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许多年前，当我担任创立的第一家技术公司的首席执行官时，我们开始与员工进行全天候的季度会议。 由于我们的许多人都在远程和客户现场工作，因此我们很少会彼此见面，因此这些会议对于维持我们的文化凝聚力至关重要。
我们举行的第一季度会议充满了以我们所知道的不同主题为中心的演讲和分组讨论。 在会议取得成功的同时，我们也得到了很多反馈，提醒我们我们错过了几个主题，并且某些主题可能花费了更多或更少的时间。
在这里必须提到的是，我们公司是最早的精益/敏捷咨询公司之一。 我们沉迷于建立团队和流程的新方式。 因此，当我们的一位开发人员从一个会议回来时，他们使用了一种疯狂的会议格式，称为“开放空间技术”，它没有预定义的议程，让与会者选择主题。 我们尝试过了。 从那时起，它就成为我所知道的最强大的会议形式之一。
开放空间会议并非适用于所有会议，因此您无法永远取消议程。 但是，当您召集一群具有许多不同潜在主题的人开会并且其优先事项尚不明确时，开放空间会议非常有用。
我将这种格式用于峰会和回顾展，在这些峰会和回顾中，我们需要作为一个整体来揭示主题，并在进行过程中对其进行优先排序。 如果您怀疑在此过程中会出现新的主题，并且需要实时对其进行优先级调整，那么开放空间会议也非常有用。
以下是一些举办您自己的Open Space会议的简单准则。
1.选择一个主题或焦点
在我保持议程开放的同时，我确实创建了会议的总体重点领域。 我使用“尖锐的斧头”专注于流程改进，或者使用“更牢固的联系”来更多地考虑团队敬业度和文化。 选择可以识别已知问题但仍保留主题的内容。
2.制定良好的基本规则
没有议程的会议需要良好的基本规则来保持专注和良好地工作。 这是我使用的三个。
“用脚投票”：如果您没有学习或贡献，请转到另一个主题。
“是，并且” ：（没有“但”规则）。 找到一种建立在此基础上的方法。
“解决问题，而不是人员”：关注根本问题，不要进行人身攻击。
3.从头脑风暴开始
每次开放空间会议都从主题讨论和主题集思广益开始。 确保您在此阶段并不严格； 对任何潜在的讨论话题保持开放。 不要急于执行此步骤； 通常最好的话题会在这个过程的后期和长时间的沉默后出现。
我有团队成员在索引卡上写想法（每张卡一张），以便我们可以随时进行组织。 我会保留一些额外的索引卡，以便我们在会话期间添加新的索引卡。
4.选择讨论主持人
开放空间会议的力量在于，您可以使人们谈论他们想谈论的话题。 选择（不要分配）对主题最感兴趣的主持人。
5.在自组织团队中工作
我通常在30-45分钟的时间段内安排多轮会议，每15分钟重新分组一次。 每回合，我都会招募3至5个主题的志愿者，然后让人们自我组织成会议小组。
回合结束后，我们重新分组，每位主持人都将提供简短的讨论摘要，主要见解以及针对较大团体的任何建议。
6.文件说明和行动项目
确保让每个团队都提交一份一页的讨论摘要，包括主题，主持人的姓名，与会人员的姓名，关键讨论要点，要点和其他建议。
该摘要可以手写在纸上，并贴在墙上，这样人们就可以看到结果。 如果您具有良好的连接性，则可以随时进行在线文档收集信息。
7.反思过程和学习
在会议结束时，花一些时间来思考该过程。 在会议结束时，我希望每个人都分享自己最大的收获以及一项个人行动项目。 您还可以让人们对会议进行评分，并为以后的格式提出建议。
开放空间会议不是适当计划的会议的懒人替代品。 相反，当情况需要深入研究紧急主题时，可以使用它们。 请记住：与所有强大的工具一样，您需要练习才能使用开放空间会议。 您还需要知道何时以及何时不应用它们。
