你们都在偷看…关于一张幻灯片！ 在2019年花钱购买项目管理软件之前，您需要了解它。
在过去的两年中，我的团队一直在努力寻找合适的工具来管理我们的项目。 我们是一个规模相对较小的团队，拥有大量项目，我们每天都会收到新的请求，而且由于我们是成长中的初创公司的一部分，因此即使是我们的某些目标也可能会立即改变。 我们尝试了从Asana到Google电子表格再到Basecamp再回到Asana的所有方法，但没有任何效果。 这意味着它增加了太多的开销，因此没有人实际使用它，或者它实际上没有帮助我们完成任务。
最后，我们找到了黄金票：一张带有四象限矩阵的Google幻灯片（重要性/影响力与紧迫性）。 我不是在开玩笑。
然后我们把幻灯片装好了！ 我们对每个象限进行颜色编码，以匹配它们需要完成的顺序-绿色表示紧急和重要，而红色表示非紧急和不重要。 每个人在每个星期一早上添加（写在幻灯片上）一周中的所有任务。 从根本上说，一项任务是我们要做的一项物理任务，以实现他们试图在一周内实现的更大目标-例如，放置电子邮件新闻稿广告是一项任务，或者确定未来的潜力幻灯片中的项目是一项任务，或者创建销售平台是一项任务。 一个任务可以跨越多个人（作家，设计师，项目所有者等），因此我们将紧随每个任务的姓名缩写放在旁边。 您最终在每个象限中都有一个带项目符号的任务列表。
然后，我们开会30分钟，讨论每个项目，以确保已正确确定优先级，确保每个人都知道其周围的环境以及他们在其中的作用。 在整个一周中，我们以斜体文本添加收到的新请求，将任务相应地移动到不同的框，完成后我们会删除所有任务。 而且，如果一项任务执行了三个多星期而没有完成，我们将其删除-因为时间告诉我们，它并不那么重要。 我们尝试特别注意将物品从橙色盒子中取出，因为很多高冲击力的物品可能会在那里死亡。 无论如何，下周我们将复制一张幻灯片，删除所有划掉的内容，然后再次添加。
如果我说的话似乎真的很基础，那是因为。 我坚信，对于一个小型团队来说，这是世界上最有效的项目管理系统。
这就是为什么效果如此好的原因：
- 并非所有目标都是平等的，这表明了这一点。
假设您的公司的目标是交付一笔价值10万美元的交易，另一个目标是确保产品功能被使用100次。 如果您实现第二个目标而不是第一个目标，那么没人会庆祝。 大多数项目管理系统都没有很好的方法来显示任何给定项目或任务相对于其他项目或任务的重要性，尤其是没有一种观点。 这张幻灯片可以。 现在就可以清楚地将重点放在哪里，以及首先要做什么。
2.更改可以在不到一秒钟的时间内完成。
其他项目管理系统无法解释的是，世界总是在变化。 您学习了新的竞争信息，您意识到自己做出了错误的决定-无论是什么，有时情况都需要大幅度地摆动，而有时情况则需要稍作调整。 这张幻灯片使这两种类型的更改都易于处理。 您只需在框中添加，删除和移动任务-每个人都会立即了解最新信息，因为它可以实时调整每个人。
3.您可以看到进度和步调。
OMFG消除某些东西有什么好处？ 想象一下，每周做多次。 看到您所取得的进展的视觉效果有多好（只要画出很多东西就可以了！）？ 一目了然，您可以知道本周的工作情况，以及是否已打包了给定的项目，以防万一您正在等待它。 您还可以了解您的团队在某些事情上的进展速度。
4.您知道自己是否专注于正确的工作。
目标始终是完成有影响力的工作，并做更多有影响力的工作。 这张幻灯片是一个即时晴雨表，显示了我们在整体上正确工作方面取得的成功。 您可以按照计划进行的工作查看绿色框中有多少（紧急和重要），以及红色框中有多少（紧急和不重要）。 实际上，当我们使用该系统时，我们已经从许多工作在四个象限中相当平均地分布的地方迁移到了很少的任务出现在我们不紧急也不重要的盒子中。 那是一个巨大的胜利-我们找到了一种可以完成更重要工作的方法。
5.您很快就会发现自己的每周容量。
经过几个星期的操作，您最终比以往任何时候都更加了解团队的能力-因为您可以看到它。 您开始了解可以添加的许多任务，以使每个人都成功。 而且，如果字体大小变得太小也无法阅读，则说明您已超额预订。 因此，您可以更好地主张所需的资源或更少的项目。
6.您知道要分配多少额外的工作。
通过在添加请求时以斜体显示来跟踪收到的请求，我知道现在每周大约有30％的工作被添加到我们的印版上。 这可以帮助我们每周同意并拒绝正确的工作，从而使我们为成功做好准备。 另外，它还可以帮助缓解那些令人沮丧的对话，因为有人试图让我们团队中的其他人做事而无需事先警告，因为很明显这是他们得到的最后一刻。 他们没有因为没有提前计划而被考虑，他们没有。
7.用一张图像上下沟通。
如果您希望邀请他人（您可以控制），只需单击一下即可看到它。 他们甚至可以对此发表评论以提供反馈。 这是将我们正在处理的内容显示给其他部门的便捷工具。 我们可以通过一封包含单个图像的电子邮件，让老板和其他同事知道我们要做什么。 现在，当他们要求提供某些东西时，我们知道我们无法获得它们，我们已经有了一些具体的东西，并且已经做好了准备，可以为他们提供背景信息。
8.您不必考虑要做什么，而只需考虑如何去做。
每当您完成一项任务时，都不会辩论下一步是什么—您可以跳到绿色框中列表中的下一个任务，然后跳到黄色等。因此，您可以节省任务切换时间。 您可以随时在选项卡中向上滑动幻灯片-无需浏览多个项目或不必要的任务列表。
9.使用它几乎没有学习曲线。
新员工开始工作时，无需单独设置登录名，无需迷惑的单击迷宫即可浏览，也无需观看视频教程。
10.它是免费的！
你说服了吗？
*全部披露我不是Google Slides付费影响者。 然而。
