我们经常将生产力与每天第二天的最快工作混为一谈。 我们担心放慢组织速度会损害我们的生产力，但事实表明并非如此：
- 办公室员工平均每天花费超过一小时来寻找事物。
- 美国高管平均每年花费六周时间在凌乱的办公桌和混乱的文件中搜索错误的信息。
- 23％的成年人说，他们因为遗失了账单而迟交了账单。
就金钱和时间而言，混乱的组织是昂贵的。 但是，如果您可以说服自己放慢脚步并变得井井有条，那么投资回报率将使您震惊。
“每花一分钟进行组织，就会赚一个小时。” —本杰明·富兰克林
尽管本杰明·富兰克林（Benjamin Franklin）的估计被夸大了，但花时间组织起来仍然是一笔宝贵的投资。 专家估计，花在计划和组织上的每一小时节省了三到四个小时的时间，否则将被浪费掉。
有一个原因使最冷静，最不紧张的人成为最能干的人-他们了解组织的重要性，并据此调整了自己的习惯。 好消息是，仅通过模仿他们所依赖的习惯，您也可以变得更有组织，更有生产力。
他们不要让桌子杂乱无章。 您可能会认为自己确切地知道可以在哪个纸叠中找到哪一个文件。 但是，如果您不认为使用干净整洁的办公桌会提高工作效率，那么您就是在自欺欺人。 整理桌子上的东西的行为就可以帮助您在头脑中进行整理。 此外，普林斯顿大学进行的研究表明，在凌乱的办公桌上，竞争性刺激对我们的大脑造成的打击越多，我们的注意力就越少。 这不仅仅是主观证据； 他们能够看到受试者大脑活动的MRI差异。
他们从不碰东西两次。 有条理和有生产力的人永远不会把任何东西放在待办事项上，因为两次触摸东西是浪费大量时间的。 不要保存电子邮件或电话以备后用。 一旦引起您的注意，您应该对其进行操作，委派或删除。
他们到达时不会回复电子邮件。 有生产力的人们不允许他们的电子邮件不断受到干扰。 除了按计划检查电子邮件外，他们还利用了按发件人对邮件进行优先级排序的功能。 他们为最重要的供应商和最佳客户设置警报，然后保存其余的信息，直到达到工作的停止点。 有些人甚至设置了自动回复器，使发件人知道何时再次检查其电子邮件。
他们从一个待办事项列表中进行工作。 还记得人们曾经购买那些昂贵的，用皮革做的规划师，并用优先顺序用颜色编码的待办事项清单填满他们的日子吗？ 那些现在看起来似乎有点老套了，但是没有人可以否认它是有效的。 这些计划者为什么有效？ 他们提醒我们保持一份待办事项清单有多么重要。 当您将所有内容合并到一个列表中时，您始终知道要查找的位置，并且可以避免浪费时间试图记住哪个列表包含所需的信息。
他们具有高度的自我意识。 高生产力和有组织的人对自己的身份有清晰的认识。 他们知道自己的弱点，并建立了组织结构来克服它们。 如果他们倾向于让会议运行太长时间，则设置一个计时器。 如果他们在保持会议效率方面遇到困难，则可以制定议程。 如果他们忘记了早上检查语音邮件，则会设置提醒。 细节无关紧要； 重要的是，他们要仔细考虑并使用针对其组织弱点的特定帮助和例程。
他们有时间吃午饭。 我们都去过那里-您忙得不可开交，而当您抬头时，已经过了午餐时间。 您最终要么不吃东西，要么从小吃机中抓取甜甜圈或一袋薯条。 两者都是不好的主意。 甜甜圈将为您提供约20分钟的能量增强，但是在那之后，您的注意力将像石头一样下降。 就不进餐而言，它不仅会影响您的注意力，生产力和解决问题的能力，还会影响您的腰围-而不是您期望的那样。 俄亥俄州立大学的一项研究表明，不吃顿饭而减轻的体重就是后来成为脂肪的肌肉重量。
他们吃青蛙。 “吃青蛙”是拖延的最好解药。 生产能力超强的人们每天早晨都从这个美味的“治疗”开始。换句话说，在做其他事情之前，他们首先要做的事情是开胃菜，开胃菜最少，最可怕的事情。 此后，他们就可以腾出精力来处理激发和启发他们的东西。
他们每天结束时都要收拾东西。 最好的补救措施是每天结束时留出大约10分钟的时间来整理办公桌。 尽管我们知道最好只触摸一次，但是由于电话响了或者有人停下来聊天，我们都已经中途停了下来。 您确实无法阻止此类事情，但是您可以通过解决剩下的所有未完成事情来结束一天的工作。
他们计划前一天晚上的日子。 有组织和有生产力的人们每晚晚上上床睡觉，以确保他们知道第二天要完成的工作。 他们在前一天晚上就获得了优先事项，因此，从一天开始后，他们就不太可能因“紧急情况下的暴政”而分心-那些小火冒出来并阻碍了他们的真正优先事项。
他们充分利用技术。 关于现代技术如何延长工作日的说法很多，因此我们一直在忙。 尽管这可能是正确的，但技术也可以使我们提高生产力。 无论是设置电子邮件过滤器以使收件箱保持无垃圾邮件，还是使用Evernote之类的应用来组织您再次需要的信息，技术并不总是坏的。 正确使用它可以节省大量时间。
他们不会忽略他们的蜗牛邮件。 对于这一点，我们回到“触摸一次”的哲学。 对于我们大多数人来说，这些天来，我们真正期待的蜗牛邮件并不多。 但是，忽略它可能会引起问题，尤其是在涉及账单和税收通知之类的问题时。 只需打开它，并在到达时立即进行处理； 否则，您最终将在沙发垫下挖洞，寻找过期的账单。
汇集全部
您每分钟花在寻找错位的东西上，或试图记住接下来应该做什么，都会损害您的生产力。 反过来，这会侵蚀您的职业潜力。 好消息是，您可以使用许多工具来保持组织性和生产力，因此，即使是我们当中最杂乱无章的人也可以建立一个系统来控制我们。
您使用什么工具来保持组织性和生产力？ 请在下面的评论部分分享您的想法，因为我从您那里学到的东西与您从我那里学到的东西一样多。
