看板的GTD如何使您的生活和团队畅通无阻

大卫·艾伦（David Allen）在2001年写了《做事情（GTD）》一书。GTD在Wikipedia上将其列为“时间管理技术”。 GTD不仅如此。 正如大卫·艾伦（David Allen）所说，您无法真正管理时间。 时间就是。 GTD背后的秘密在于，它不仅仅是完成任务。 而是要获得控制权，然后与周围的世界进行适当的互动。

这篇文章不会详细介绍GTD以及如何使它起作用，但是这里是所涉及的5个步骤的概述。

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1. 捕获 –获取 您对外部系统关注的一切
2. 澄清 –分类每个项目：有用或废纸trash，行动或结果，现在或以后，由您或团队成员完成。
3. 组织 –根据上下文和时间进一步分类，然后将项目移至适当的列表-结果-项目，视野，动作，等待，某天，Tickler
4. 参与 –时刻直观地做出最佳动作选择
5. 反思 –保持一切新鲜和相关

这个过程的最终结果是在武术中被称为“心如水”。 头脑完全平静和清晰，却与世界充分融合。

我已经使用GTD超过10年了，我知道它可以工作。 最初的几年后，我开始理解它为何有效。 它完美地补充了我的思维方式。 我可以将我的思维不佳的事情转移到我的外部系统上，同时保持头脑清醒并专注于最擅长的事情。 当前认知科学方面的研究证实了GTD的有效性以及它为何起作用。 丹尼尔·莱维汀（Daniel J. Levitin）在他的《有组织的思想》一书中探讨了GTD如何与新的大脑科学相关联。

看板有一个简单的核心思想：可视化您的系统-然后使其流畅运行。 尽管GTD可以作为一个完整的系统正常运行，但它并未指定您可以使用的工具。 GTD没有规定任何特定的方式来定义外部系统并执行它。 大多数人最终得到一组列表，列出了GTD中跟踪的所有不同类别的项目-收件箱，下一步操作，项目，某天也许是，区域等。许多人不知所措，完全放弃了GTD。

这是看板可以通过可视功能，拉动和流动增强GTD的能力。 工作在板上显示为逐步移动的卡片。

看板系统起源于1940年代的丰田。 这是库存控制系统，当卡片在供应链中移动时，卡片会发出信号。 大约在2005年，Microsoft的David J Anderson开始将看板应用于知识工作。 在这里，每个任务都映射到板上的卡并跟踪其流程。 它被证明是非常成功的，导致了看板在知识工作的更广阔世界中的传播。 采用看板的团队变得更有效率，自组织并不断改进。

看板通过一些简单的原理极大地提高了生产率。

看板基本上有3条原则，这些原则是其为什么如此出色的基础。

1. 可视化您的工作：一目了然地知道您需要做什么。 看板为您在木板上的工作创建可视化图片。 大脑处理视觉信息的速度比文本快60000倍。 看板是视觉信息辐射器，可准确显示正在发生的事情。
2. 限制进行中的工作：通过减少进行中的项目数量，更快更好地完成工作。 专注于较少的工作项可以减少上下文切换，并提高生产率和流程。 进行中的工作限制设置了一个上拉系统，在该系统中，当您完成当前任务并准备好执行新任务时就可以将其拉出 。 这样一来，您就可以知道自己真正在做什么以及瓶颈在哪里。 这导致了最后一点。
3. 管理流程 ：让您的工作顺畅进行。 当您的工作与您的能力相匹配时，工作就会顺畅进行。 您几乎可以毫不费力地完成工作，因为您可以全力以赴地发挥最大的作用。 这样您就可以更好地使工作流程更快，更流畅。

看板通常应用于团队工作。 个人看板是个人可以使用的看板的变体。 Jim Benson和Tonianne DeMaria提出了个人看板方法，通过应用与企业界相同的看板技术来解决个人任务。 这里仅应用了看板的2条基本规则-可视化您的工作并限制正在进行的工作。 这足以通过视觉和聚焦功能来帮助您的思维，从而极大地提高生产力。

看板可以应用于GTD流程的五个步骤中的每个步骤 。 可视看板功能将增强这些步骤中的每一步。

1.捕获：将所有内容集中到一处

您所想的一切都可以作为卡片放入收件箱 。 最终，收件箱中的所有内容都将被分类并存储在完整的外部系统中的适当位置。

2.和3.澄清和组织：将所有内容从收件箱移到正确的存储桶

这是将收件箱中的每个项目归类为实际含义的步骤。 在GTD流程中，实际上是以下两个步骤，首先将项目归类为董事会类别：可操作与不可操作，自己动手或委派。 接下来是组织步骤，其中将项目分为更详细的类别和列表。 这在所有手动的物理过程中都是有意义的。 在基于软件的GTD系统中，这两个步骤可以组合在一起，因为对项目的移动和分类既直接又简单。

以下是GTD的分类过程，以及如何将其映射到看板板上以使其可视化。 在较高级别上，步骤2和3的类别为“简单操作”，“结果”和“不可操作”。

简单动作

这些是显而易见的物理动作。 可以根据需要在何时何地完成任务以及由谁进行分组。

• 尽快执行 ：根据紧急情况和需要完成的时间，这些内容可以进入行动委员会的清单中： 积压，下一步和执行。 基于优先级的动作可以从Backlog移到Next。 然后，您可以在实际操作某个动作时将其移至“正在执行”。 这将使您完全专注于手头的任务。
• 委托它或等待某事后再采取行动：“ 等待 ” 行动板上的 清单 。 David Allen明确指出，“等待”列表必须保持在“下一步操作”列表附近，因为在您需要做的事情与其他人需要做的事情之间会有一些来回的交互。 在动作板上，“下一步”，“正在执行”和“正在等待”列表彼此相邻，以向您提供有关现在应该关注的重点的完整信息。
• 在特定的日期和时间执行 ：这将进入日历而不是看板。

跟踪结果（项目，目标等）

• 小型项目 ：GTD项目与常规项目有很大不同。 尽管大卫·艾伦（David Allen）使用项目一词，但他的意思仅仅是一项结果，需要采取多种行动才能实现。 常规项目是指涉及大规模计划和工作的大型成果，通常是由团队进行的。 GTD项目的范围可能要小得多。 例如，“给妈妈送生日礼物”可能涉及两个动作：“打电话给妈妈，看看她想要什么”和“从亚马逊订购”。 这些小型GTD项目可以进入项目委员会，其中列出了指示项目状态的清单：某天，以后，准备就绪，正在执行，已完成。

行动是完成项目的要素。 需要为每个项目计划行动。 这些动作可以直接在项目卡上计划。 它们还将出现在行动委员会中。 保持重点和生产力的关键是跟踪行动委员会上的所有行动。

• 大型项目 ：大型项目可能涉及几个较小的项目或任务，并且每个大型项目都有一个单独的委员会。 这些通常也涉及团队。 可以使用GTD自然规划模型来规划项目。 每个任务可以分配给不同的团队成员。
• 更高的视野 ：在GTD中，您想要实现的不同级别的成果称为“视野”。 最低级别是可以帮助您控制的操作和项目。 下一个层次是您需要保持某些成果的领域。 接下来的三个级别是目标（1-2年），愿景（3-5年）和目标。 目标和愿景可以有自己的董事会来跟踪进度和结果。

现在无法执行

• 某天/也许 ：可以转到“项目” 面板中的“ 某天”列表 。 这些大多是您希望某天完成的项目，但是现在没有时间或资源要做。 我发现，仅将它们列出在“某天”列表中实际上会使它们发生，几乎是神奇的。
• 孵化以后：这些将在以后生效。 他们可以进入行动委员会的计划清单 。 他们将在开始日期移动“下一步操作”列表，以便在时间合适时采取正确的措施。

4.参与度：做出最佳动作选择

在这里，您可以使用“行动委员会”来随时进行所需的行动。 您可以通过“上下文”和“优先级”快速筛选操作，以准确了解您随时应该执行的操作。 行动委员会确切显示了现在需要做什么以及以后需要做什么。 您可以限制“正在执行”列中的操作，以完全专注于手头的任务。 以下是行动委员会的清单

现在

• 下一个
• 在做
• 等候
• 完成

后来

• 预定的
• 积压

该板是一个信息传递器，您可以在其中根据上下文，标签，到期日来决定下一步需要转移和流动的内容。

5.反思：保持一切新鲜

每周检查对于确保您的GTD系统具有相关性和最新性至关重要。 需要进行更频繁的审核，以使您的看板保持最新状态。 当您不时地进行动作时，动作板将被更新。 每当需要更改任何项目的状态或进行进一步的计划时，都必须更新项目委员会。 他们的关键是根据需要审查所有董事会以保持最新。 看板可以使检查所有内容变得更加容易，因为所有内容都是可视的，您一眼就能了解整个系统。

看板板使GTD的每个步骤都可见可见。 它们使管理动作，小型或大型项目以及与您的团队协作变得容易。 通过应用简单的看板原理，使事物可视化，限制进行中的工作以及管理流程，GTD流程的所有方面都将得到极大增强。