踪自己和他人
好吧，这就是全部吗？ 跟进和跟进。 我强烈建议对所有事物都使用简单的系统。 这似乎很明显，但是，我认为值得重申。 如果事情不简单，并且您无法将其纳入日常生活，那么您将不会使用它。 而且，如果您不使用它，它将无法正常工作。 因此，必须有一个简单的系统来跟进您需要做的事情，以使它们不会掉进裂缝。 我创建了一个电子邮件文件夹，我刚好将其称为“ Waiting For” ，然后创建了一个简单规则（这是一个Outlook规则，因为我的主要电子邮件系统是Outlook）。 该规则允许我将我的电子邮件地址添加到我发送或回复的任何电子邮件的“密件抄送：”行中，当我按SEND时 ，该电子邮件的副本将存放在该“等待”文件夹中。 每天，有时每天几次，我将扫描该文件夹以查找需要跟进的事情。 有时，当有人向我发送答复或处理我可能委派给他们的任务时， “等待”操作就完成了。 有时，我自己完成了任务。 无论哪种方式，一旦完成我的“等待”工作，并且履行了我最初的承诺，我就会删除该“等待”文件夹中的电子邮件，然后完成。 就那么简单。 如果愿意，您可以变得更加详尽，但是请记住，我的原则是，越简单越好。 只要该文件夹不会太大，而且我受过足够的训练就可以每天至少扫描一次以查看我在“等待”的状态 ，那么生活就很好。 - 创建和使用标准响应的“模板”
这很简单。 本质上，您在完成请求，回答问题以及满足人们的期望的过程中会做一些重复的事情。 对于这些，我使用标准模板。 Word文档，电子表格，电子邮件等，然后将其从文件夹中拉出，并使用它来答复电子邮件或请求，只需填写模板，该模板已具有许多标准的重复信息它，我很好。 为什么要重新发明轮子，对吗？ - 将要进行的工作的有计划的日历计划制度化
日历不仅用于会议。 日历的真正优点在于，您可以并且应该使用它来保留工作时间。 实际的工作（所以会议不是真正的工作，是吧？ 一些请求和承诺将需要一定的精力和时间才能完成。 因此，这些值得估算，并有日历条目。 一旦我估算了一下，并找到了完成该任务所需时间的地点，我便可以承诺给提出请求的人，并合理保证我可以提供所要求的内容和所需的时间。 。 - 当必须为“否”时，请尽可能快地对请求说“否”
我不想说不。 我宁愿协商WHEN 。 但是，我认为，在已定的结论是无法满足请求时，最好说不，而不是创建无法满足的期望。 因此，有意义的是，如果可能的话，提前审查和分类那些与政策背道而驰或永远无法兑现的问题和要求。 尽快解决这些问题，可以消除混乱的情况，这可能会阻碍进度，并浪费资源和时间来解决实际问题。
这是我列出的5种非常简单的策略。 我认为，如果不能完全赢得这场战争，就不需要复杂的时间管理课程 ， 技术或什至是特殊的工具或应用程序 ，至少不会在导致未兑现承诺和期望的事情上产生重大影响。 我相信，如果您实施这些策略，它们可以帮助您避免说出那些完全令人尴尬的字眼：“对不起，您的要求落空了。”
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