近60％的项目由于沟通故障而失败，而75％的项目经理对项目成功缺乏信心，部分原因是利益相关者不同步。
准确，一致的项目报告是确保您的项目不会成为这些统计信息的一部分的一种方法。
问题是项目报告并不容易。 实际上，大多数项目团队都面临以下挑战。
- 他们花太多时间准备报告。
- 他们担心数据被误解会带来后果。
- 利益相关者不阅读报告。
- 他们不确定如何根据报告提高绩效。
尽管高层领导在项目报告中面临着不同的挑战，但它们也不是一件容易的事，包括：
- 跨项目的项目报告不一致
- 没有预警检测
- 过时或多余的信息
- 跟踪错误的指标
幸运的是，我们在这里教您项目报告的来龙去脉，包括最佳实践以及如何简化报告以使其得到阅读。 您还将获得一些项目报告模板，以节省您的时间，并为高管创建跨项目的一致报告。 掌握了基础知识之后，您还可以准备使用许多可用于项目报告的工具。
项目报告最佳实践：如何编写有效的项目报告
保持专注。
问问自己：该报告的目的是什么？
将报告发送给发送给谁的人，您将得到什么结果？ 什么是号召性用语（CTA）？
您想传达什么？ 谁是您的目标受众？
如果要让利益相关者阅读报告，则必须为他们专门定制信息，并确保所包含的内容仅与与他们最相关的项目方面有关。
确保仅向利益相关者提供他们所需要的一种方法是验证报告的价值。 您发送给他们的报告真的有价值吗？ 问他们。 验证他们想要/需要知道的内容。
维护记录。
如果您生病了或者在您管理的项目期间不在办公室怎么办？ 当您外出时，有人将如何控制able绳？
好吧，如果您一直在创建项目报告，那么该项目的历史记录可以作为临时PM的入门。
一致的项目报告的另一个好处是，它可以用作范围相似的未来项目的模板，从而节省了下一个项目的时间。
保持高级别的报告。
在深入了解项目的详细信息之前，使用高级信息快照从项目的总体目标，收益，运行状况和进度开始。
使报告一致。
您希望以一致的方式发送报告，以便利益相关者知道何时需要它们。
验证信息。
这应该不言而喻，但是请确保您验证项目报告的准确性。 如果您不这样做，就滑倒，犯了一个错误，那是在办公室中失去信誉的必经之路。
简化您的报告。
出于以下几个原因，简化报告很有用：
- 它使评估项目的当前状态变得更加容易。
- 这对促进问题解决很有用。
- 识别潜在问题更容易。
- 它促进了团队协作。
做到这一点的三种方法包括：
- 仅报告异常（差异，问题，风险）
- 包括当前状态
- 使用视觉数据
4种项目报告
项目状态报告
状态报告为项目干系人提供了项目快照，使他们可以更深入地了解项目，改善跟踪并记录项目进度。
项目报告时要包括的6个项目
主要亮点
将关键亮点部分视为报告的执行摘要。
在顶部，包括关键详细信息，例如项目发起人，项目经理和日期。
您还将想要概述上周内发生的一切（或未发生）以及计划在下周完成的一切。 包括以下方面的更新：
- 任务
- 可交付成果
- 会议会议
- 通讯技术
- 决定
- 等等。
项目时间表完成
您的项目应分为里程碑或任务组，以便您可以轻松报告阶段或可交付成果的状态。
告诉利益相关者项目的总体完成百分比以及阶段/里程碑的完成百分比。
本部分将提醒您是否按时进行或落后。
此外，您还可以在此处列出您已完成的所有操作。
预算状态
对您的预算保持透明，但是请确保询问您的领导团队或老板在此报告中应该透明的程度。
如果您觉得预算状态会吓到团队成员，请在报告中对此做个简短说明。
一个简单的更新，您将花费多少与预算多少以及花费的百分比有关。 清楚地标出您是落后，领先还是目标。
即将到来的任务和里程碑
在干净的四列表格中，列出即将执行的任务和里程碑。 列应包括：任务/里程碑标题，目标截止日期，任务/里程碑所有者以及任何注释或详细信息。
升级项目
什么需要立即关注？ 在此处记录下来，并记下需要注意的人。 这是您寻求支持的地方，这是更多的资源还是关键的决定。
关键风险，问题和缓解计划
问题是已经发生的问题，风险是可能发生的问题。
仅列出大的，并相应地排列优先级。
请注意，此部分不是传递或掩埋坏消息的地方。 相反，当您意识到信息时立即亲自提供。
将此信息也放在四列的表中，以方便阅读。 列应包括：问题/风险，严重性，操作和所有者。
资源报告
资源报告告诉您谁在做什么。 它应该为您提供哪个小组成员在哪一天负责哪些任务的明细。
当团队成员被分配到多个任务时，此报告对于诊断超额分配问题很有用。 显然，这是一个问题，因为它们不能同时处理两件事，从而迫使您的项目落后于进度。
资源报告对于安排多于一个人也很有益。 运行报告将向您显示某人何时有空，因此您可以在发生这种情况时为他们分配另一个任务。
此外，将资源可用性与项目时间表进行比较将有助于您更有效地进行计划。
这样，当一个人完成一项任务时，您可以确保下一个可用资源可以承担下一项任务。 这样，您的项目就不会成为瓶颈，而无需等待其他人变得可用。
资源报告提示
- 为每个项目适当分配时间。 不要以为所有资源都会100％投入到项目中。 他们可能在处理多个项目。 因此，为每个人分配X小时数（可以转换为百分比），您可以在项目中分配他们。
- 排除不可用的时间 。 确保不在资源不在办公室的日子里为资源分配关键的截止日期。 要求他们通过即将到来的假期等来更新他们的时间表，以便您可以在时间表上排除该时间。
- 为您的关键资源执行风险计划。 重要人员重新分配到较高优先级的项目并不少见。 通过在您的风险计划中注明提前时间来进行计划。 有时，您甚至不得不去更新您的原始项目预算，因为它们的替换可能没有经验或知识，因此可能需要更长的时间才能完成。
- 需要实时时间跟踪。
- 识别瓶颈并快速调整。
风险评估表
70％的项目失败，平均超支率为27％。 尽管六分之一的项目平均成本超支200％，进度超支近70％。
项目报告可以帮助减少这些统计数据并确保您的项目不会失败？ 风险评估报告。
风险评估矩阵通过列出所有可能出问题的地方并考虑其潜在损害来快速计算项目的风险。 这样可以轻松地对问题进行优先级排序，因此您可以集中精力处理那些如果不加以缓解就可能对项目造成最大影响的问题。
如何创建风险评估矩阵
步骤1：创建风险登记册。
风险记录只是项目可能出现的所有问题的列表。 包括有关受影响区域，严重性级别，可能发生的可能性，风险影响和建议采取的措施的信息。
以下是一些可以帮助您集思广益的常见风险：
- 资源：使团队成员失去疾病，死亡，受伤或其他项目
- 运营性：供应和运营中断，无法获得所需资产或分销失败
- 名誉 ：失去客户或员工的信心，或品牌声誉受损
- 程序性 ：问责制，内部系统或控制失败
- 项目 ：超支，未按时完成或不符合质量标准
- 财务 ：业务失败，股市波动，利率变化或资金不足。
- 技术 ： 技术的进步或技术故障。
- 自然 ：天气，自然灾害或疾病。
- 政治性 ：税收，民意，政府政策或外国影响力的变化。
- 结构性 ：危险化学物质，光线不足，掉落的盒子或任何可能伤害员工，产品或技术的情况。
其他头脑风暴技术包括：
- 审查您的系统，流程或结构并分析风险。 您能发现任何漏洞吗？
- 询问其他观点不同的人。 询问您的团队成员，并咨询管理过类似项目的其他成员。
步骤2：确定严重性，可能性和影响。
严重等级
问自己：可能发生的最坏情况是什么？ 标记严重性级别，但是您感觉最舒服。 在我们的模板中，我们使用了以下内容：
- 可以接受 ：如果发生这种风险，您仍然可以。
- 可以接受 ：虽然这会很痛苦，但是您肯定您的项目会跳回去。
- 不好 ：这很糟糕。
可能性等级
显然，某些风险比其他风险更可能发生，并且您将希望更快地克服这些风险。 这是我们选择来评估可能性级别的三个标签：
- 不太可能 ：猪会在这种情况发生之前飞翔。
- 可能 ：您仍然希望不会发生这种情况。
- 可能 ：您会相信这种情况。
风险影响
根据发生这种情况的可能性以及后果的严重程度，这是一般的风险级别。 使用它来确定风险的优先级，并识别危险信号。 这是我们为这些标签的方式：
- 低 ：这些不太可能发生，不会构成严重威胁。
- 中 ：这些是减速带，会使您的项目变慢。
- 高 ：预计这些事件会使您的项目严重偏离正常轨道，而不会受到影响。 他们需要立即采取行动以减轻压力。
项目事后报告
在项目结束时（无论是成功还是失败），最好是主持验后会议。
验后会议是您与团队聚会时检查项目的成败与对未来的启示。
这是一个问的机会：
- 在项目中什么是正确的，我们将来应该重复？
- 我们在项目期间应该避免什么出了问题？
- 下次我们该怎么做？
验尸不仅适用于大型项目。 它们对于较小的项目和正在进行的项目同样有用。
您甚至不必等待大型项目的结束即可从团队回顾中获取价值。 实际上，在项目开始时，当您创建时间表时，请在大里程碑的末尾输入微型事后评估。
这样做将为您的团队提供有关项目进展情况的信息，并且可以帮助您在潜在问题变成大问题之前加以解决。 这也是为团队提供阅读或课程建议的好时机，以确保每个人都有运行成功项目所需的技能。
后期如何进行项目
步骤1：发出会前调查。
因为验尸通常只是一个小时的会议，所以您要确保团队中的每个人都有发言的机会，因此要准备会议前的问卷。
这也为您的团队提供了机会为会议做准备并提前组织他们的想法。
会议议程应根据调查的反馈来告知，重点放在影响最大的项目上。
我们的验尸问卷模板中包含了要问的问题列表，您可以在此处下载。
步骤2：组织会议。
与日常的日常会议相比，验尸应更具组织性和正式性，因此您可以最大程度地利用时间。
在此步骤中，您将需要选择一个中立的主持人来促进讨论，并确保每个人都保持文明态度并遵守会议议程。
它还有助于设定一些基本规则。 以下是一些启发您的示例。
- 具有建设性，而不是破坏性。 说明问题并专注于解决方案。
- 不要个人。 这与指责或指责无关。 这是关于讨论挑战并为未来找到解决方案。
- 给每个团队成员一个表达自己观点的机会。
- 尊重对方的观点。
- 涵盖所有基地。 弄清楚是什么使该项目变得简单，困难，令人愉悦或痛苦。
- 确定该过程在哪里工作以及在哪里分解。
- 庆祝您的成功并纠正您的缺陷。
步骤3：设定会议议程。
通过提前创建会议议程，您可以避免团队偏离太远的轨道。 这是一个示例议程。
项目回顾（15分钟）
这是原始项目期望和可交付成果的简要概述。 审查此内容将为您衡量成功和失败所依据的基准。
结果回顾（15分钟）
根据预期结果查明进展顺利和不顺利的地方。
利益相关者的投入（30分钟）
请您的团队和客户发言，以分享他们对项目开展方式的看法。
步骤4：记录下来。
指派一名指定的主持人在会议期间记下关键要点，并在结束后将其发送给整个团队。
他们不需要写每个单词。 只是重点。
- 所有项目问题
- 所有项目获胜
- 任何后续步骤/操作项
步骤5：从注释中提取见解。
如果您不打算根据事后发现的见解实际更改任何流程，那么浪费大家的时间是没有意义的。
要进行实际更改，请考虑在会议结束后立即留出时间来审查笔记，并将高层次的建议转化为行动计划。 在查看注释时，请确定常见的模式及其根本原因。
一旦您有一些需要改进的地方，请开发一些可以在下一个项目中实现的程序更改，以避免在此项目中犯下的错误。
这里有一些问题可以帮助您快速启动此过程。
- 我们绝对需要做什么？ 确定问题及其对项目的影响。
- 现在我们该怎么办？ 提出一些您可以在未来几个月内实施的策略。
- 将来我们该怎么办？ 您可以在接下来的三个月内执行的构思策略。
将最终的行动计划发送给您的团队。 获得反馈并接受。 最后执行。
从此处下载我们的项目报告模板包，开始使用。
